Из письма в редакцию:
"В целях расширения рынка сбыта, поддержания взаимовыгодного сотрудничества с деловым партнером (организацией – резидентом РФ) наша организация провела в декабре 2013 г. в помещении ресторана собрание с участием иностранной делегации (руководством резидента РФ), в ходе которого обсуждались вопросы дальнейшего сотрудничества, заключения контрактов на поставку товаров. Руководителем организации издан соответствующий приказ, на основании чего организация перечислила ресторану по счету стоимость аренды зала, музыкальной программы, продуктов питания и напитков.
Можно ли учесть расходы на проведение собрания в составе затрат, участвующих при налогообложении прибыли?
Как правильно оформить и отразить понесенные расходы в бухгалтерском учете?
Александра Николаевна, бухгалтер"
Представительские расходы относят на затраты при налогообложении прибыли
Напомню основные нормы Налогового кодекса РБ (далее – НК), которыми надо руководствоваться при отнесении расходов на затраты, учитываемые при налогообложении.
Так, затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете.
Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг) определяют на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета) и отражают в том налоговом периоде, к которому они относятся (принцип начисления), независимо от времени (срока) оплаты (предварительная или последующая) (пп. 1, 2 ст. 130 НК).
Таким образом, при налогообложении учитывают затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, фактически понесенные, документально подтвержденные и отраженные в бухгалтерском учете, за исключением расходов, перечисленных в ст. 131 "Затраты, не учитываемые при налогообложении" НК.
Замечу, что при налогообложении не учитывают расходы на организацию досуга или отдыха в ходе проведения рекламных акций, собраний, конференций, семинаров (подп. 1.71 п. 1 ст. 131 НК).
Отметим, что представительские расходы представляют собой самостоятельный вид расходов и под действие нормы подп. 1.71 п. 1 ст. 131 НК не подпадают.
В настоящее время законодательство не содержит точного определения и полного перечня представительских расходов для коммерческих организаций.
Представительскими расходами на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц являются затраты, связанные с проведением встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты с организацией.
При решении вопроса об отнесении таких расходов в состав затрат, учитываемых при налогообложении, надо исходить из их необходимости в процессе производства и реализации товаров, что должно быть подтверждено документально (как и фактическое их осуществление).
В рассматриваемой нами ситуации представительские расходы понесены в целях расширения рынка сбыта, поддержания взаимовыгодного сотрудничества организации с деловым партнером – иностранной организацией. Следовательно, при надлежащем документальном оформлении понесенные расходы (стоимость аренды зала, музыкальной программы, продуктов питания и напитков) можно включить в состав затрат, учитываемых при налогообложении.
Обратите внимание, что при отсутствии соответствующего документального подтверждения произведенные расходы организации не могут участвовать при налогообложении. Вот почему важно грамотно составить необходимые документы для обоснования понесенных расходов: приказ, программа проведения переговоров, смета и отчет о представительских расходах с приложением накладных, чеков и пр. Но об этом мы поговорим ниже и более подробно.
Подоходный налог с физических лиц не исчисляют с расходов на представительские цели
Перейдем к рассмотрению вопросов, связанных с исчислением подоходного налога. Сразу напомню, что к доходам, непризнаваемым объектом обложения подоходным налогом, в частности, относят доходы, полученные плательщиками в размере оплаты организациями расходов на проведение презентаций, юбилеев, банкетов, совещаний, иных культурно-массовых, представительских мероприятий, связанных с осуществляемой ими деятельностью (подп. 2.2 п. 2 ст. 153 НК).
Таким образом, представительские расходы организации, в т.ч. оплата организацией услуг ресторана в части аренды помещения, стоимости питания и напитков, не являются объектом обложения подоходным налогом в случае приема иностранной делегации. Но и здесь важно, чтобы данные расходы были понесены организацией в связи с осуществляемой ею деятельностью.
Страховые взносы также не начисляют
Как известно, объектом для начисления обязательных страховых взносов в Фонд социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты (далее – Фонд) для работодателей и работающих граждан являются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам.
