Бланки, которые относятся к бланкам строгой отчетности
Постановление № 926 вступило в силу 20 октября 2012 г. С этой даты статус "бланк (документ) строгой отчетности" в отношении отдельных документов заменен на статус "бланк документа с определенной степенью защиты" и соответственно "документ с определенной степенью защиты" (далее – бланки и документы).
Бухгалтерский учет, хранение выданных (реализованных) бланков и документов осуществляют все субъекты в порядке, установленном законодательством. Постановление № 926 не изменяет действующий порядок оборота таких документов.
К документам с определенной степенью защиты следует относить полиграфическую продукцию, изготовленную с элементами (средствами) защиты от подделки (которые соответствуют требованиям, определяемым Минфином по согласованию с МВД и Минюстом и (или) с нанесением нумерации (идентификационного номера) (п. 3.2). Наличие указанных признаков влечет за собой необходимость принятия решения об отнесении полиграфической продукции к документам с определенной степенью защиты. Указанное решение принимают Президент, Правительство, республиканские органы государственного управления и иные государственные организации, подчиненные Правительству, другие государственные органы и организации в пределах их компетенции, в т.ч. облисполкомы, Минский горисполком, а также юридические лица и индивидуальные предприниматели в рамках осуществляемой ими деятельности. Отметим, что ранее данными признаками характеризовались бланки строгой отчетности.
Постановлением утверждены:
– Положение о порядке ведения электронного банка данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции;
– перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции;
– перечень организаций, осуществляющих изготовление и реализацию (выдачу) бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции.
В республике с целью упорядочения учета и повышения эффективности государственного контроля за использованием полученных бланков с определенной степенью защиты по каждому субъекту хозяйствования создан электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции (ЭБД). На сегодня в ЭБД включены следующие бланки документов с определенной степенью защиты, относящиеся к бланкам первичных учетных документов:
– квитанция о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассовых суммирующих аппаратов и (или) специальных компьютерных систем и платежных терминалов;
– товарная накладная;
– приходный кассовый ордер.
В перечень первичных учетных документов включены 9 наименований документов и указаны государственные органы, которым поручено утвердить эти формы первичных учетных документов.
В их число включены товарно-транспортная накладная, товарная накладная, приходный кассовый ордер, утвердить которые должен Минфин.
В приложениях 1 и 2 к постановлению приведены формы бланков первичных учетных документов по оформлению кассовых операций: КО-1 "Приходный кассовый ордер" и КО-1в "Приходный кассовый ордер".
Постановлением утверждены и приведены в приложениях 1 и 2 формы ТТН-1 и ТН-2.
Приобретение и учет поступивших бланков строгой отчетности
Приобретение бланков документов с определенной степенью защиты осуществляется у реализующих организаций. Право реализовать данные бланки предоставлено3 организациям: РУП "Издательство "Белбланкавыд", "Информационно-издательский центр по налогам и сборам" и РУП "Белпочта". Реализующие организации в установленном законодательством порядке оформляют организации счет-фактуру для оплаты стоимости бланков в требуемом им количестве.
Необходимым условием для оформления счета-фактуры является наличие сведений об организации в Государственном реестре плательщиков (иных обязанных лиц).
Поступают в организацию бланки по товарно-транспортным (товарным) накладным (п. 12).
Поступившие бланки строгой отчетности должны быть оприходованы материально ответственным лицом.
В случае расхождения фактического наличия книжек бланков строгой отчетности с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 1 (п. 7).
Материально ответственное лицо поступление бланков строгой отчетности отражает в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 2. Такая книга до начала в ней записей должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем) (п. 8).
Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности может вестись на машинных носителях информации. В данном случае должны быть обеспечены защита информации, сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством РБ, возможность получения надлежащим образом заверенной бумажной копии (п. 9).
Поскольку в книге должна в обязательном порядке стоять подпись лица, получившего бланки, то целесообразно иметь распечатанный вариант книги со всеми заполненными реквизитами.
На отдельном субсчете к счету 10 "Материалы" могут учитываться бланки строгой отчетности в сумме фактических затрат на их приобретение (п. 16).
Для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности предназначен забалансовый счет 006 "Бланки строгой отчетности". Бланки строгой отчетности учитывают на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" по номинальной стоимости или в условной оценке.
Аналитический учет по забалансовому счету 006 "Бланки строгой отчетности" ведут по видам бланков строгой отчетности и местам их хранения (п. 84).
Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности бухгалтерия организации ведет на счете 10 в стоимостном и количественном выражении (п. 19 Инструкции № 196).
Поступление бланков строгой отчетности отражается у получателя следующими записями:
Д-т 10 – К-т 60
– в оценке по фактически произведенным затратам на их приобретение
и одновременно
При приемке бланков по качеству может быть выявлен производственный брак. В таком случае следует соблюдать установленные п. 16 данного Положения сроки приемки товара по качеству.
В случае выявления производственного брака при получении бланков организации следует составить в произвольной форме акт обнаружения производственного брака бланков (в 4 экземплярах) с указанием типов, кодов, серий и номеров бланков, их количества, а также с описанием выявленного брака (п. 26 Инструкции № 33/77/17).
Выдача, использование и списание испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности
Материально ответственное лицо выдает бланки ответственным исполнителям в подотчет по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности (приложение 3) с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации. При этом указываются серия и номер бланков. В целях контроля за использованием бланков бухгалтерией организации на каждого ответственного исполнителя открывается карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (пп. 11 и 12).
Выдача бланков строгой отчетности отражается бухгалтерскими записями по дебету счетов затрат и кредиту счета 10 (п. 23).
Списание бланков строгой отчетности с подотчета материально ответственных лиц (списание конкретных серий и номеров бланков) отражается по кредиту счета 006 (п. 22). Выданные ответственным исполнителям бланки строгой отчетности материально ответственным лицом списывают с учета на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 5 (п. 14).
В бухгалтерском учете бланки, испорченные и (или) аннулированные по причине сбоя в работе программных продуктов, оргтехники, отказа клиентов от покупки товара, неправильно представленных данных для заполнения бланка, а также по причине чрезвычайных обстоятельств, произошедших при хранении у материально ответственного лица, списываются со счета 10 на расходы по текущей деятельности (балансовый счет 90) или в состав иных расходов, учитываемых на счете 91 "Прочие доходы и расходы" (абз. 7 п. 13, п. 16 Инструкции № 102) с одновременным отражением расхода по счету 006.
При возникновении потребности возврата неиспользованных неповрежденныхбланков, за исключением бланков счета-справки, организация не позднее 1 месяца со дня приобретения бланков обращается в реализующую организацию с заявлением о согласовании возврата неиспользованных неповрежденных бланков (п. 27).
Реализующие организации передают в электронный банк данных информацию о возвращенных неиспользованных неповрежденных бланках, указанных в заявлении.
Реализующие организации возмещают организации стоимость, уплаченную при приобретении возвращаемых неиспользованных неповрежденных бланков (п. 28).
