Личные деньги работника в интересах организации: что должен знать бухгалтер о лимитах и сроках

Правомерно ли использование личных средств работников?

Да, правомерно.

Работники могут оплачивать товары (работы, услуги) за счет собственных наличных или безналичных денег (в т.ч. с личных карт) в интересах организации (п. 68 Инструкции № 472 [1]).

Важно! Это правило действует только для работников организации. Если расходы понес учредитель (не являющийся работником), данный порядок не применяется.

Документ:
[1] Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 20.12.2023 № 472 (далее – Инструкция № 472)

Есть ли ограничение по сумме, которую работник может потратить за наличный расчет?

Да. Наличные расчеты с другими организациями и ИП в интересах организации не должны превышать 100 базовых величин в течение одного дня (в 2026 г. это 4 500 руб.). Количество сделок с такими расчетами в данном случае не ограничивается.

Важно! Суммы использованных личных денег в фактический размер расчетов включайте по дате их фактического расходования (т.е. по дате совершения работником операции в интересах организации). Даты составления отчета об израсходованных суммах и фактического возмещения работнику денег не учитывайте

В какой срок работник обязан отчитаться за потраченные личные деньги?

Работник обязан представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с подтверждающими документами не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), исключая день приобретения (часть третья п. 82 Инструкции № 472 [1])