Работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 ТК [1]).
При использовании работником своего имущества для нужд нанимателя последнее не передается организации в собственность, во владение и (или) пользование и его использование осуществляется владельцем – работником организации как для нужд нанимателя, так и для собственных нужд.
Нужно ли ставить автомобиль на учет?
Бухгалтерский учет личного автомобиля, используемого организацией в служебных целях, не ведут, так как автомобиль фактически не передается организации в собственность, во владение либо пользование.
Учет компенсации за износ (амортизацию) имущества
В бухгалтерском учете расходы, связанные с использованием автомобиля работника в служебных целях, относятся к управленческим расходам (п. 10 Инструкции № 102 [2]).
С 2019 г. многим организациям нужно в рамках ведения налогового учета внести коррективы в данные бухгалтерского учета расходов, связанных с использованием автомобиля работника в служебных целях, по следующей причине.
К затратам, учитываемым при налогообложении прибыли, относятся:
– затраты по производству и реализации;
– нормируемые затраты (п. 1 ст. 169 НК [3]).
К нормируемым затратам относятся в т.ч. прочие затраты, определенные п. 2 ст. 171 НК (п. 1 ст. 171 НК).
В состав прочих нормируемых затрат включена компенсация за использование личных транспортных средств |*|, выплачиваемая работникам, работа которых не носит разъездной характер (подп. 2.7 п. 2 ст. 171 НК).
* О компенсации за использование автомобилей в служебных целях и налоге на прибыль
Совокупный размер учитываемых при налогообложении прочих затрат не может превышать 1 % выручки от реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав и сумм доходов от операций по сдаче в аренду (передаче в финансовую аренду (лизинг)), иное возмездное или безвозмездное пользование имущества с учетом НДС (п. 3 ст. 171 НК).
Начисленную компенсацию за износ (амортизацию) автомобиля в бухгалтерском учете следует отразить записью:
Д-т 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию» – К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
При налогообложении прибыли учитывать компенсацию за износ (амортизацию) имущества, используемого в производственной деятельности, нужно в следующем порядке:
– компенсация, выплачиваемая работникам, работа которых не носит разъездной характер, при налогообложении прибыли учитывается с ограничением, предусмотренным п. 3 ст. 171 НК;
– компенсация, выплачиваемая работникам, работа которых носит разъездной характер, при налогообложении прибыли учитывается в полном размере.
При определении разъездного характера работы для целей НК, по мнению автора, можно принимать во внимание нормы Инструкции № 70 [4].
Справочно: компенсация за разъездной характер работы устанавливается работникам, выполняющим работу на объектах, расположенных вне места постоянной работы, связанную с поездками сверх установленной продолжительности рабочего времени от места постоянной работы до места работы на объекте и обратно, а также с регулярными служебными поездками в пределах обслуживаемого ими участка (п. 3 Инструкции № 70).
Размер и порядок выплаты компенсации определяются по договоренности работника и нанимателя.
При определении размера амортизации для начисления компенсации не обязательно руководствоваться нормами постановления № 161 [5] и Инструкции № 37/18/6 [6].
Подоходный налог
Компенсации за использование автомобиля в служебных целях |*| облагаются подоходным налогом. Такой вывод подтвердим нормой НК.
* Расчет компенсации с учетом использования автомобиля сотрудника в личных и служебных целях
Так, освобождаются от подоходного налога с физических лиц все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь компенсаций (за исключением компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих плательщику) (п. 4 ст. 208 НК).
На сумму удержанного подоходного налога производится запись:
Д-т 73 – К-т 68 «Расчеты по налогам и сборам»
Компенсация за использование транспортного средства (автомобиля) в служебных целях включается в совокупный доход работника для определения возможности применения стандартных налоговых вычетов в соответствии с подп. 1.1 п. 1 ст. 209 НК. Организации часто не учитывают данный момент и излишне предоставляют работникам стандартные налоговые вычеты. Для целей определения налоговой базы подоходного налога не имеет значения, на каком счете бухгалтерского учета отражено начисление дохода работнику.
Обязательные страховые взносы
Компенсация работнику за использование личного автомобиля для служебных целей не будет являться объектом для начисления обязательных страховых взносов в Фонд социальной защиты населения и Белгосстрах.
Напомним, что исключаются из объекта для начисления обязательных страховых взносов в Фонд социальной защиты населения и страховых взносов в Белгосстрах выплаты, установленные Перечнем № 115 [7] (ст. 2 Закона № 138-XIII [8], п. 2 Положения № 1297 [9]).
В п. 3 Перечня № 115 включены компенсации в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, предусмотренные в гл. 9 ТК (в т.ч. в ст. 106 ТК).
Особенности учета расходов на ГСМ
Напомним, что к затратам, учитываемым при налогообложении, относятся:
– затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав;
– нормируемые затраты (п. 1 ст. 169 НК).
К нормируемым затратам относятся затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством.
Расходы организации на приобретение ГСМ для эксплуатации транспортного средства, используемого ее работником для нужд этой организации, могут быть включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, при соблюдении приведенных ниже условий:
1) соглашение между организацией и ее работником по использованию им своего транспортного средства для нужд организации-нанимателя оформлено документами, определяющими в т.ч. порядок несения расходов на содержание и эксплуатацию транспортного средства;
2) документально подтвержден факт использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца – работника;
3) наличие связи использования работником своего транспортного средства для нужд нанимателя с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав организацией-нанимателем.
Такие выводы сделаны в письме МНС № 2-2-9/1632 [10].
Бухгалтерский учет топлива необходимо вести в соответствии с требованиями гл. 4 Инструкции № 133 [11].
Основанием для списания топлива на затраты производства могут являться:
– накопительные ведомости данных путевых листов (или иных документов) о фактическом расходе топлива;
– карточки учета расхода топлива за отчетный период.
Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами |*| (заменяющими их документами), о чем на ведомостях или карточках работник организации, ведущий оперативный учет топлива, делает соответствующую отметку (п. 83 Инструкции № 133).
* Обязателен ли путевой лист, если автомобиль работника используется в служебных целях
Документально подтвержденные расходы на топливо по автотранспорту, используемому в предпринимательской деятельности, следует отражать в бухгалтерском учете записью:
Д-т 26, 44 и др. – К-т 10 «Материалы» и др.
Данные расходы учитываются при налогообложении прибыли.
Ремонт личных автомобилей работников
Возмещение затрат на ремонт личных автомобилей работников, используемых для нужд нанимателя, в ст. 106 ТК не предусмотрено.
Автомобили фактически не передаются организации в собственность, во владение либо пользование, поэтому расходы по ремонту личных автомобилей работников не относятся в налоговом учете на затраты либо внереализационные расходы, учитываемые при налогообложении прибыли (подп. 1.1 п. 1 ст. 173 НК).
В случае необходимости проведения ремонта автомобиля работника, используемого в служебных целях, организация может пересмотреть размер компенсации, установленный в соответствии со ст. 106 ТК.
