Какие нормативные акты регулируют порядок применения электронных накладных?
Порядок оформления и применения электронных накладных, помимо Закона о бухучете, регулирует ряд иных документов. К ним относятся:
– Закон об электронном документе [2].
Данный Закон определяет правовые основы применения электронных документов, основные требования, предъявляемые к электронным документам, а также правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе является равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Справочно: электронный документ – это документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность (ст. 1 Закона об электронном документе);
– постановление № 599 [3];
– письма Минфина и МНС [4] |*|.
Налоговые органы вправе в рамках вопросов, подлежащих проверке, требовать и получать от проверяемого субъекта предпринимательской деятельности необходимые для проверки документы (их копии), в т.ч. в электронном виде, а также иную информацию, касающуюся его деятельности и имущества, в т.ч. накладные ТТН-1 и ТН-2. В ходе проведения внеплановых (за исключением внеплановых тематических оперативных проверок), а также выборочных проверок налоговые органы могут осуществлять проверку электронных накладных посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота EDI-провайдера (далее – EDI-провайдер), в которой содержится полная информация об электронных накладных, при этом не требуя от субъектов предпринимательской деятельности распечатки электронных накладных на бумажных носителях.
Правом контроля за электронными накладными обладают также органы КГК;
– постановление № 202 [5];
– Инструкция № 22/4 [6].
Данной Инструкцией определен порядок создания, передачи и получения товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов, внесения в них изменений и (или) дополнений;
– СТБ 2341-2013 «Электронный обмен данными. Товарно-транспортные и товарные накладные в виде электронных документов. Формат и требования к созданию»;
– СТБ 2353-2014 «Электронный обмен данными. Требования к операторам электронного документооборота».
Какие организации могут применять электронные накладные?
Передачу и получение электронных накладных организации могут осуществлять только через EDI-провайдера.
Поэтому и грузоотправитель, и грузополучатель должны заключить договоры с EDI-провайдером (подп. 8.2 п. 8 гл. 2 Инструкции № 22/4).
Справочно: в настоящее время аттестат оператора электронного документооборота имеют 5 резидентов: ООО «Современные технологии торговли», ООО «Электронные документы и накладные», ООО «Информационные производственные архитектуры», Республиканское унитарное предприятие «Издательство «Белбланкавыд», Республиканское унитарное предприятие «Производственное объединение «Белоруснефть».
Что следует сделать для участия в электронном документообороте?
Для участия в электронном документообороте в части электронных накладных организациям необходимо:
1) получить сертификат открытого ключа электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП);
2) получить легитимный GLN-номер.
Справочно:
GLN (Global Location Number) переводится как глобальный номер места нахождения или глобальный идентификационный номер.
Это специальный международный код, применяемый в системах электронного обмена данными и электронной коммерции. С его помощью можно точно и кратко определить расположение юридических лиц, их функциональных подразделений и физических объектов – складов, магазинов, производственных помещений, транспортных единиц;
3) подключиться к системе электронного документооборота в качестве участника. Подключение к системе электронного документооборота и представление необходимых для подключения регистрационных данных осуществляются на основании договора, заключаемого с EDI-провайдером (гл. 2 Инструкции № 22/4).
Справочно: EDI (англ. Electronic data interchange – электронный обмен данными) – это серия стандартов и конвенций по передаче структурированной цифровой информации между организациями, основанная на определенных регламентах и форматах передаваемых сообщений. Основная задача EDI – стандартизировать обмен транзакционной цифровой информацией, обеспечить возможности программного взаимодействия компьютерных систем различных сегментов, организаций, предприятий. EDI в течение многих лет была и остается одной из наиболее распространенных форм осуществления электронной коммерции.
Какие сведения должны содержать электронные накладные?
Электронные накладные должны содержать:
– сведения и реквизиты, указанные в установленных законодательством формах товарно-транспортной накладной и товарной накладной, за исключением подписей уполномоченных лиц |*|.
Справочно: формы накладных установлены в приложениях 1 и 2 к постановлению Минфина Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58;
– международные идентификационные коды участников хозяйственной операции (GLN);
– международный идентификационный номер товара (глобальный номер торговой единицы – Global Trade Item Number (GTIN)).
