__________________________
* Декрет Президента РБ от 24.01.2013 № 2 "О внесении дополнений и изменений в Декрет Президента Республики Беларусь от 16 января 2009 г. № 1".
Наименование унитарного предприятия (далее – УП), имущество которого находится в частной собственности юридического лица, не должно содержать указание на форму собственности. Например, полное наименование УП, имущество которого находится в частной собственности физического лица, занимающегося торговлей, будет звучать как "Частное торговое унитарное предприятие "ВВВ", а наименование УП, собственником которого является юридическое лицо, в таком случае будет звучать так: "Торговое унитарное предприятие "ВВВ".
Процедура смены наименования состоит из нескольких последовательных этапов. Редакция предлагает вашему вниманию материал, который поможет не запутаться в последовательности действий и не забыть о мелочах, связанных с изменением наименования.
ШАГ первый: согласовываем новое наименование
Руководитель УП либо представитель, действующий на основании доверенности, должны обратиться в регистрирующий орган, который осуществляет согласование наименований коммерческих и некоммерческих организаций, в соответствии с абз. 4 п. 2 Положения о порядке согласования наименований*.
__________________________
* Положение о порядке согласования наименований коммерческих и некоммерческих организаций, утвержденное постановлением Совета Министров РБ от 05.02.2009 № 154 "Об утверждении Положения о порядке согласования наименований коммерческих и некоммерческих организаций".
Согласовать наименование можно:
– при личном обращении в регистрирующий орган с предъявлением документа, удостоверяющего личность;
– направлении документов по почте;
– представлении электронных документов (посредством электронного обращения на сайт www.egr.gov.by).
Важно! Электронные документы для согласования наименования могут быть представлены учредителем – физическим или юридическим лицом – только резидентом РБ.
Для согласования наименования представьте следующий перечень документов:
– заявление определенной формы;
– копию документа, подтверждающего полномочия заявителя: руководитель УП представляет трудовой договор (контракт) и приказ о назначении; представитель – доверенность;
– разрешение на использование фамилий, псевдонимов известных лиц или использование наименований (при необходимости).
При представлении документов по почте вам согласуют наименование в течение 2 рабочих дней с даты поступления заявления; при личном обращении в регистрирующий орган – в присутствии заявителя в день обращения; при представлении электронных документов – не позднее следующего рабочего дня с даты получения заявления.
ШАГ второй: оформляем решение собственника
Как только будет согласовано новое наименование, внесите изменения в устав УП и пройдите процедуру государственной регистрации этих изменений.
Для этого учредитель должен принять решение об утверждении изменений в устав (об утверждении устава УП при необходимости в новой редакции) и о государственной регистрации изменений в устав. Данные решения оформляются одним документом – решением собственника имущества (п. 6 ст. 113 Гражданского кодекса РБ).
После оформления решения в 2-месячный срок оформите изменения и (или) дополнения в устав и представьте их для государственной регистрации в соответствии с частью первой п. 22 Положения о государственной регистрации*.
__________________________
* Положение о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утвержденное Декретом Президента РБ от 16.01.2009 № 1 "О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования" (далее – Положение о государственной регистрации).
ШАГ третий: подаем документы в регистрирующий орган
Государственную регистрацию изменений в устав осуществляют регистрирующие органы, которые указаны в п. 9 Положения о государственной регистрации. Документы для государственной регистрации можно представить в регистрирующий орган путем личного обращения, а в случаях и порядке, определяемых Советом Министров, – посредством веб-портала Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (далее – ЕГР) (п. 13 Положения о государственной регистрации). Посредством веб-портала в регистрирующий орган для государственной регистрации представляют документы в электронном виде, целостность и подлинность которых подтверждены электронной цифровой подписью.
