Из вопроса в редакцию:
«Начальник торгового отдела организации, занимающейся реализацией и сбытом продукции, направлен в служебную командировку в г. Гродно для проведения переговоров с организацией-покупателем. Работник прибыл в место командирования 8 апреля в 11:10 и убыл из него 12 апреля в 17:15. В безналичном порядке работнику оплачено проживание в гостинице за 5 суток в размере 200 руб. (5 суток × 40 руб.). В организации действует Положение о служебных командировках, в котором установлено, что для руководящих работников суточные составляют 12 руб. за сутки.
По возвращении из командировки работник не представил документы на проезд, объяснив это тем, что он ехал туда и обратно на маршрутном такси, но билеты им утеряны. Наниматель возместил работнику понесенные в командировке расходы в следующих размерах:
1) расходы на проезд без подтверждающих документов в обе стороны – 5,1 руб.;
2) суточные за 5 суток – 60 руб.
Суточные выплачены сверх установленных законодательством норм.
Как в бухгалтерском учете и в целях исчисления налога на прибыль отразить все перечисленные расходы?
Валентина Михайловна, бухгалтер»
Оплата расходов в командировке
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие командировочные расходы |*|:
* Новые правила кассовых операций в расчетах по командировкам
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) за проживание вне места жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ст. 95 ТК [1]).
При отсутствии у командированного работника проездных документов (билетов) к месту командировки и (или) обратно расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону (п. 13 Положения № 176 [2]).
Размер базовой величины с 1 января 2019 г. составляет 25,5 руб. Следовательно, расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно составляют 5,1 руб. (0,1 × 25,5 руб. × 2). Работнику возмещено 5,1 руб., т.е. в пределах норм.
Расходы по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь возмещаются с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176, без представления подтверждающих документов (п. 15 Положения № 176). Если бы работник сам оплачивал гостиницу в командировке наличными денежными средствами или корпоративной карточкой, то, поскольку стоимость проживания за сутки в нашем случае меньше, чем установленный приложением 1 размер возмещения (50 руб.), нанимателю пришлось бы доплатить работнику за каждые сутки еще по 10 руб. (50 – 40).
Наниматель обеспечил работника жильем в командировке, предварительно оплатив проживание по безналичному расчету, поэтому следует руководствоваться п. 17 Положения № 176: при оплате направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится. На основании приведенной нормы фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения |*| принимаются к учету из расчета 40 руб. за сутки в общей сумме 200 руб.
При командировании в пределах Республики Беларусь возмещение суточных командированному работнику за все время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути, производится в размерах, установленных в приложении 1, – 9 руб. за сутки (п. 20 Положения № 176). Согласно Положению о командировках, действующему в организации, суточные руководящим работникам выплачиваются в размерах 12 руб. в сутки, что на 3 руб. больше установленного законодательством размера.
Таким образом, 45 руб. суточных за 5 суток командировки выплачены нанимателем в рамках Положения № 176, т.е. в пределах норм, а 15 руб. суточных являются командировочными расходами, произведенными сверх норм, установленных законодательством.
Бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов
В командировку отправлен начальник торгового отдела, поэтому командировочные расходы, документально подтвержденные в пределах норм и документально не подтвержденные, но также в пределах норм, отражают по дебету счета 44 в составе расходов по текущей деятельности организации (п. 8 Инструкции № 102 [3]).
Документально не подтвержденные командировочные расходы, возмещаемые работнику по решению нанимателя сверх норм, а также иные расходы, произведенные работником в командировке и возмещенные нанимателем, отражают в составе прочих расходов по текущей деятельности по дебету субсчета 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» и кредиту счета 71 (п. 70 Инструкции № 50 [4], п. 13 Инструкции № 102).
В налоговом учете командировочные расходы в пределах норм относятся к нормируемым затратам |*| и учитываются при обложении налогом на прибыль (п. 1 ст. 169, подп. 1.1 п. 1 ст. 171 НК [5]).
Все выплаты работникам по командировочным расходам в размерах, сверх установленных Положением № 176, а также выплаты, не предусмотренные законодательством, не учитывают при исчислении налога на прибыль (абз. 2, 3 подп. 1.3 п. 1 ст. 173 НК).
Обобщим сказанное в таблице:
Искренне Ваша, Ольга Павловна
