Ситуация
Работник направлен в командировку с корпоративной карточкой
Работник направлен в командировку с корпоративной карточкой
При направлении работника организации в командировку ему выдана корпоративная дебетовая карточка, открытая к счету в валюте (евро).
Работник находился в командировке в г. Друскининкай с 02.10.2019 по 03.10.2019. Со счета, к которому открыта корпоративная карточка, сумма за проживание в гостинице в размере 50 евро списана 04.10.2019. Работник проживал в гостинице с 02.10.2019 по 03.10.2019. После возвращения из командировки он представил 08.10.2019 авансовый отчет с приложенным счетом из гостиницы от 02.10.2019 на сумму 50 евро.
На какую дату следует отразить в бухучете оплату счета за гостиницу, если дата счета – 02.10.2019, а фактически проживание было с 02.10.2019 по 03.10.2019?
Расходы по оплате гостиницы отражают в учете на дату 04.10.2019.
Корпоративная дебетовая карточка – это карточка, использование которой предусмотрено договором об использовании карточки, заключенным между банком-эмитентом и юридическим лицом (п. 2 Инструкции № 34 [1]).
Денежные средства организации в иностранной валюте на текущем (расчетном) счете, к которому оформлена корпоративная дебетовая карточка, учитывают в бухучете на счете 52 «Валютные счета» (п. 41 Инструкции № 50 [2]). Перевод денежных средств с валютного счета организации на отдельный валютный счет, к которому оформлена корпоративная дебетовая карточка, отражают записью:
Д-т 52 (отдельный субсчет) – К-т 52
При переводе денежных средств на корпоративную карточку передача командированному работнику |*| денежных средств под отчет в бухучете не отражается, так как фактически денежные средства до их списания с карточки остаются на счете организации. В бухучете денежные средства, находящиеся на счете, к которому открыта корпоративная карточка, не отражаются по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в момент выдачи корпоративной карточки. Они считаются полученными работником под отчет по мере списания их со счета.
* Расчет среднего заработка, сохраняемого за время нахождения в командировке
Операции при использовании карточки отражаются банком-эмитентом по счету клиента не позднее второго банковского дня, следующего за днем получения банком-эмитентом информации, необходимой в соответствии с локальными нормативными правовыми актами банка для отражения операций по счету клиента (п. 38 Инструкции № 34).
Поскольку до момента фактического списания денежные средства числятся на счете организации, выданный работнику аванс отражают не на дату оплаты расходов, подтвержденной счетом из гостиницы, а на дату фактического списания денежных средств со счета, к которому выдана корпоративная дебетовая карточка, в соответствии с выпиской по этому счету.
Таким образом, до 04.10.2019 (дата списания расходов по оплате гостиницы) в бухучете сумму в размере 50 евро не отражают.
04.10.2019 сумму 50 евро, пересчитанную в белорусские рубли, как расходы по найму жилья отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 52 (отдельный субсчет) на основании выписки банка (выписки к счету, к которому открыта корпоративная карта) (часть вторая п. 56 Инструкции № 50).
В бухучете задолженность работника, выраженная в иностранной валюте, формируется в белорусских рублях по официальному курсу на дату списания денежных средств со счета и пересчету на дату авансового отчета не подлежит (п. 1 ст. 12 Закона № 57-З [3], п. 80 Инструкции № 117 [4]).
Иными словами, начиная с 04.10.2019 за работником числится дебиторская задолженность в размере 50 евро, т.е. по этой израсходованной сумме работник должен отчитаться. Основанием для отражения в бухгалтерском учете командировочных расходов |*| является авансовый отчет работника (абз. 13, 24 ст. 1, п. 4 ст. 3, пп. 1, 2, 4 и 5 ст. 10 Закона № 57-З). Расходы по оплате гостиницы в размере 50 евро в белорусских рублях будут отражены по дебету счетов 26 «Обще-хозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию» и других счетов и кредиту счета 71.
Поскольку расходы, связанные с командировкой работников за границу, подтвержденные авансовым отчетом, выражены в иностранной валюте, следует обратиться к порядку учета таких расходов, определенному НСБУ № 69 [5].
Так, командировочные расходы в бухгалтерском учете отражают в пределах выданного аванса по официальному курсу белорусского рубля по отношению к соответствующей иностранной валюте, устанавливаемому Нацбанком, на дату выдачи (перечисления) аванса (часть первая п. 3 НСБУ № 69).
В нашем случае расходы по командировке списаны со счета организации 04.10.2019, т.е. с этой даты за работником, которому выдана корпоративная карточка, возникла дебиторская задолженность. Таким образом, дата представления авансового отчета будет датой отражения суммы 50 евро в бухучете по курсу Нацбанка на 04.10.2019.
Курсовые разницы в этом случае не возникают.