Для государственной регистрации изменений и (или) дополнений, вносимых в устав УП, в регистрирующий орган представляйте следующие документы:
– заявление о государственной регистрации. Оно должно быть подписано руководителем или лицом, уполномоченным в соответствии с уставом или доверенностью действовать от имени УП;
– изменения и (или) дополнения в 2 экземплярах, которые должны быть оформлены в виде приложений к уставу, без нотариального засвидетельствования, их электронную копию (в формате .doc или .rtf) (устав может быть представлен в новой редакции);
– оригинал свидетельства о государственной регистрации;
– оригинал либо копию платежного документа, подтверждающего уплату госпошлины.
Важно! Организации освобождаются от уплаты государственной пошлины при внесении изменений и (или) дополнений в уставы юридических лиц в случае изменения законодательства, согласно которому требуется внесение изменений и (или) дополнений в эти документы (подп. 8.2 п. 8 ст. 257 Налогового кодекса РБ (далее – НК)). Указанное освобождение применяют только в том случае, если кроме изменения наименования иные изменения в устав УП вноситься не будут.
Не забудьте, что при подаче заявления о государственной регистрации нужно будет предъявить паспорт, а также представить документ, подтверждающий полномочия (например, доверенность).
В день подачи документов сотрудник регистрирующего органа ставит на изменениях и (или) дополнениях, внесенных в устав УП, штамп, свидетельствующий о проведении государственной регистрации, выдает 1 экземпляр устава и вносит в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей запись о государственной регистрации изменений и (или) дополнений, вносимых в устав. Свидетельство о государственной регистрации выдают не позднее рабочего дня, следующего за днем подачи документов для государственной регистрации (часть вторая п. 23 Положения).
ШАГ четвертый: меняем печати (штампы)
Со сменой наименования УП используемые им печати и штампы должны быть заменены.
Требования к изготовлению и замене печати не предусмотрены нормативными актами (часть седьмая п. 23 Положения о государственной регистрации), поэтому в подобных ситуациях будем поступать по своему усмотрению. Желательно, чтобы порядок изготовления, замены, хранения, использования и уничтожения печатей был закреплен в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству.
Предпочтительнее факт замены печати зафиксировать документально, чтобы в случае спора УП могло подтвердить подлинность своих документов.
Старая печать уничтожается. Она может быть ликвидирована силами самой организации либо штемпельной мастерской, которая изготавливает печати.
Если вы уничтожаете печать и штампы собственными силами, создайте для этого комиссию и зафиксируйте уничтожение документально: например, составьте акт об этом действии и проставьте в нем оттиски уничтоженных печатей и штампов. В акте также укажите:
– время и место уничтожения печатей (штампов);
– состав комиссии;
– основание уничтожения печатей (штампов);
– наименование и оттиски уничтоженных печатей (штампов);
– способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла – опиливаются 2 перекрестными линиями);
– заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;
– подписи членов комиссии.
При заказе печати в штемпельную организацию представьте:
1) устав и копию титульного и первого листа устава (обязательно наличие штампа о регистрации);
2) заявление и эскиз на изготовление печати, подписанные руководителем УП, с указанием оснований обращения за изготовлением печати;
3) документ, подтверждающий право на товарный знак (знак обслуживания) в случае размещения такового на печати. Печати с эмблемами могут быть изготовлены только в том случае, если эмблема зарегистрирована в установленном порядке и имеется ее описание в уставе или положении об учреждении предприятия;
4) копию приказа о назначении руководителя предприятия (при получении печати руководителем предприятия). В случае если документы подает лицо, действующее на основании доверенности, то в штемпельную организацию необходимо представить доверенность;
5) паспорт лица, подающего документы для изготовления новой печати.
Заказ печати можно оформить посредством электронной почты. В этом случае вышеперечисленные документы должны быть представлены в момент получения печати.
ШАГ пятый: уведомите соответствующие органы и организации о смене наименования
После того как совершите все действия по регистрации нового наименования, вы обязаны известить отдельные государственные органы, организации, а также внести изменения в некоторую документацию.
