Наступает осень, а значит, пора готовиться к инвентаризации, предшествующей составлению годового отчета. Как оприходовать неучтенные объекты нематериальных активов? Кем должны быть подписаны акты сверки расчетов? На эти и другие вопросы отвечает автор.
Инвентаризация дебиторской задолженности
Организация перечислила 100%-ю предоплату РУП "Белпочта" за подписку на 1-е полугодие 2016 г. на ряд бухгалтерских и других журналов, необходимых в работе специалистам, занятым в производственной деятельности. Перечисленная оплата, являясь предоплатой, учитывается на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" как дебиторская задолженность. По мере поступления изданий предварительно уплаченные за подписку суммы включаются в состав затрат по текущей деятельности.
Рассмотрим вопросы, возникшие в приведенной ситуации.
1. Каков порядок оформления акта инвентаризации расчетов и составления акта сверки с должниками по дебиторской задолженности по подписке, числящейся на счете 60, при проведении годовой инвентаризации на 1 ноября 2015 г.?
При установлении в учетной политике сроков проведения инвентаризации следует помнить ограничения, предусмотренные законодательством. В частности, срок проведения инвентаризации обязательств и других активов должен быть установлен не ранее 1 декабря (п. 8 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180; далее – Инструкция № 180).
Инвентаризация обязательств в части расчетов с поставщиками, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета расчетов. При этом оформляется акт инвентаризации согласно приложению 19 к Инструкции № 180 (п. 62 Инструкции № 180).
В ходе инвентаризации обязательств |*| проверяют:
* Информация о том, каких ошибок можно избежать при проведении инвентаризации активов и обязательств, доступна для подписчиков электронного "ГБ"
– правильность расчетов и наличие документов, подтверждающих основание для начисления и списания соответствующих сумм;
– правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
– правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
При инвентаризации расчетов с поставщиками определяют сумму дебиторской и кредиторской задолженности, не погашенной на 1 ноября отчетного года, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, и составляют акт сверки расчетов с должниками (п. 63 Инструкции № 180).
В рассматриваемой ситуации акт сверки расчетов необходимо оформить с контрагентом – РУП "Белпочта".
Кроме акта инвентаризации расчетов в Инструкции № 180 приведена форма справки к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение к форме 14-инв), в которой содержится развернутая информация о задолженности.
В случае неподписания акта сверки расчетов со стороны РУП "Белпочта" дебиторская задолженность РУП "Белпочта" отражается по гр. 4 акта инвентаризации расчетов "не подтвержденная дебиторами, руб.". В справке к акту инвентаризации расчетов в таком случае в графе "Документы, подтверждающие задолженность" указывают платежные документы.
2. Кем должен быть подписан акт сверки расчетов?
Так как распоряжаться денежными средствами организации вправе лишь ее руководитель, в акте сверки расчетов, являющемся финансовым обязательством, кроме наличия подписи главного бухгалтера должна присутствовать подпись ее руководителя как распорядителя средств организации.
При этом акт сверки расчетов, подписанный, с одной стороны, руководителем организации-кредитора, а с другой – главным бухгалтером организации-должника, которому ее руководителем выдана доверенность на подписание такого акта с организацией-кредитором (либо полномочия главного бухгалтера на подписание такого рода финансовых документов установлены учредительными документами организации), следует считать имеющим для организации-должника юридическую силу финансового обязательства и надлежащим доказательством признания долга. Также и акт сверки, подписанный главными бухгалтерами обеих организаций (взыскателя и должника), если они обладают соответствующими полномочиями на подписание акта сверки, является финансовым обязательством для организации-должника |*|. Во всех остальных случаях акт сверки, в котором отсутствует подпись руководителя хотя бы одной из сторон, не обладает юридической силой (Разъяснение Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 06.05.2009 № 02-43/1066 "О судебном приказе").
* Информация о том, когда задолженность становится безнадежной, доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Ликвидация филиала и инвентаризация
Организация ликвидирует свой филиал.
Обязательно ли проведение инвентаризаци при ликвидации филиала?
Проведение инвентаризации целесообразно.
При ликвидации филиала целесообразно по решению руководителя организации провести инвентаризацию всех активов и обязательств для обеспечения достоверности данных при их передаче головной организации или иному подразделению. Обоснуем такой вывод.
Проведение инвентаризации активов и обязательств организации обязательно (п. 2 ст. 13 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З "О бухгалтерском учете и отчетности"; далее – Закон):
– при реорганизации или ликвидации организации;
– перед составлением годовой отчетности;
– при смене материально ответственных лиц;
– при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;
– при возникновении чрезвычайных ситуаций;
– в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.
