1 июля 2011 г. вступила в силу Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории РБ, утвержденная постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 №107. п.35. Допускается использование личных денежных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем, частным нотариусом, на основании договоров, заключенных с нанимателем (договора поручения и других аналогичных договоров), для осуществления расчетов наличными деньгами в интересах нанимателя.
При этом использование личных денежных средств физического лица в интересах нанимателя допускается для приобретения товаров (работ, услуг), необходимых для выполнения данным физическим лицом или иными работниками своих трудовых обязанностей, в пределах размеров, установленных главой 4 настоящей Инструкции. Физические лица, израсходовавшие наличные деньги в соответствии с частью первой настоящего пункта, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня их приобретения, исключая день приобретения, представить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса.
ВОПРОС: Работник направлен в командировку. Аванс на командировочные расходы не выдавался. По возвращении из командировки представлен отчет об израсходованных суммах - счет гостиницы, железнодорожный билет. Подлежат ли возмещению работнику понесенные им расходы без заключения перечисленных выше договоров?
ВОПРОС: Руководитель направлен в загранкомандировку. Со своей личной пластиковой карточки оплатил стоимость авиабилета. Аванс не выдавался, в связи с отсутствием валюты на валютном рынке. По возвращению из командировки представлен отчет об израсходованных суммах - счет гостиницы, авиабилет, билет на посещение выставки. Подлежат ли возмещению работнику понесенные им расходы без заключения перечисленных выше договоров?
С уважением, Чеклина
Вопрос № 1
Гарантии и компенсации при направлении работника в служебную командировку установлены статьей 95 трудового кодекса РБ от 26 июля 1999 г. № 296-З, далее ТК. В соответствии с данной статьей за работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка. При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы: 1) по проезду к месту служебной командировки и обратно; 2) по найму жилого помещения; 3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные); 4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определяются Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом. Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы. Вышеприведенные нормы законодательства регулируются статьями 91-92 ТК.
При направлении сотрудников в командировку в пределах Республики Беларусь необходимо руководствоваться Инструкцией « О порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь»,утвержденной Постановленим Минфина РБ от 12.04.2000 г. № 35. Направление работников в служебную командировку должно быть оформлено приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы. В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы.
К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы: командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник; проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно; оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы; отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).
С 1 июля 2011 г. вступила в силу Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 N 107 (далее – Инструкция). Пунктом 35 Инструкции предусмотрено, что допускают использование личных денежных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с юридическим лицом, подразделением, на основании договоров, заключенных с нанимателем (договора поручения и других аналогичных договоров), для осуществления расчетов наличными деньгами в интересах нанимателя.
При этом использование личных денежных средств физического лица в интересах нанимателя допускается для приобретения товаров (работ, услуг), необходимых для выполнения данным физическим лицом или иными работниками своих трудовых обязанностей. \ Инструкция касается порядка расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь. Таким образом, ситуации нужно рассматривать только при командировании работника на территории Республики Беларусь.
По договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия, а доверитель обязан, если иное не предусмотрено договором, возмещать поверенному понесенные издержки, а также обеспечивать поверенного средствами, необходимыми для исполнения поручения (п.1 ст.861, п.2 ст.865 Гражданского кодекса РБ). При этом договор поручения может быть составлен заранее в простой письменной форме, подписанный от имени организации ее руководителем (иным уполномоченным лицом) и работником.
Кроме того, договорные отношения можно подтвердить путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п.2 ст.404 ГК).
Вопрос № 2
Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку. Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В задании на командировку указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) – предмет договора (контракта, соглашения), иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем
Рассчитывая суммы командировочных расходов при зарубежных командировках, следует пользоваться Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу (утверждена постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 ,далее Инструкция № 115. Возмещение суточных производят в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку (п.22 Инструкции № 115).
По вопросам расходования наличных денежных средств на хозяйственные нужды за рубежом необходимо руководствоваться нормами Инструкции № 115. Для выплаты суточных в белорусских рублях по нормам, предусмотренным Министерством финансов РБ для оплаты служебных командировок в пределах Республики Беларусь, необходимо отслеживать день отъезда работника из Республики Беларусь и день его прибытия в Республику Беларусь. Днем отъезда считайте день выезда транспортного средства из Республики Беларусь, а днем прибытия - день прибытия транспортного средства в Республику Беларусь независимо от времени пересечения Государственной границы Республики Беларусь. При отправлении транспорта до 24 ч включительно днем отъезда будут текущие сутки, а с 0 ч и позднее - последующие сутки.
За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные за это время надо выплачивать в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством РБ по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь (часть вторая п.22 Инструкции № 115).