Информируем ИМНС
Законодательством прямо не закреплена обязанность УП уведомлять налоговые органы о смене наименования. Однако в подп. 1.9.6 п. 1 ст. 22 НК предусмотрено, что налогоплательщик должен сообщать в налоговый орган по месту постановки на учет иные сведения, обязанность сообщения которых для него предусмотрена законодательными актами. В связи с этим рекомендуем УП уведомить налоговые органы о смене наименования. При этом форма уведомления является свободной и подписывается руководителем предприятия.
Уведомляем ФСЗН
Не забудьте, что в течение 5 рабочих дней со дня принятия решения о внесении изменений в устав организации в связи с изменением наименования вы должны уведомить об этом Фонд социальной защиты населения (далее – ФСЗН) в соответствии с абз. 10 п. 26 Положения, утвержденного Указом № 40*.
__________________________
* Положение об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты, утвержденное Указом Президента РБ от 16.01.2009 № 40 "О Фонде социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты".
Важно! ФСЗН уведомляется в течение 5 дней с принятия корпоративного решения собственника имущества предприятия о внесении изменений в устав, а не с момента государственной регистрации изменений в устав. Таким образом, извещение ФСЗН может предшествовать государственной регистрации изменений в устав. Форма письменного уведомления является произвольной.
Сообщаем в Белгосстрах
О смене наименования обязательно в письменной форме сообщите обособленному подразделению Белгосстраха по месту регистрации в месячный срок со дня регистрации изменений в уставе в связи со сменой наименования. Форма письменного уведомления является произвольной (п. 16 Положения о регистрации (перерегистрации) на Белорусском республиканском унитарном страховом предприятии "Белгосстрах" страхователей по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 10.10.2003 № 1294).
Извещаем банк, оформляем новую карточку с образцами подписей и оттиском печати
При изменении сведений, подлежащих включению в карточку с образцами подписей и оттиска печати, незамедлительно уведомите банк и в месячный срок со дня изменения указанных сведений оформите новую карточку с образцами подписей и оттиска печати (часть четвертая ст. 200 Банковского кодекса РБ (далее – БК)).
БК не содержит разъяснение, какое уведомление банка считается незамедлительным уведомлением. Обратитесь к договору текущего банковского счета. Данный срок, как правило, прописывается в нем. Для оформления новой карточки с образцами подписей и оттиском печати в обслуживающий банк должна быть представлена копия устава, прошитая и заверенная руководителем предприятия. В банке также должны присутствовать руководитель предприятия и главный бухгалтер. Свидетельствование подлинности подписей лиц, имеющих право подписи документов для проведения расчетов, и оттисков печати юридических лиц на карточке с их образцами осуществляют уполномоченные сотрудники банка. В случае если требующая замены карточка с образцами подписей и оттиска печати в месячный срок не оформлена, банк отказывает в исполнении документов владельца счета по проведению расчетов до оформления новой карточки с образцами подписей и оттиска печати.
ШАГ шестой: сдаем бланки документов с определенной степенью защиты
В ИМНС не позднее 5 рабочих дней со дня государственной регистрации изменений и (или) дополнений, вносимых в устав, представьте заявление произвольной формы об изменении наименования с указанием прежнего наименования организации и акт инвентаризации неиспользованных бланков с указанием типов, кодов, серий, номеров бланков и их количества (п. 19 Инструкции, утвержденной постановлением МНС, Минфина и Минсвязи РБ от 12.08.2011 № 33/77/17). Инспекция МНС передает соответствующие изменения в электронный банк данных в 5-дневный срок с момента подачи заявления. Данная административная процедура является бесплатной.
ШАГ седьмой: вносим изменения в разрешительную документацию
Вносим изменения в лицензию
Если УП имеет лицензии, в них также следует внести изменения (п. 66 Положения о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденного Указом Президента РБ от 01.09.2010 № 450 (далее – Положение о лицензировании)). Сделайте это в месячный срок со дня регистрации изменений путем обращения в лицензирующий орган.
