Книга проверок должна быть у всех организаций, определенных в п. 1 Указа № 510
Книга учета проверок должна быть:
– у любого юридического лица;
– любого его обособленного подразделения (филиала или представительства), имеющего учетный номер плательщика (далее – обособленное подразделение);
– любого представительства иностранной организации в Республике Беларусь.
При этом факт осуществления или неосуществления какой-либо деятельности значения не имеет.
Форма книги и срок ее получения определены п. 1 и подп. 2.1 п. 2 постановления Совета Министров РБ от 18.03.2010 № 383 "О некоторых мерах по реализации Указа Президента Республики Беларусь от 16 октября 2009 г. № 510" (далее – постановление № 383). Этим постановлением также утверждены Правила ведения книги учета проверок.
1. В настоящее время юридические лица становятся на учет в налоговом органе, как правило, одновременно с их государственной регистрацией.
Регистрирующий орган самостоятельно проводит мероприятия по постановке вновь зарегистрированного им юридического лица на учет в налоговом органе и в течение 5 рабочих дней со дня подачи документов для регистрации выдает юридическому лицу документ, подтверждающий его постановку на учет в налоговых органах (п. 24 Положения о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента РБ от 16.01.2009 № 1). На указанный 5-дневный срок нужно ориентироваться при определении срока на оформление книги вновь созданным организациям.
2. Учетный номер плательщика (УНП) присваивается не любому филиалу, представительству или иному обособленному подразделению организации, а лишь тому, которое имеет отдельный баланс и которому для совершения операций организацией открыт банковский счет с предоставлением права распоряжаться таким счетом должностным лицам обособленных подразделений.
Постановка на учет в налоговом органе таких филиалов, представительств и иных обособленных подразделений с присвоением им отдельного УНП производится на основании сообщений юридических лиц о создании таких обособленных подразделений (п. 3 ст. 13, п. 2 ст. 65 Налогового кодекса РБ (далее – НК)). Указанные сообщения должно представлять юридическое лицо не позднее 10 рабочих дней со дня создания подразделения (подп. 1.9.4 п. 1 ст. 22 НК).
От редакции:
В п. 1 Указа Президента РБ от 16.10.2009 № 510 "О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь" (далее – Указ № 510) определены:
1) перечень проверяемых.
Проверке могут подвергаться организации, их обособленные подразделения, имеющие УНП, представительства иностранных организаций, индивидуальные предприниматели, а также лица, осуществляющие частную нотариальную деятельность, адвокатскую деятельность индивидуально, ремесленную деятельность, деятельность в сфере агроэкотуризма, временные (антикризисные) управляющие, не являющиеся юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями;
2) перечень проверяющих.
Проверки могут осуществлять государственные органы (их структурные подразделения с правами юридического лица, территориальные органы, подчиненные организации) и иные организации, уполномоченные законодательными актами или нормативными правовыми актами Правительства на осуществление контроля (надзора) за деятельностью проверяемых субъектов и включенные в перечень контролирующих (надзорных) органов с указанием сфер контрольной (надзорной) деятельности, утверждаемый Указом № 510.
Книга оформляется дополнительно на каждое торговое место на рынке, торговый объект и иной объект осуществления деятельности, расположенный вне места нахождения организации
Оформлять книги нужно с учетом следующего. У каждого юридического лица 1 книга учета проверок должна храниться по месту нахождения юридического лица, у каждого его обособленного подразделения – по месту нахождения такого подразделения.
Дополнительно книгу оформляют на каждое торговое место на рынке, торговый объект и иной объект осуществления деятельности, расположенные вне места нахождения юридического лица или обособленного подразделения (за исключением транспортных средств, используемых для перевозок пассажиров и грузов на основании специального разрешения (лицензии)).
Что считать объектом осуществления деятельности, в постановлении № 383 не определено.
