Организаций, в которых должностные лица привлекались к административной ответственности за нарушение порядка ведения книги замечаний и предложений (далее – книга), немало.
Проанализировав статистику таких нарушений, мы определили перечень вопросов, на которые организации зачастую не обращают внимания при ведении книги /1*/.
Кроме того, мы предлагаем рекомендации, которые позволят либо уменьшить размер административного штрафа, либо избежать ответственности.
1* Информация о заполнении книги замечаний и предложений доступна для подписчиков электронного «ГБ»:
Предъявлять книгу нужно по первому требованию заявителя
Одна из самых распространенных ошибок, которые допускают организации, – непредъявление книги по первому требованию заявителя.
Как правило, свои действия в протоколах об административных правонарушениях они объясняют так:
- ответственный за книгу болеет;
- у ответственного за книгу иной режим работы, чем у предприятия (организации, подразделения);
- книга находится в вышестоящей организации, режим работы подразделения в соответствии с приказом вышестоящей организации не тот, который указан на вывеске здания (офиса, кабинета, кафе, магазина) такого подразделения (организации);
- заявитель не объяснил, по какому вопросу он хочет написать жалобу;
- заявитель отказался предъявить паспорт;
- организация не оказывает услуг физическим лицам и т.д.
Во всех этих случаях организации нарушают нормы:
- Закона № 300-З*;
- Положения о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 (далее – постановление № 285).
____________
* Закон Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее – Закон № 300-З).
Из них следует, что:
1) в книгу вносятся замечания и (или) предложения:
- о деятельности организации, индивидуального предпринимателя (далее – организации);
- качестве производимых (реализуемых) ими товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг.
Отказать в выдаче книги, мотивируя этом тем, что организация имеет отношения только с другими организациями и не осуществляет реализацию товаров (работ, услуг) непосредственно гражданам, нельзя. Закон № 300-З позволяет гражданам вносить в книгу замечания и предложения о любой деятельности организации, а также о качестве производимых (реализуемых) ею товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг без каких-либо ограничений;
2) книга должна быть не только в организации, но и в ее обособленных подразделениях, расположенных вне места нахождения организации, а также в местах реализации ими товаров, выполнения работ, оказания услуг;
3) запрещается требовать от гражданина предъявления документов, удостоверяющих личность, или объяснения причин, вызвавших необходимость внесения замечания и (или) предложения.
Естественно, что такие отказы организации предъявить книгу повлекут применение к ее должностному лицу, отвечающему за ведение книги, административной ответственности.
Организациям надо помнить, что если они отказали в представлении книги замечаний и предложений (далее – книга) по указанным или иным причинам, то заявитель вправе:
1) вызвать милицию;
2) обжаловать отказ в вышестоящую организацию;
3) обжаловать отказ в суде – при отсутствии вышестоящей организации или после обжалования в вышестоящую организацию.
Самый действенный способ – это вызов милиции. Быстро и, как правило, результативно.
Отметим, что при наличии вышеуказанных объяснений по поводу отказа в предъявлении книги и действий, предпринятых заявителем, надеяться на смягчающие обстоятельства не придется.
Проверьте, соблюдает ли ваша организация сроки, установленные для рассмотрения изложенных в книге замечаний и предложений
Законодательством предусмотрено 3 срока рассмотрения замечаний и предложений:
- 15 календарных дней.
Он предусмотрен для рассмотрения замечаний или предложений, не требующих дополнительного изучения или проверки. В этот срок по ним надо также принять необходимые меры;
- 1 месяц.
Этот срок действует в отношении замечаний или предложений, требующих дополнительного изучения или проверки;
- предел не установлен (срок зависит от определенных обстоятельств).
Если для решения изложенных в обращении вопросов необходимо совершение определенных действий (выполнение работ, оказание услуг) или получение информации из иностранного государства и эти действия нельзя осуществить в месячный срок, заявителю в месячный срок со дня, следующего за днем поступления обращения, следует направить письменное уведомление о причинах превышения месячного срока и конкретных сроках совершения таких действий (выполнения работ, оказания услуг) или сроках рассмотрения его обращения, внесенного в книгу, по существу.
Проверьте правильность заполнения книги и выполнения мероприятий по информированию заявителей
Остановимся еще на некоторых деталях, связанных с ведением книги, которые зачастую упускаются из виду многими организациями, что влечет за собой применение к их должностным лицам мер административной ответственности.
Во-первых, на соответствующих страницах книги (в конце книги) должны быть указаны сведения о лице, ответственном за ведение книги (что часто забывают сделать).
Во-вторых, в книге должны отражаться результаты рассмотрения замечаний и предложений (например, «отказано в удовлетворении жалобы», или «требуемое действие совершено», или «оставлено без рассмотрения по существу»).
