Ситуация
Сотрудники используют автомобили в служебных целях
Организация выплачивает сотрудникам компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и учитывает их при налогообложении прибыли.
Согласно договорам об использовании автомобиля работники должны использовать автомобиль для поездок по городу и в служебные командировки. Компенсация для каждого работника определяется индивидуально в фиксированной сумме пропорционально отработанному времени. При служебных командировках организация списывает топливо и заполняет путевые листы, а также ведет карточки учета топлива, соответствующие требованиям, предъявляемым законодательством к первичным учетным документам.
При отсутствии командировок документы, подтверждающие использование автомобилей в служебных целях, не составляются. Суммы компенсации учитываются при налогообложении прибыли в составе затрат.
Суть нарушения
При отсутствии документов, подтверждающих использование автомобилей в служебных целях, контролирующие органы могут исключить суммы компенсаций из состава затрат, учитываемых при налогообложении прибыли |*|.
* Когда при использовании автомобиля организация должна уплатить по-доходный налог
Обоснование
Для списания стоимости топлива на затраты организации необходимо составлять первичные учетные документы (например, накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов (ГСМ) или карточки учета расхода топлива, иные документы). Данные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 10 Закона .
Разработанные организацией для применения формы первичных учетных документов организации включают в учетную политику (абз. 4 п. 4 ст. 9 Закона [1]).
Затратами, учитываемыми при налогообложении, признаются экономически обоснованные затраты, определяемые на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета), если иное не установлено НК [2] и (или) законодательством (п. 1 ст. 169 НК ).
К затратам, учитываемым при налогообложении, относятся:
– затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав;
– нормируемые затраты (п. 1 ст. 169 НК ).
Затраты по производству и реализации представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п. 1 ст. 170 НК ).
К нормируемым затратам относятся в т.ч.:
– затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством (подп. 1.2 п. 1 ст. 171 НК );
– прочие затраты, среди которых компенсация за использование личных транспортных средств, выплачиваемая работникам, работа которых не носит разъездной характер, а также суммы арендной платы, выплачиваемые таким работникам, выступающим арендодателями личного транспортного средства (подп. 1.7 п. 1 ст. 171, подп. 2.7 п. 2 ст. 171 НК ).
Справочно: совокупный размер учитываемых при налогообложении про-чих затрат |*| не может превышать 1 % выручки от реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав и сумм доходов от операций по сдаче в аренду (передаче в финансовую аренду (лизинг)), иное возмездное или безвозмездное пользование имущества с учетом НДС (п. 3 ст. 171 НК).
* Проблемные расходы, изменения в перечне нормируемых затрат при расчете налога на прибыль
Таким образом, при налогообложении прибыли организации вправе учитывать компенсацию за износ (амортизацию) личных транспортных средств, используемых в производственной деятельности, в следующем порядке:
– компенсация, выплачиваемая работникам, работа которых не носит разъездной характер, при налогообложении прибыли учитывается с учетом ограничения, предусмотренного п. 3 ст. 171 НК ;
– компенсация, выплачиваемая работникам, работа которых носит разъездной характер, при налогообложении прибыли учитывается в полном размере.
С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования при осуществлении транспортной деятельности выполняют автомобильные перевозки без оформления путевых листов (подп. 4.5 п. 4 Декрета № 7 [3]).
При этом для целей бухгалтерского, а следовательно, и налогового учета по-прежнему нужен документ, содержащий необходимые сведения, характеризующие работу автомобиля. Таким документом может быть путевой лист (в т.ч. ранее использовавшейся формы) либо иной документ, определенный организацией. Форма, порядок заполнения такого документа определяются организацией самостоятельно.
Сведения, содержащиеся в путевом листе (ином аналогичном документе), должны позволять установить производственный характер использования автомобиля (связь с производством и реализацией продукции, товаров, работ, услуг) для обоснованного включения суммы рассматриваемой компенсации в состав затрат, учитываемых при налогообложении (например, целесообразно указывать день и время использования автомобиля, маршрут передвижения, другие сведения, необходимые для подтверждения производственного характера использования автомобиля).
Отметим, что производственный характер использования автомобиля нужно подтверждать не только для обоснования списания на затраты, учитываемые при налогообложении, компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, но и для списания на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, стоимости израсходованного топлива. Ведь каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1 ст. 10 Закона ).
Перечень первичных учетных документов утвержден постановлением № 360 [4] и не содержит первичного учетного документа для списания топлива.
Стоимость ГСМ, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10 «Материалы», субсчет «Топливо в баках транспортных средств», в зависимости от направления их использования.
Основанием для списания ГСМ на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет ГСМ, делается соответствующая отметка (п. 83 Инструкции № 133 [5]).
Меры ответственности
Указанное нарушение может привести к ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 12.1 КоАП [6]. Так, нарушение должностным лицом юридического лица установленного порядка ведения бухгалтерского учета влечет предупреждение или наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин (далее – БВ).
Несоблюдение порядка ведения бухгалтерских документов, как указывалось выше, приведет к тому, что контролирующие органы не примут затраты, учтенные плательщиком при налогообложении прибыли. Это приведет к недоплате налога на прибыль |*|. Неуплата или неполная уплата плательщиком суммы налога влекут наложение штрафа на юридическое лицо в размере 40 % от неуплаченной суммы налога, сбора (пошлины), но не менее 10 БВ.