Примерный перечень таких объектов включает в себя:
– объекты общественного питания;
– объекты бытового обслуживания и приемные пункты бытового обслуживания;
– приемозаготовительные пункты;
– железнодорожные, речные, автобусные вокзалы (автостанции), трамвайные и троллейбусные депо, багажные отделения, камеры хранения ручной клади;
– билетные кассы;
– диагностические станции и пункты технического контроля по проведению государственного технического осмотра транспортных средств;
– мотели и иные объекты придорожного сервиса;
– автошколы;
– учебные пункты и центры подготовки и переподготовки водительского состава;
– санаторно-курортные организации, дома отдыха, пансионаты;
– оздоровительные лагеря;
– редакции газет и журналов;
– отделения и пункты почтовой связи;
– абонентские отделы и цеха продаж услуг;
– цеха расчетов за услуги электросвязи и пункты коллективного пользования;
– дилерские пункты операторов мобильной связи;
– кассы театрально-зрелищных организаций и культурно-просветительных учреждений, расположенные вне мест нахождения этих организаций и учреждений;
– структурные подразделения банков, их филиалов (отделений);
– места оказания страховых услуг;
– нотариальные конторы, нотариальные бюро, юридические консультации и другие места оказания юридических услуг;
– автомобильные стоянки.
Основные правила приобретения и ведения книги проверок
1. Приобрести книги учета проверок можно у юридических лиц (индивидуальных предпринимателей), осуществляющих их реализацию на основании заключенных договоров с республиканским унитарным предприятием "Информационно-издательский центр по налогам и сборам" (подп. 1.1 п. 1 постановления МНС РБ от 27.04.2010 № 31 "О мерах по реализации постановления Совета Министров Республики Беларусь от 18 марта 2010 г. № 383 и о признании утратившими силу постановления и отдельных положений постановлений Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь").
Справочно: на официальном сайте МНС есть информация только об отделах розничной торговли самого указанного унитарного предприятия. Сведений о том, с какими организациями это предприятие заключило договоры, нет.
2. Приобретенную книгу (несколько книг в необходимом количестве с учетом вышеизложенных правил) нужно заполнить в части сведений о проверяемом субъекте, пронумеровать, прошнуровать, скрепить подписью руководителя юридического лица и печатью. После этого книгу следует представить в налоговый орган по месту постановки на учет организации, ее обособленного подразделения, имеющего УНП, представительства иностранной организации для регистрации.Важно! Регистрация книги производится налоговым органом в день ее представления.
При регистрации налоговый орган проставляет на первом листе книги учета проверок дату регистрации и вносит сведения о зарегистрированной книге учета проверок в электронный банк данных.
Представить книгу для регистрации и получить зарегистрированную книгу вправе:
– непосредственно руководитель юридического лица на основании документа, удостоверяющего его служебное положение (приказ о назначении на должность руководителя, или выписка из решения общего собрания, правления или иного органа управления проверяемого субъекта, или трудовой договор (контракт), или гражданско-правовой договор, или удостоверение руководителя некоммерческой организации), а также документа, удостоверяющего его личность;
– иной представитель юридического лица (при себе необходимо иметь паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность, и доверенность на получение книги).
Важно! Доверенность, выдаваемая от имени юридического лица, должна быть удостоверена подписью его руководителя и заверена печатью юридического лица. Нотариального удостоверения не требуется.
3. Книги учета проверок не являются бланками строгой отчетности, и на них не распространяется особый порядок учета и хранения, определенный Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196.
4. Если иное не определено юридическим лицом (в частности, решением его руководителя), то ответственным за хранение книги будет являться его руководитель.
Руководитель организации вправе назначить ответственным за хранение книги любое иное лицо. Обязательно назначение ответственного также по каждому обособленному подразделению, каждому торговому и иному объекту деятельности, расположенному вне места нахождения юридического лица или его обособленного подразделения.
Важно! О назначении ответственного за ведение книги лица должно быть принято соответствующее решение юридического лица, а сведения о его фамилии, имени и отчестве, занимаемой должности внесены в книгу.