Исключение составляют выплаты, предусмотренные перечнем видов выплат, на которые не начисляют обязательные страховые взносы в Фонд, утверждаемым Советом Министров, но не выше 4-кратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы (ст. 2 Закона РБ от 29.02.1996 № 138-XIII "Об обязательных страховых взносах в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь").
Отмечу, что на суммы средств, затраченные нанимателем в связи с участием работников в спортивных, оздоровительных и культурно-массовых мероприятиях, не начисляют обязательные страховые взносы (п. 25 Перечня). Вместе с тем представительские мероприятия не относятся ни к одному из перечисленных мероприятий, в т.ч. культурно-массовым.
При рассмотрении данного вопроса следует исходить из того, что выплаты лицам, которые не являются работниками (по трудовым и гражданско-правовым договорам), не облагают взносами по обязательному социальному страхованию и обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Следовательно, представительские расходы организации в виде оплаты услуг ресторана в части аренды помещения, музыкального сопровождения, стоимости питания, напитков не являются объектом обложения взносами в Фонд и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белгосстрах.
Чтобы не было проблем, грамотно оформите документы на прием делегации
Как я уже говорила, одним из условий для возможности отнесения представительских расходов в состав затрат, учитываемых при налогообложении, является их надлежащее документальное оформление.
Для представительских расходов целесообразно оформить следующие документы:
– приказ о приеме иностранной делегации с указанием производственной цели ее визита (например, проведение переговоров по заключению контракта на поставку товара (работ, услуг)), даты, периода пребывания делегации; количества ее членов и пр.;
– положение об учете представительских расходов организации, включающее порядок приема делегаций, назначение ответственных лиц (перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах); порядок расходования средств на представительские расходы; документальное оформление представительских расходов (формы документов);
– программу пребывания иностранной делегации, включающую дату, место и сроки проведения мероприятий; количество приглашенных лиц и участников с указанием их фамилий, имен, отчеств и должностей;
– смету расходов на прием делегации, разработанную исходя из плана соответствующих мероприятий с указанием конкретных статей расходов. Утвержденная руководителем смета является основанием для выдачи под отчет денежных средств ответственному за прием делегации, а также для безналичных перечислений по счетам организаций, оказывающих сопутствующие услуги по приему;
– акт о списании представительских расходов, в котором отражают все фактически произведенные расходы на прием и обслуживание иностранной делегации;
– отчет о проведении официального приема иностранной делегации с отражением результатов переговоров, который составляется по окончании мероприятия.
Бухгалтерский учет расходов по приему делегации
В бухгалтерском учете счет 44 "Расходы на реализацию" предназначен для обобщения информации о расходах, связанных с реализацией продукции, товаров, работ, услуг.
В организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность, на счете 44 отражают расходы на упаковку изделий на складах готовой продукции, на доставку продукции к месту отправления, погрузки в транспортные средства, на содержание помещений для хранения продукции в местах ее реализации, на рекламу, другие аналогичные по назначению расходы.
В организациях, осуществляющих торговую и торгово-производственную деятельность, на счете 44 отражают расходы на транспортировку товаров, на оплату труда, на содержание зданий, сооружений, инвентаря, на хранение, подработку и упаковку товаров, на рекламу, другие аналогичные по назначению расходы.
Произведенные организацией расходы, связанные с реализацией продукции, товаров, выполнением работ, оказанием услуг, отражают по дебету счета 44 и кредиту соответствующих счетов. Суммы, учтенные на счете 44, списывают с этого счета в дебет счета 90 "Доходы и расходы по текущей деятельности" в соответствии с законодательством (п. 35 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50).
В бухгалтерском учете операции отражают следующими бухгалтерскими записями:
Д-т 60 – К-т 51
– перечислена оплата ресторану за аренду помещения, музыкальное сопровождение, стоимость продуктов питания и напитков;
Д-т 44 – К-т 60
– отражены представительские расходы в части оплаты за аренду помещения, музыкальное сопровождение, стоимости продуктов питания и напитков;
Д-т 18 – К-т 60
– отражена сумма НДС, выделенная рестораном.
Искренне Ваша, Ольга Павловна
