Ситуация 1. Из одной командировки по Республике Беларусь в другую
Работник направлен из одной служебной командировки по республике в другую служебную командировку по республике. Отчет по первой командировке не представлен.
Может ли организация перечислить на счет работника аванс на вторую командировку, если на первую командировку по Республике Беларусь аванс был:
1.1) выдан наличными деньгами?
Не может.
Не допускаются перечисление денежных средств на счет клиента – физического лица, к которому выдана личная дебетовая карточка, а также выдача корпоративной карточки для оплаты расходов, связанных со второй служебной командировкой, без представления работником полного отчета по ранее выданным суммам наличных денег на первую служебную командировку (п. 42 Инструкции № 107*);
__________________________
* Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).
1.2) перечислен на счет командированного работника, к которому выдана личная дебетовая карточка, либо выдана корпоративная карточка?
Может.
Законодательство допускает перечисление денежных средств на счет клиента – физического лица, к которому выдана личная дебетовая карточка, а также выдачу корпоративной карточки для оплаты расходов, связанных со второй служебной командировкой, без представления работником полного отчета по ранее перечисленным на его счет суммам денежных средств на первую служебную командировку.
Таким образом, организация может перечислить аванс на вторую командировку.
Отчет по первой служебной командировке по Республике Беларусь работник должен представить в течение 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (п. 40 Инструкции № 107).
Ситуация 2. Из командировки по Республике Беларусь в загранкомандировку
Работник направлен из командировки по Республике Беларусь в загранкомандировку.
Вправе ли организация предоставить ему аванс в иностранной валюте, если отчет по белорусским рублям, выданным (перечисленным) в качестве аванса на первую командировку, не представлен?
Вправе – при соблюдении определенных условий.
Организация вправе выдать своему работнику наличную иностранную валюту под отчет или перечислить ее на корпоративную дебетовую карточку для осуществления расходов, связанных со следующей служебной командировкой за границу, без представления полного отчета по ранее выданным (перечисленным) этому работнику суммам наличных белорусских рублей.
Данные действия не будут являться нарушением порядка ведения кассовых операций, если работник, получивший денежные средства под отчет на расходы по командировке:
1) в наличной форме, – представит не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, в бухгалтерскую службу организации (подразделения) отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Справочно: для работников подразделений организаций, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации, представляющих отчет в бухгалтерскую службу организации, этот срок составляет не позднее 5 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия;
2) посредством их перечисления на счет клиента, к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка, либо частично наличными деньгами и частично посредством перечисления на счет клиента, к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка, – представит не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, в бухгалтерскую службу организации (подразделения) отчет об израсходованных суммах с приложением документов, определенных п. 40 Инструкции № 107 и п. 28 Инструкции № 185*.
__________________________
* Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185).
Документы представляются независимо от того, в наличной либо безналичной форме работник осуществлял расходы по служебной командировке.
Отчет об израсходованных суммах работник, получивший денежные средства под отчет, представляет в бухгалтерскую службу одним из нижеприведенных способов:
1) лично на бумажном носителе;
2) в виде регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата сдачи на почту регистрируемого почтового отправления);
3) посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе (п. 40 Инструкции № 107, п. 30 Инструкции № 185).
Ситуация 3. Из одной загранкомандировки в другую
Работник направлен из одной загранкомандировки в другую загранкомандировку.
Допускаются ли выдача наличных денег или их перечисление на счет командированного работника без представления этим работником полного отчета по ранее выданным (перечисленным) суммам?
Допускается и то и другое.
Допускаются и выдача, и перечисление работнику иностранной валюты под отчет, выдача корпоративной дебетовой карточки для осуществления расходов, связанных со следующей служебной командировкой за границу, без представления полного отчета по ранее выданным (перечисленным) этому работнику суммам при условии соблюдения 15-дневного срока, установленного для представления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты, по каждой из командировок (пп. 28, 39 Инструкции № 185).
Ситуация 4. Из загранкомандировки в командировку по Республике Беларусь
Работник из загранкомандировки направлен в командировку по Республике Беларусь.
Допускается ли выдача аванса в белорусских рублях (наличными или безналичными) без представления командированным работником полного отчета по ранее выданной (перечисленной) иностранной валюте?
Допускается.
Допускаются выдача наличных денег, перечисление работнику на счет клиента – физического лица, к которому выдана личная дебетовая карточка под отчет, выдача корпоративной дебетовой карточки для осуществления расходов, связанных со следующей служебной командировкой по Республике Беларусь, без представления полного отчета по ранее выданным (перечисленным) этому работнику суммам на расходы по командировке за границу, если по возвращении из командировки по территории Республики Беларусь работник успевает представить отчет по служебной командировке за границу в срок, установленный п. 28 Инструкции № 185 (15 рабочих дней со дня возвращения из командировки за границу, исключая день прибытия) |*|.
