Утверждены формы путевых листов, применяемых для осуществления пассажирских перевозок
Путевой лист признается транспортным документом при выполнении автомобильных перевозок. Об этом прямо указано в ст. 35, 40 Закона РБ от 14.08.2007 № 278-З "Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках". Формы путевых листов устанавливаются законодательством.
Во исполнение норм данного Закона Минфин РБ принял постановление от 26.11.2010 № 138 (далее – постановление № 138), которым были утверждены формы путевых листов автобуса, грузового и легкового автомобиля.
В связи с изменением государственного регулирования порядка оформления первичных учетных документов вследствие принятия Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 "О некоторых вопросах применения первичных учетных документов" с 25 октября 2011 г. были внесены изменения в постановление № 138, в котором были сохранены только форма путевого листа и заказа-поручения, применяемых при выполнении автомобильных перевозок грузов.
Таким образом, с 25 октября 2011 г. и до вступления в силу комментируемого постановления отсутствовали утвержденные формы путевых листов, применяемых для осуществления пассажирских перевозок. Организации самостоятельно разрабатывали, утверждали и применяли такие формы. Разрешено было пользоваться формами, которые были утверждены до 25 октября 2011 г.
Минтранс комментируемым постановлением от 29 марта 2012 г. № 25 (далее – постановление № 25) утвердил формы путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, а также инструкцию по порядку их оформления (далее – Инструкция).
Таким образом, с 29 августа 2012 г. появились утвержденные формы путевых листов, которые должны применяться при перевозке пассажиров, в т.ч. и при эксплуатации легковых автомобилей, используемых в служебных целях. По мнению специалистов Минтранса, путевой лист может не оформляться лишь в случаях использования личного автомобиля в служебных целях в соответствии со ст. 106 Трудового кодекса РБ.
Важно! Бланки путевых листов типовых форм 5(и) и 1(ри), изготовленные до вступления в силу постановления № 25, являются действительными до их полного использования. Срок, до которого возможно использовать старые бланки, временным периодом не ограничивается. Разрешается одновременно использовать как новые, так и старые бланки (п. 3 постановления № 25).
Что нового в порядке заполнения путевых листов?
Новые формы путевых листов во многом повторяют формы, действовавшие до 25 октября 2011 г. В частности, для легковых автомобилей установлена форма, аналогичная (за исключением небольших редакционных изменений) ранее действовавшей типовой форме 3(л).
Что касается непосредственно бланков путевых листов указанных форм, то они могут изготавливаться организациями самостоятельно или заказываться в типографиях. Допускается печать бланка путевого листа на компьютере. Процесс оформления (заполнения) путевых листов (т.е. внесения данных в бланк) также может производиться или вручную, или с использованием программно-технических средств. Может применяться комбинация этих способов оформления (часть информации – на компьютере, часть информации – вручную).
В путевом листе в обязательном порядке должна быть следующая информация (т.е. следует заполнить соответствующие графы):
– период действия путевого листа;
– наименование автомобильного перевозчика (штамп (печать) перевозчика);
– марка и регистрационный знак автомобиля;
– данные о водителе;
– отметки о прохождении водителем медицинского осмотра;
– отметки о техническом состоянии автомобиля;
– данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) автомобиля;
– данные о движении топливно-смазочных материалов;
– отметки водителя и уполномоченных лиц автомобильного перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу автомобиля;
– иные отметки уполномоченных лиц автомобильного перевозчика, оформляющих путевой лист.
Иные сведения, предусмотренные в формах путевых листов, по которым информация отсутствует или не ведется учет, можно не заполнять. С другой стороны, в путевые листы допускается вносить любую необходимую организациям дополнительную информацию (реквизиты), не предусмотренную Инструкцией, так, чтобы эта информация не препятствовала прочтению иных записей.
Как и ранее, перевозчик должен назначить уполномоченных работников, на которых возлагается обязанность по заполнению в путевых листах всех необходимых сведений.
Форма путевого листа легкового автомобиля предполагает его заполнение в течение определенного периода (нескольких дней).
В свою очередь, путевые листы автобуса допускается оформлять на 1 рабочий день при условии сдачи путевых листов за предыдущий день работы. На более длительный срок путевые листы автобуса оформляют в случае выполнения междугородных и международных автомобильных перевозок пассажиров сроком более суток.
Внимание! Путевые листы не являются первичными учетными документами или бланками строгой отчетности. Это транспортные документы, в которых тем не менее накапливается информация, используемая для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
Так, основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимают к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работник организации, ведущий оперативный учет горюче-смазочных материалов, делает соответствующую отметку (п. 83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.11.2010 № 133).
