При смене материально ответственного лица выявлена недостача основных средств: что должен знать бухгалтер

Когда проводится инвентаризация при смене материально ответственного лица (далее – МОЛ)?

Инвентаризацию вверенных МОЛ активов проводите на дату приема и сдачи дел (п. 4 НСБУ № 126 [1]).

Документ:
[1] Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Инвентаризация активов и обязательств», утвержденный постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.10.2025 № 126 (далее – НСБУ № 126)

Как оформляются результаты инвентаризации?

1. Инвентаризационная комиссия составляет инвентаризационные описи или акты инвентаризации, формы которых утверждает руководитель организации.

2. Отклонения (излишки и (или) недостачи) отражаются в сличительной ведомости, форму которой также утверждает руководитель организации.

3. Предложения о регулировании отклонений оформляются протоколом заседания комиссии.

4. Руководитель принимает решение о регулировании выявленных отклонений

Кто подписывает инвентаризационную опись?

Лицо, принявшее активы, и лицо, их сдавшее

Как определить сумму ущерба при недостаче основного средства (далее – ОС)?

Размер вреда определяется на дату его причинения исходя из денежной оценки имущества в бухучете, уменьшенной на амортизационные отчисления, т.е. по остаточной стоимости ОС (ст. 407 ТК [2]; п. 3 Положения № 1001 [3]).

Документы:
[2] Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК);

[3] Положение о порядке определения размера причиненного вреда (в том числе реального ущерба), утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.12.2016 № 1001 (далее – Положение № 1001)

Может ли работник возместить ущерб добровольно?

Да. Работник, причинивший ущерб, может добровольно возместить его полностью или частично (ст. 401 ТК )

Как отразить выявленную недостачу и ее возмещение по ОС в бухгалтерском учете?

Д-т 94 – К-т 01

– отражена остаточная стоимость недостающего ОС;

Д-т 73-2 – К-т 94

– отражена сумма, подлежащая взысканию с виновного лица;

Д-т 50 (51) – К-т 73-2

– отражено поступление суммы ущерба, внесенной работником добровольно в кассу (на расчетный счет)