В-третьих, и в случае положительного решения вопроса, и в случае отказа в удовлетворении замечания и (или) предложения надо информировать гражданина письменно о результатах их рассмотрения. Сделать это нужно в срок, установленный для рассмотрения замечаний и (или) предложений (см. выше). В случае отказа в ответе следует обязательно изложить причины отказа и порядок обжалования ответа (определен в ст. 20 Закона № 300-З).
Важно! Ответы на внесенные в книгу замечания или предложения могут не направляться заявителям, если для решения изложенных в обращении вопросов совершены определенные действия (выполнены работы, оказаны услуги) в присутствии самих заявителей. В этом случае результаты рассмотрения обращений по существу оформляют путем совершения заявителями соответствующих записей в книге, заверяемых подписями заявителей, или путем составления отдельного документа, подтверждающего совершение этих действий (выполнение работ, оказание услуг).
При отсутствии во внесенной в книгу записи каких-либо рекомендаций, требований, ходатайств, сообщений о нарушении законодательства, недостатках в работе организации либо при наличии в них только благодарности такие обращения принимаются к сведению и ответы на них не направляются (ст. 14 Закона № 300-З).
В-четвертых, в книге нужно сделать отметку о направленном гражданину ответе (с указанием его даты и регистрационного номера).
В-пятых, копии ответов следует хранить вместе с книгой по месту ее ведения.
Важно! Сведения о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений и отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа) должны вноситься в книгу не позднее последнего дня срока рассмотрения изложенных в книге замечаний и предложений.
Мнение эксперта
Есть замечания и предложения, которые организация вправе не рассматривать.
В частности, без рассмотрения по существу могут быть оставлены:
1) внесенные в книгу замечания или предложения, не касающиеся деятельности организации или качества производимых (реализуемых) ею товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг;
2) заявления, жалобы и предложения, для которых законодательными актами установлен иной порядок подачи и рассмотрения.
Например, индивидуальные трудовые споры по вопросам правильности применения законодательства о труде согласно Трудовому кодексу Республики Беларусь рассматривают либо комиссии по трудовым спорам, либо суды. В связи с этим жалобы, содержащие указание на неправильное применение нанимателем трудового законодательства, в случае их изложения в книге замечаний и предложений обязательному рассмотрению не подлежат;
3) жалобы, в отношении которых пропущен без уважительной причины срок их подачи.
Жалобы могут быть поданы заявителями в течение 3 лет со дня, когда они узнали или должны были узнать о нарушении их прав, свобод и (или) законных интересов. Если этот срок пропущен по уважительной причине (тяжелое заболевание, инвалидность, длительная командировка и др.), наличие которой подтверждено соответствующими документами, представленными заявителем, этот срок подлежит восстановлению по решению руководителя организации и жалоба рассматривается в установленном порядке;
4) повторные обращения (в т.ч. замечания и предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений), если в новом обращении не содержатся новые обстоятельства, имеющие значение для его рассмотрения по существу (п. 1 ст. 15 Закона № 300-З).
Таковым считается письменное (а замечания и (или) предложения, внесенные в книгу, приравниваются к письменному обращению) обращение, поступившее от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу в одну и ту же организацию в течение 3 лет со дня поступления в организацию первоначального обращения, если на первоначальное обращение заявителю был дан ответ (направлено уведомление).
Ответственность за нарушения порядка ведения книги
Итак, подведем итоги. Административная ответственность за нарушения порядка ведения книги, установленная ст. 9.24 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях/2*/ (далее – КоАП), применяется в отношении следующих видов нарушений (см. таблицу).
2* Случаи привлечения к административной ответственности руководителя организации за нарушение порядка заполнения книги замечаний и предложений доступны для подписчиков электронного «ГБ»:
|
Виды нарушений, связанные с книгой |
Кто вправе составлять протоколы |
|---|---|
|
Отсутствие книги; нарушение руководителем организации или уполномоченным лицом, ответственным за ведение книги, порядка ее ведения в организации, ее обособленных подразделениях, расположенных вне места нахождения организации, а также в местах реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг); непредъявление книги по первому требованию гражданина; нарушение установленного срока рассмотрения изложенных в книге замечаний и предложений; неинформирование гражданина в установленный срок об отказе в удовлетворении замечания и (или) предложения |
Должностные лица: административных комиссий рай(гор)исполкомов или администраций районов в городах; органов внутренних дел; органов КГК Республики Беларусь; налоговых органов (ст. 3.4, 3.6, 3.7 и 3.13 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях) |
Отметим, что за вышеперечисленные нарушения штраф может быть наложен не позднее 3 лет со дня совершения правонарушения и не позднее 6 месяцев со дня его обнаружения (т.е. составления акта проверки). Причем для привлечения к ответственности должны быть соблюдены оба срока: и 3-летний, и 6-месячный (ч. 1 п. 4 ст. 7.6 КоАП).