Инвентаризация |*| проводится (п. 4 Инструкции № 180):
* Важные детали, которые следует учесть при проведении годовой инвентаризации, доступны для подписчиков электронного "ГБ"
– обязательно в случаях, установленных Законом;
– по решению руководителя организации;
– по решению контролирующих (надзорных) органов или ревизионной группы в ходе проведения проверки в порядке, установленном законодательством;
– при коллективной (бригадной) материальной ответственности – в случае смены руководителя (бригадира), выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады);
– в иных случаях, установленных законодательством.
Таким образом, буквально при ликвидации филиала проведение инвентаризации в нормативных актах не предусмотрено. В то же время проведение инвентаризации обязательно:
– при смене материально ответственных лиц, а при ликвидации филиала вероятна их смена;
– при реорганизации юридического лица, что предполагает слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование в рамках юридического лица.
В ходе инвентаризации выявлены неучтенные объекты нематериальных активов
При проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности за 2015 г. выявлены неучтенные объекты нематериальных активов (компьютерные программы), разработанные работниками организации за счет средств организации.
Каким образом отразить данные активы в бухгалтерском учете? Можно ли их стоимость отразить по кредиту счета 98 "Доходы будущих периодов" по аналогии с безвозмездно полученными?
Активы отражают по дебету счета 04 "Нематериальные активы" и кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы".
Сумма излишков активов, выявленных при инвентаризации |**|, отражается в бухгалтерском учете по дебету счетов учета этих активов (п. 73 Инструкции № 180).
** Важные вопросы годовой инвентаризации, о которых все знают, но многие забывают, доступны для подписчиков электронного "ГБ"
Суммы излишков инвестиционных активов, выявленных в результате инвентаризации, включаются в состав доходов и расходов по инвестиционной деятельности, учитываемых на счете 91 (п. 14 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102; далее – Инструкция № 102).
Нематериальные активы входят в состав инвестиционных активов (п. 2 Инструкции № 102).
Напомним, что к нематериальным активам относятся имущественные права в отношении объектов интеллектуальной собственности, в т.ч. объектов авторского права, включая компьютерные программы, базы данных или их экземпляры, приобретенные по лицензионным (авторским) договорам или иным основаниям, предусмотренным законодательством (подп. 7.1 п. 7 Инструкции по бухгалтерскому учету нематериальных активов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.04.2012 № 25; далее – Инструкция № 25).
Первоначальную стоимость нематериальных активов, выявленных в результате инвентаризации как излишки, определяют на дату проведения инвентаризации на основании документов, подтверждающих стоимость аналогичных активов (прейскурантов, каталогов и др.), или заключений об их оценке, проведенной лицами, осуществляющими оценочную деятельность (пп. 12, 13 Инструкции № 25).
Следовательно, принятие к учету неучтенных нематериальных активов должно отражаться записью:
Д-т 04 – К-т 91.
Напомним, что стоимость принятого к учету имущества, оказавшегося в излишке по результатам инвентаризации, включают в состав внереализационных доходов. Такие доходы отражают на дату оприходования имущества в бухгалтерском учете организации (подп. 3.11 п. 3 ст. 128 НК).
Периодичность инвентаризации денежных средств в кассе
С какой периодичностью в настоящее время необходимо производить внеплановую инвентаризацию денежных средств в кассе?
До 1 сентября 2014 г. в сроки, установленные руководителем юридического лица, подразделения, но не реже 1 раза в квартал, следовало проводить внеплановую инвентаризацию с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег, находящихся в кассе. Такое требование содержал п. 63 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107, в редакции, действовавшей до указанной даты (далее – Инструкция № 107).
Действующая в настоящее время редакция Инструкции № 107 не содержит такого требования. При этом она устанавливает единый порядок ведения кассовых операций и порядок расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.
Напомним, что инвентаризация денежных средств должна проводиться не менее 1 раза в год (п. 8 Инструкции № 180).
При инвентаризации наличной иностранной валюты, находящейся в кассе, следует руководствоваться нормами п. 61 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185. В нем определено, что в сроки, установленные руководителями юридического лица, подразделения, но не реже 1 раза в квартал проводится внезапная инвентаризация с полным полистным (поштучным) пересчетом наличной иностранной валюты, находящейся в кассе, в соответствии с Инструкцией № 180.
Таким образом, внезапная инвентаризация наличной иностранной валюты |*|, находящейся в кассе, проводится в сроки, установленные руководителем юридического лица, подразделения, но не реже 1 раза в квартал.
* Информация о случаях использования иностранной валюты в отношениях с гражданами и юридическими лицами доступна для подписчиков электронного "ГБ"