5. Выдача книги проверяющему или руководителю группы проверяющих является обязательной только после представления им предписания на проведение проверки, а также служебного удостоверения.
Если допуск на объект ограничен в соответствии с законодательством, то проверяющие должны предъявить соответствующие документы, предусмотренные законодательством для допуска на объекты. Например, документы, подтверждающие допуск к сведениям, составляющим государственную тайну.
6. Сведения, содержащиеся в книге, должны представляться по запросам государственных органов и иных организаций в соответствии с их полномочиями, установленными законодательством, а изъятие книги у юридического лица работниками контролирующих (надзорных) органов запрещается, если иное не установлено законодательными актами.
За отсутствие книги учета проверок административная ответственность не предусмотрена
Контролирующий (надзорный) орган обязан до проведения проверки внести сведения о ее проведении в книгу учета проверок (при ее представлении).
Данное правило не действует в отношении проверок, проводимых с использованием метода:
– контрольной закупки товарно-материальных ценностей;
– контрольного оформления заказов на выполнение работ (оказание услуг).
В таких случаях сведения о проверке должны быть внесены в книгу после завершения контрольной закупки товарно-материальных ценностей либо контрольного оформления заказов на выполнение работ (оказание услуг) (п. 14 Указа № 510).
В случае непредставления (отсутствия) книги учета проверок информация об этом указывается в акте (справке) проверки. Проверяющим дано право отразить факт непредъявления книги документально уже в день начала проведения проверки (подп. 2.2 п. 2 постановления № 383). Это обезопасит их от предъявления проверяемыми субъектами необоснованных обвинений о невнесении в книгу соответствующих записей.
Обращаем внимание на самый важный момент: книга ведется исключительно в интересах самой организации.
Какой-либо ответственности за отсутствие книги учета проверок или нарушение порядка ее приобретения, регистрации в налоговом органе, ведения (в т.ч. по неустановленной форме) законодательством не предусмотрено.
Однако учтите, что любой проверяющий потребует в первую очередь именно эту книгу, чтобы внести в нее соответствующую запись о проверке. Отсутствие книги будет характеризовать подразделение далеко не лучшим образом.
Невнесение записи в книгу влечет незаконность проверки только в случае представления такой книги проверяющему
Важно знать, что невнесение должностным лицом контролирующего (надзорного) органа записи о проведении проверки в книгу учета проверок при условии, что книга была представлена проверяющим, является основанием для признания проверки незаконной (п. 22 Указа № 510). Для признания проверки незаконной нужно обратиться с соответствующей жалобой в вышестоящий контролирующий (надзорный) орган (а если вышестоящий контролирующий (надзорный) орган отсутствует – к руководителю контролирующего (надзорного) органа). Жалоба может быть подана проверяемым субъектом лишь в течение 10 дней со дня начала проверки. Пропуск срока подачи жалобы повлечет за собой отказ в ее рассмотрении, так как восстановлению этот срок не подлежит. Рассматривает жалобу контролирующий (надзорный) орган (руководитель контролирующего (надзорного) органа) в срок не позднее 10 дней со дня ее получения. Копия решения по жалобе в течение 3 рабочих дней со дня его принятия направляется проверяемому субъекту, а также в органы КГК или прокуратуру, если проверка признана незаконной.
В случае несогласия с решением вышестоящего органа (руководителя контролирующего (надзорного) органа) об отказе в признании проверки незаконной в 10-дневный срок со дня получения такого решения (а если ответ заявителем в установленные сроки не получен, – со дня истечения вышеуказанных сроков рассмотрения вышестоящим органом (руководителем контролирующего (надзорного) органа) жалобы (заявления) о признании проверки незаконной и направления ответа по ней) невнесение записи о проверке в книгу учета проверок может быть обжаловано организацией в хозяйственный суд.
Подача заявления (жалобы) о признании проверки незаконной в вышестоящий орган или обжалование действий (бездействия) проверяющих в суд не приостанавливают проведения проверки.