Устранение нарушения (например, получение книги) к моменту привлечения к ответственности не исключает привлечения к ответственности, однако может служить основанием для снижения размера штрафа (штраф в таком случае налагается в пределах 2 базовых величин) или применения предупреждения.
Пример 1. Обстоятельства, смягчающие ответственность
Организация 1 февраля 2016 г. создала филиал. За получением книги для филиала она обратилась в РУП «Издательство «Белбланкавыд» (далее – издательство) только 24 марта 2016 г. В этот же день книга была выдана.
В отношении руководителя организации должностным лицом налогового органа был составлен протокол об административном правонарушении – отсутствии книги у филиала в период с 1 февраля по 23 марта 2016 г.
В соответствии со ст. 7.2 КоАП добровольное исполнение возложенной на лицо обязанности, за неисполнение которой налагается административное взыскание, является обстоятельством, смягчающим ответственность, поэтому штраф на руководителя организации на основании ст. 7.9 КоАП был наложен в минимально возможном размере – 2 базовые величины.
Справочно: с 23 января 2016 г. книгу замечаний и предложений надо получать в РУП «Издательство «Белбланкавыд».
Пример 2. Сколько книг должен иметь Дом быта при наличии филиала и приемного пункта
Организация – Дом быта открыла новый объект бытового обслуживания, функционирующий в качестве филиала организации, и новый приемный пункт бытового обслуживания.
Должна ли организация обеспечить данные объекты книгой?
Должна.
Данная организация обязана вести книгу в порядке, установленном постановлением № 285:
– в самой организации (по юридическому адресу);
– в своих обособленных подразделениях, расположенных вне места нахождения учреждения (т.е. филиалах и представительствах);
– в местах реализации товаров, выполнения работ или оказания услуг, включенных в утвержденный постановлением № 285 перечень таких мест. Он включает в себя, в частности, объекты бытового обслуживания и приемные пункты бытового обслуживания.
В данном случае организации надо обратиться в издательство за получением двух новых книг: на вновь открытый филиал (он же объект бытового обслуживания) и на новый приемный пункт бытового обслуживания.
Пример 3. Получение книг при наличии передвижных средств развозной торговли
Кейтеринговая компания планирует реализовывать продукты питания через магазин, а также систематически организовывать развозную торговлю продуктов.
Следует ли ей вести в магазине и в передвижных средствах развозной торговли книги замечаний и предложений?
Только в магазине.
Организация обязана вести книгу в порядке, установленном постановлением № 285:
– в самой организации (по юридическому адресу);
– в ее обособленных подразделениях, расположенных вне места нахождения организации (т.е. филиалах и представительствах);
– в местах реализации товаров, выполнения работ или оказания услуг. Перечень таких мест утвержден постановлением № 285 и включает в себя торговые объекты (за исключением передвижных средств развозной и разносной торговли).
Таким образом, организация должна получить в издательстве книгу замечаний и предложений на магазин. На передвижные средства выездной торговли получать книгу не нужно/3*/.
3* Информация об особенностях заполнения книги замечаний и предложений доступна всем на портале GB.BY:
Мнение эксперта
Несмотря на то что срок получения книги на вновь открытые объекты (филиалы) в законодательстве не определен, в ситуациях, изложенных в примерах 2 и 3, с получением книги лучше не затягивать, так как ее отсутствие – это административное правонарушение, за которое должностные лица организации привлекаются к ответственности в размере от 4 до 10 базовых величин (ст. 9.24 КоАП). Принимая во внимание то, что привлечение к ответственности требует наличия в действии или бездействии лица вины, от привлечения к ответственности может спасти только крайне небольшой срок, прошедший с момента создания нового объекта (филиала) и до момента обращения в издательство за получением книги (на наш взгляд, ориентировочно в пределах 5 календарных дней).
Постановление о наложении штрафа можно обжаловать при наличии малозначительного нарушения
Возможность избежать ответственности существует, например, при признании нарушения малозначительным на основании ст. 8.2 КоАП. Является ли нарушение таковым, решают должностные лица, рассматривающие дело о нарушении, с учетом того, что малозначительным признается деяние, содержащее признаки какого-либо административного правонарушения и причинившее незначительный вред охраняемым КоАП правам и интересам.
Однако следует иметь в виду, что их мнение не является окончательным: в случае обжалования постановления о наложении штрафа решение будет приниматься вышестоящим органом или судом.
На наш взгляд, малозначительными могут быть признаны следующие нарушения:
– неведение (в т.ч. неполучение) книги, если организация в период отсутствия книги фактически не осуществляла никакой деятельности;
– отсутствие в книге отметки о направлении гражданину ответа с отказом в удовлетворении замечания и (или) предложения при условии хранения копии такого ответа и документов, подтверждающих его направление, вместе с книгой;
– нарушения при заполнении реквизита книги «Порядковый номер замечания и (или) предложения».
Это не исключает возможности признания с учетом конкретных обстоятельств малозначительными иных нарушений, связанных с ведением книги.
