Шпаргалка для бухгалтера: возмещение расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно

Рассмотрим на примерах, как правильно возмещать работнику расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно не подлежат возмещению, если:

– проездные документы (билеты) приобретаются за счет средств принимающей стороны;

– командированному работнику предоставлены средства передвижения;

– работник имеет право на бесплатный проезд (п. 12 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176; далее – Положение № 176).

Порядок возмещения расходов по проезду к месту командировки и обратно представлен в таблице:

Состав расходов	Порядок возмещения при командировании
Состав расходов	в пределах Республики Беларусь	за границу
Расходы по проезду железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом, которым работник направлен в командировку	Возмещаются при представлении работником подтверждающих документов (билетов)^* по фактической стоимости проездных документов (билетов), а при отсутствии таких документов – в размере 0,1 базовой величины (далее – БВ)^** в каждую сторону (кроме расходов на такси)	Возмещаются следующим образом: 1) при представлении подтверждающих документов (билетов)^: – должностным лицам, входящим в состав Совета Министров* Республики Беларусь, – по любым тарифам (в т.ч. железнодорожным транспортом – в спальном вагоне, воздушным транспортом – по тарифу бизнес-класса, водным транспортом – в каютах 1-го класса, по иным тарифам повышенной комфортности (далее – тарифы бизнес-класса)); – иным командированным работникам – по любым тарифам, за исключением тарифов бизнес-класса^**. При этом заместителям руководителей республиканских органов государственного управления, руководителям и заместителям руководителей местных исполнительных и распорядительных органов, Уполномоченному по делам религий и национальностей, руководителям важнейших организаций, определяемых Президентом Республики Беларусь (кроме руководителей СМИ и учреждений образования), и руководителям, включенным в кадровый реестр Главы государства Республики Беларусь, расходы по проезду железнодорожным транспортом возмещаются по тарифам проезда в спальном вагоне (предварительного разрешения нанимателя на проезд данной категории работников железнодорожным транспортом в спальном вагоне не требуется); 2) при отсутствии подтверждающих документов – в размере 0,1 БВ в каждую сторону*
Расходы по проезду (в т.ч. трансфер, такси) до вокзала, аэропорта или пристани, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок на внутренних линиях железнодорожного, воздушного, водного, автомобильного транспорта	Возмещение не предусмотрено	Возмещаются работнику при представлении им подтверждающих документов^*
Расходы по провозу багажа в случае выполнения служебного поручения по его провозу свыше норм бесплатного провоза багажа	Возмещаются по проездному документу (билету) того вида транспорта, которым следует командированный работник
Стоимость бронирования, комиссионных сборов, пользования комплектом спальных принадлежностей, а также сервисного обслуживания, включенного в цену проездного документа (билета)	Возмещаются работнику при представлении подтверждающих документов^*

_________

^* При приобретении проездных документов (билетов) направляющей стороной представлять подтверждающие документы работнику не требуется.

^**С 1 января 2019 г. размер БВ составляет 25,5 руб. (постановление Совета Министров Республики Беларусь от 27.12.2018 № 956).

^*** Наниматель расходы командированным работникам по проезду железнодорожным, воздушным и водным транспортом может возместить по тарифам бизнес-класса. В случае изменения условий командирования, в т.ч. сроков и места командировки, когда работник вынужден приобретать за границей билеты по тарифам бизнес-класса (для следования по измененному маршруту либо возвращения к месту постоянной работы ранее либо позднее первоначально установленного срока), решения нанимателя о приобретении билетов по указанному тарифу не требуется.

Стоимость проезда железнодорожным и водным транспортом в странах Азии, Африки и Южной Америки возмещается всем командированным работникам по тарифам бизнес-класса.

Пример 1

Работник был командирован в Гродно с 23 по 24 апреля. Проездные документы (билеты) он не представил. Расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещаются в сумме 5,1 руб. (0,1 × 25,5 руб. + 0,1 × 25,5 руб.).

Справочно: до вступления в силу Положения № 176 при командировках в пределах Республики Беларусь в случае отсутствия подтверждающих документов бухгалтерам приходилось производить достаточно сложный расчет в соответствии с п. 4 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35. Расстояние между населенными пунктами определялось на основании Рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь, утвержденных приказом Минтранса Республики Беларусь от 12.04.2012 № 175-Ц. Стоимость 1 км проезда была установлена постановлением МАРТ Республики Беларусь от 27.09.2016 № 29 (в редакции от 21.12.2017).

При командировках за границу расходы на проезд, не подтвержденные соответствующими документами, не возмещались.

Важно! Если представлены документы на проезд только к месту командировки (или наоборот), то расходы по проезду в одну сторону возмещаются по проездным документам, а в другую – в размере 0,1 БВ.

Транспортные расходы, произведенные командированным работником в пределах места командировки, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат (часть первая п. 14 Положения № 176).

В то же время нанимателю предоставлено право возмещать командированному работнику расходы на такси, аренду автомобиля в пределах места командировки за границей на основании подтверждающих документов (часть вторая п. 14 Положения № 176).

Важно! Расходование полученных под отчет денежных средств должно носить целевой характер, т.е. все расходы, произведенные в служебной командировке, в т.ч. на проезд на такси, должны быть обоснованными.

Установлен порядок возмещения расходов в том случае, когда командированный работник арендует автомобиль и перемещается на нем по стране (если в этом есть необходимость) (п. 25 Положения № 176). В такой ситуации с разрешения нанимателя на основании предъявленных подтверждающих документов ему оплачиваются в т.ч. расходы:

– на топливо;

– горюче-смазочные материалы;

– стоянку;

– проезд по платным дорогам (туннелям, мостам);

– уплату таможенных сборов и пошлин;

– страхование автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика;

– вынужденный мелкий ремонт;

– мойку транспортного средства и др.

Важно! Расходы по проезду возмещаются на общих основаниях в том случае, если командированный работник находится в месте командировки до ее начала и (или) после окончания в личных целях в выходные или праздничные дни, установленные и объявленные Президентом Республики Беларусь нерабочими. При этом расходы по найму жилого помещения и суточные за эти дни не возмещаются.

Пример 2

Работник был командирован в Варшаву с 22 по 26 апреля. Если он отправился в командировку 20 апреля, а вернулся 28 апреля, то проезд ему оплачивается. Суточные и расходы по найму жилья будут возмещены за период с 22 по 26 апреля.

Вместе с этим читают:

Елена Горошко, аудитор, налоговый консультант