Эксплуатация личного автомобиля в служебных целях нанимателя предполагает возникновение различного рода расходов. К их числу относятся расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), страхование, ремонт, техническое обслуживание и др.
Порядок включения расходов на приобретение ГСМ в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении (далее – затраты), разъяснен в письме МНС Республики Беларусь от 12.09.2011 № 2-2-9/1632 "О затратах, учитываемых при налогообложении". Он может быть применен и в отношении расходов на ремонт и техническое обслуживание транспортного средства, используемого в служебных целях, но только в той части, которая непосредственно связана с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав организации. Однако на практике это не представляется возможным, поскольку автомобиль используется как для нужд нанимателя, так и для собственных нужд работника.
Важно! Организация и ее работники могут пересматривать размер компенсации, установленный в соответствии со ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь |*|. Напоминаем, что в состав прочих расходов по текущей деятельности, учитываемых на счете 90, субсчет 10 "Прочие расходы по текущей деятельности", допустимо включать материальную помощь своим работникам, другие расходы по текущей деятельности (п. 13 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102; далее – Инструкция № 102). В бухгалтерском учете может иметь место запись:
Д-т 90-10 – К-т 70
– на сумму начисленной материальной помощи работнику.
* Информация, касающаяся порядка оформления договора использования личного автомобиля в служебных целях, доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Возмещение работнику расходов на текущий ремонт можно рассматривать как социальную выплату. В бухгалтерском учете это будет отражаться следующими записями:
Д-т 90-10 – К-т 70
– на сумму социальной выплаты работнику в связи с понесенными им расходами на текущий ремонт автомобиля;
Д-т 90-10 – К-т 69
– на сумму произведенных отчислений в ФСЗН от сумм социальных выплат;
Д-т 90-10 – К-т 76-2
– на сумму страховых взносов в Белгосстрах;
Д-т 70 – К-т 69
– на сумму удержаний обязательных страховых взносов в ФСЗН.
Когда расходы на приобретение топлива подлежат включению в затраты, учитываемые при налогообложении?
Расходы организации на приобретение ГСМ для эксплуатации транспортного средства, используемого ее работником для нужд этой организации, могут быть включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении, при соблюдении следующих условий:
– соглашение между организацией и работником оформлено договором, определяющим в т.ч. порядок несения расходов на содержание и эксплуатацию транспортного средства;
– имеется документальное подтверждение факта использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника;
– использование работником своего транспортного средства для нужд нанимателя связано с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав организации-нанимателя.
При исчислении налога на прибыль стоимость топлива, израсходованного для служебных поездок, учитывают в составе затрат в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством (п. 1 ст. 130, подп. 1.7 п. 1 ст. 131 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).
Обратим внимание на некоторые особенности по возмещению расходов на топливо, связанных:
1) с приобретением ГСМ;
2) с использованием ГСМ.
Главой 4 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133, установлены особенности бухгалтерского учета ГСМ. Топливо может приобретаться за наличный расчет либо с использованием корпоративной либо личной карточки работника. Приобретение топлива за наличный расчет, как правило, связано с выполнением задания по командировке либо с разъездным характером работ работника организации – водителя. В этом случае следует учитывать, где приобретено топливо: на территории Республики Беларусь или за ее пределами, поскольку белорусским законодательством предусмотрены ограничения по расчетам наличными на территории Республики Беларусь.
Использование личных денежных средств работника в национальной валюте на территории Республики Беларусь для расчетов наличными деньгами в интересах нанимателя допускается в общей сумме не более 100 базовых величин на протяжении одного дня (п. 69 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107; далее – Инструкция № 107).
Поскольку топливо используется работником как в служебных, так и в личных целях, то возмещению подлежит стоимость только того топлива, расход которого для служебных поездок подтвержден документально (путевыми листами либо иными аналогичными документами |*|). При этом возмещение расходов на топливо, приобретенное работником в интересах нанимателя, не является для него доходом. Соответственно объекта обложения подоходным налогом, а также отчислений в ФСЗН и Белгосстрах в данном случае не возникает (п. 1 ст. 34, подп. 2.1 п. 2 ст. 157 НК; ст. 2 Закона № 138-XIII*; п. 2 ст. 7 Закона № 322-З**; п. 2 Положения № 1297***).
__________________________
* Закон Республики Беларусь от 29.02.1996 № 138-ХIII "Об обязательных страховых взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь".
** Закон Республики Беларусь от 05.01.2008 № 322-З "О профессиональном пенсионном страховании".
*** Положение о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 № 1297.
* Информация о том, что использование служебных легковых автомобилей должно быть оформлено путевым листом, доступна для подписчиков электронного "ГБ"
В бухгалтерском учете операции с ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях отражают следующим образом (см. таблицу):
Возмещение иных расходов
К иным расходам можно отнести расходы по парковке и стоянке транспортных средств. Отметим, что близкие по значению термины "автомобильная стоянка" и "автомобильная парковка" имеют определенные различия (подп. 1.1 п. 1 Указа Президента Республики Беларусь от 03.10.2006 № 589 "Об упорядочении работы автомобильных стоянок и автомобильных парковок").
На автомобильных парковках стоянка транспортных средств осуществляется без оформления договора хранения транспортного средства и без предоставления услуги по его хранению (пп. 30 и 31 Правил организации (строительства), эксплуатации автомобильных стоянок и автомобильных парковок и пользования ими, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 05.01.2007 № 9; далее – Правила № 9). Места на автомобильной стоянке для хранения транспортных средств на срок более 1 месяца предоставляются на основании договора хранения транспортного средства на автомобильной стоянке (пп. 12 и 13 Правил № 9).
Решая вопрос о возмещении работнику расходов по оплате стоянки, парковки автомобиля и других аналогичных расходов, обратите внимание на следующие моменты:
1) такие расходы работнику в соответствии со ст. 106 ТК не возмещаются;
2) есть необходимость в возмещении командировочных расходов, в числе которых значится оплата стоянки автомобиля;
3) сумма выплачиваемой компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях максимальной суммой не ограничена.
Работнику, направленному в командировку на личном автомобиле, используемом в служебных целях нанимателя, расходы по оплате платной стоянки возмещают в числе иных расходов, произведенных с разрешения или ведома нанимателя (подп. 4.6 п. 4 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35). В данном случае имеют место командировочные расходы, а не выплата компенсации за использование транспортного средства в служебных целях.
Аналогичная норма прописана в п. 32 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115.
Возмещать произведенные в командировке расходы следует на основе подтверждающих документов в оригинале.
Важно! Плата за стоянку транспортных средств включена в перечень услуг, непосредственно связанных с международными автомобильными перевозками (приложение 5 к Инструкции № 107), т.е. относится к расходам, включаемым в фактический размер расчетов наличными деньгами (100 базовых величин).
Формирование в бухгалтерском учете информации о расходах в организациях осуществляется на основании норм Инструкции № 102 в зависимости от направления использования личного автомобиля в служебных целях. Если речь идет о стоянке автомобиля работника в иное время (не командировка), то такие расходы не включаются в затраты и работнику не возмещаются.
Что касается порядка возмещения работнику стоимости парковочных мест по месту работы, то для возмещения таких расходов оснований у нанимателя нет, поскольку собственником автомобиля является работник.
Вместе с тем, поскольку сумма компенсации за использование автомобиля в служебных целях определяется между работником и нанимателем по договоренности, к обоснованию ее величины следует подойти взвешенно, что в дальнейшем снимет многие вопросы, правомерно возникающие у проверяющих.
Рекомендуем воспользоваться примерной формой договора об использовании личного автомобиля в служебных целях (см. приложение на с. 33).