Такой номер присваивается системой автоматической идентификации ГС1 Беларуси (код указывается в отношении товаров, подлежащих товарной нумерации и штриховому кодированию в соответствии с Положением о товарной нумерации и штриховом кодировании товаров (продукции) в Республике Беларусь, утвержденным постановлением № 748 [7]). При этом в отношении указанных товаров заполнение граф электронных накладных осуществляется в т.ч. с учетом информации, содержащейся в межведомственной распределенной информационной системе «Банк данных электронных паспортов товаров», функционирующей в соответствии с постановлением № 1116 [8].
Важно! Ограничения по использованию электронных накладных в зависимости от групп товаров отсутствуют.
Обязанности грузоотправителя и грузополучателя
Грузоотправитель при передаче грузополучателю электронной накладной:
– создает в электронном виде накладную в порядке, установленном законодательством;
– подписывает электронную накладную ЭЦП;
– передает электронную накладную в адрес грузополучателя через EDI-провайдера;
– сохраняет подписанную накладную в электронном виде.
Отправку товара грузоотправитель может осуществлять после того, как получит соответствующее сообщение от EDI-провайдера (пп. 10, 23 Инструкции № 22/4).
Перевозчику (экспедитору), осуществляющему перемещение грузов, грузоотправитель обязан передать:
– электронные товарно-транспортные накладные на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком, а также реестр товарно-транспортных накладных, создаваемых в виде электронных документов, по примерной форме согласно приложению 5-1 к Правилам автомобильных перевозок грузов, утвержденным постановлением № 970 [9].
Важно! Автомобильная перевозка грузов не допускается без нахождения таких накладных в системе электронного документооборота;
– иные документы, перечисленные в п. 22 постановления № 970.
Грузополучатель не позднее 10 рабочих дней со дня получения электронной накладной проверяет полученную от грузоотправителя электронную накладную на соответствие требованиям законодательства, а также наличие и правильность заполнения ее реквизитов.
В случае если по результатам проверки поступивших товарно-материальных ценностей в электронную накладную:
Электронную накладную можно также отменить. Для этого грузоотправитель не позднее 3 рабочих дней со дня передачи электронной накладной повторно передает ранее переданную электронную накладную, которую необходимо отменить, с признаком «Отменена» |*|.
* Документальное оформление операции по приобретению товаров в объекте розничной торговли
Требования к хранению электронных товарно-транспортных накладных
Электронные накладные должны храниться у грузоотправителя, EDI-провайдера и грузополучателя (пп. 9, 10 и 12 Инструкции № 22/4).
Что касается реестров, то мнение автора следующее. Так как автомобильная перевозка без наличия реестра товарно-транспортных накладных запрещена (п. 22 постановления № 970), то эти реестры для учета транспортных услуг должны храниться у грузоперевозчика, как лица, которому грузоотправитель передал такой реестр.
Действующим законодательством не предусмотрена обязанность составления грузоотправителем двух и более экземпляров реестров товарно-транспортных накладных. Следовательно, их хранение у грузоотправителя и грузополучателя не обязательно.
Электронные накладные и (или) реестры товарно-транспортных накладных в качестве документов временного хранения по решению руководителя организации могут храниться до 10 лет включительно (п. 9 постановления № 20 [10]).
Что такое оригинал и копия электронной накладной?
Так как электронная накладная является электронным документом, то в данном вопросе следует руководствоваться нормами Закона об электронном документе.
Из него следует, что оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу (ст. 19 Закона об электронном документе).
Копия электронного документа создается путем удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе и должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего электронного документа.
Формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе удостоверяют:
– нотариус или другое должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия;
– регистратор республиканской или территориальной организации по государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним;
– организация или индивидуальный предприниматель, имеющие право на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе на основании специального разрешения (лицензии), если его получение предусмотрено законодательством Республики Беларусь о лицензировании (ст. 20 Закона об электронном документе).
Справочно: удостоверение копии электронной накладной производится РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» по запросам судебных, контрольных (надзорных) органов |*| на безвозмездной основе (подп. 1.5 п. 1 постановления № 202).
