Главное изменение: с 1 июля 2024 г. изменится редакция Инструкции № 4 [1], устанавливающей общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами, организационному и правовому обеспечению делопроизводства и сохранности документов.
К указанной дате изучите новую редакцию Инструкции № 4 и приведите свои локальные правовые акты по делопроизводству в соответствие с ее требованиями. При этом учтите приведенные в Инструкции № 4 термины и их значения.
Называйте правильно оформляемые документы. Учтите, что распорядительные документы организации, принимаемые коллегиально, оформляются в виде постановлений и (или) решений, а распорядительные документы, издаваемые руководителем, иным уполномоченным лицом организации единолично, – в виде приказов и (или) распоряжений.
Можете разработать свои формы регистрационно-контрольной карточки и журналов регистрации входящих и исходящих документов, поскольку в новой редакции Инструкции № 4 их формы не приводятся.
Используйте формат Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2):
– для внутренних документов организации в электронном виде (файлов общей части электронных документов), в т.ч. электронных копий и электронных отображений документов на бумажном носителе, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК», включая приложения;
– документов в электронном виде (файлов общей части электронных документов), в т.ч. электронных копий и электронных отображений документов на бумажном носителе, включая приложения, направляемые в сторонние организации.
Можете хранить любые документы без бумажных аналогов, поскольку перечень документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде, в новой редакции Инструкции № 4 не приводится.
Учтите иные изменения норм в отношении делопроизводства в соответствии с новой редакцией Инструкции № 4.
