Нормативная база по служебной командировке
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 ТК [1]).
Согласно данному определению поездка признается командировкой:
1) если есть письменное распоряжение руководителя организации (приказ);
2) установлен определенный срок в зависимости от цели, поставленной задачи, объема и сложности выполнения задания;
3) поручение выполнимо за пределами постоянного места работы.
Поездка не будет считаться командировкой, если постоянная работа работников во время служебной поездки протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. В данном случае по решению нанимателя работникам устанавливаются компенсации за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие) (ст. 99 ТК).
Порядок, условия и размеры выплат компенсаций наниматель определяет в соответствии с постановлением № 70 [2].
Основной документ, который составляют для отправки работника в командировку, – это соответствующий приказ (п. 2 Инструкции № 35 [3], п. 2 Инструкции № 115 [4]).
Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяет наниматель. Срок командировки начинается в день выезда к месту назначения и заканчивается датой возвращения работника к месту постоянной работы. Эти даты должны совпадать с датами, оговоренными в приказе.
В случае осуществления служебной командировки в пределах Республики Беларусь работник может выехать к месту назначения ранее либо возвратиться позднее установленного в приказе срока с целью проведения в месте служебной командировки до начала или после ее окончания государственных праздников, праздничных и выходных дней (п. 6 Инструкции № 35).
ТК закрепляет право работника получить от организации возмещение всех расходов, связанных с командировкой
Командированному работнику гарантируется сохранение заработной платы, но не ниже среднего заработка, за все время исполнения задания вне постоянного места работы, включая дни, когда работник находился в пути или вынужденной (не по его вине) задержке в дороге, при необходимости продления срока для выполнения полученного задания.
За работником сохраняются его постоянное место работы и должность.
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) за проживание вне места жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ст. 95 ТК).
Когда требуется оформить командировку за счет принимающей стороны?
Если принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с прибытием и проживанием командированного работника, то в договоре между организациями указывают, что данные затраты берет на себя предприятие, в которое направлен работник. Это необходимо сделать, чтобы в направляющей и принимающей организации в дальнейшем велся правильный учет расходов |*|.
Оформление командировки за счет принимающей стороны
Для оформления командировки за счет принимающий стороны в первую очередь нужны такие документы, как договор между организациями (приглашение) и приказ о направлении в служебную командировку.
Согласие принимающей стороны взять на себя расходы, связанные с приездом работника другой организации, прописывается в договоре (приглашении). В договоре (приглашении) подробно и конкретно указывается, какой транспорт оплачивается, где размещаются прибывшие работники. Это могут быть следующие формулировки:
«Затраты на проезд к месту выполнения и обратно представителей исполнителя включают оплату железнодорожных билетов в обе стороны до места выполнения, оплату проезда до вокзала с целью приезда и отъезда»;
«Затраты представителей исполнителя на проживание на месте выполнения условий договора включают оплату проживания в гостинице «Спутник» в стандартном одноместном номере».
Расчет суточных выплат
Суточные по командировке за счет принимающей стороны рассчитывает направляющая организация.
Обратите внимание!
В Инструкции № 35 (подп. 4.2 п. 4) предусмотрены нормы возможного предоставления жилого помещения за счет принимающей стороны.
Если командированному работнику принимающая либо направляющая сторона оплачивает питание, суточные выплачиваются в размере 50 % от установленной нормы (подп. 4.3 п. 4 Инструкции № 35).
При направлении в командировку за границу, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, за исключением времени нахождения в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в установленном порядке.
Если принимающая сторона предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (службы, обучения и стажировки), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, то направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 %, а при выплате иностранной валюты на личные расходы – 15 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.
Если принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированных работников питанием и транспортом, но не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.
В случаях, если работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием – в размере 70 %, двухразовым – в размере 30 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (п. 25 Инструкции № 115).
Расчет суточных
Для расчета суточных необходимо выполнить следующее:
– определить количество дней, проведенных в командировке;
– применить установленные законодательством или ЛНПА нормы оплаты суточных.
По возвращении из командировки работник составляет авансовый отчет. К авансовому отчету командируемый должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы. Список сдаваемых документов работник должен перечислить на оборотной стороне авансового отчета |*|.
* Как учесть расходы по командировке в бухучете за счет принимающей стороны
Перечень подтверждающих документов, прилагаемых к отчету об израсходованных суммах иностранной валюты, определен п. 28 Инструкции № 185 [5].
Пример
Определение суточных за время командировки
Организация отправляет работника в командировку в Бельгию в г. Брюссель на 5 дней для участия в переговорах с деловыми партнерами. Принимающая сторона в приглашении указала, что она оплачивает перелет в обе стороны, проживание и 3-разовое питание за все дни командировки.
В данном случае работнику необходимо возместить суточные за 5 суток командировки – 75 евро (5 сут. × (50 евро × 30 %)).
Бухгалтер анализирует авансовый отчет в срок, определенный правилами документооборота организации, после чего отчет утверждает руководитель организации.