Для внесения в лицензию изменений представьте следующие документы в соответствующий лицензирующий орган:
1) заявление с приложением документов (их копий), подтверждающих необходимость внесения в лицензию изменений (свидетельство о государственной регистрации и устав);
2) документ об уплате государственной пошлины за внесение в лицензию изменений, за исключением случаев внесения таких изменений и (или) дополненийв связи с изменением законодательства (в данном случае смена наименования вызвана изменением законодательства. Ввиду этого государственная пошлина не взимается за внесение изменений в лицензию предприятия);
3) другие документы, предусмотренные Положением о лицензировании для конкретного лицензируемого вида деятельности.
Получаем сертификаты на новом бланке
Если ваше УП производит продукцию (выполняет работы либо оказывает услуги) и вы должны подтверждать принадлежность к продукции (работам, услугам) собственного производства соответствующим сертификатом, то при изменении наименования предприятия, указанного в сертификате, вам необходимо в течение 30 дней со дня такого изменения письменно обратиться в Белорусскую торгово-промышленную палату с заявлением о выдаче сертификата на новом бланке (п. 12 Положения о порядке выдачи сертификатов продукции (работ, услуг) собственного производства, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 20.10.2010 № 1520). Для получения сертификата на новом бланке представьте следующие документы:
– заявление в произвольной форме с обоснованием причин для выдачи сертификата;
– копии документов, подтверждающих необходимость выдачи сертификата, оформленного на новом бланке, с предъявлением их оригиналов;
– документ, подтверждающий оплату заявителем услуг по выдаче сертификата.
Срок действия сертификата, оформленного на новом бланке, устанавливается со дня изменения, повлекшего за собой изменение данных, указанных в сертификате, и до дня окончания срока действия ранее выданного сертификата включительно. При этом ранее выданный сертификат является недействительным.
Вносим изменения в разрешения, выданные Нацбанком
Если у вашего УП существуют разрешения на проведение валютных операций и на открытие счетов за пределами Республики Беларусь, выданные Нацбанком, то в месячный срок с момента проведения (регистрации) изменений обратитесь в Нацбанк с заявлением для внесения соответствующих изменений и (или) дополнений в ранее выданные разрешения (часть вторая п. 23 Инструкции о порядке выдачи разрешений на проведение валютных операций и на открытие счетов за пределами Республики Беларусь, а также представления в банк уведомлений при совершении валютных операций, связанных с движением капитала, и внесении изменения в постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 8 августа 2007 г. № 159, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.01.2008 № 15).
Вносим изменения в трудовые договоры (контракты), трудовые книжки
В рассматриваемой ситуации наниматель обязан внести изменения в документы, посредством которых оформляются трудовые отношения с работниками, поскольку трудовой договор должен содержать в качестве обязательных данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор (ст. 19 Трудового кодекса РБ). Основными данными о нанимателе являются: наименование УП, фамилия, имя, отчество, должность руководителя, подписывающего договор, со ссылкой на документ, дающий ему на это полномочия. В связи с тем что при смене наименования УП частично меняются данные, которые являются обязательными для включения в трудовой договор (контракт), необходимо заключать с работниками, в т.ч. руководителем и главным бухгалтером, дополнительные соглашения к трудовым договорам (контрактам). В них будет закреплено, что наименование УП изменилось, о чем в ЕГР сделана запись от "__" _______ 20__ г. (необходимо указать, каково было прежнее наименование и какое нынешнее наименование нанимателя). Также необходимо указать, что дополнительное соглашение составлено в 2 экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон, вступает в силу с момента его подписания и является неотъемлемой частью трудового договора от __.__.____ г. № __. Следует учитывать, что дополнительное соглашение с руководителем предприятия подписывает собственник имущества УП, а дополнительные соглашения с остальными работниками – руководитель предприятия.
При внесении записи о приеме на работу в гр. 3 раздела "Сведения о работе" в виде заголовка записывается полное наименование нанимателя (часть первая п. 19 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников"). В связи со сменой наименования нанимателя считаем целесообразным сделать в гр. 3 раздела "Сведения о работе" запись: "Организация "А" переименована в "M". Аналогичную запись следует внести в личную карточку работника. При этом нужно указать, с какого числа произошло переименование организации и основание внесения записи.
