Из письма в редакцию:
«Организация направила работника в командировку в Германию. Принимающая сторона предоставила работнику sim-карту на время командировки для общения в случае необходимости. По возвращении из командировки работник представил подтверждающие документы, в т.ч. кассовый чек на оплату наличными в сумме 20 евро услуг мобильной связи за границей (аванс на услуги мобильной связи не выдавался). Расшифровку оплаченных сумм и детализацию разговоров он не представил. Авансовый отчет составлен в белорусских рублях по курсу Нацбанка на дату составления. Возникли вопросы:
1) следует ли возмещать работнику указанные расходы?
2) как учесть эти расходы в случае их возмещения при исчислении налога на прибыль и подоходного налога?
3) как отражают в бухучете операции по возмещению сотруднику понесенных расходов?
Алина Николаевна, бухгалтер»
Наниматель вправе возместить произведенные работником расходы
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику расходы:
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) за проживание вне места жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (часть вторая ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Перечень иных расходов, связанных с командировкой и произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя, является закрытым, и услуги мобильной связи в нем не поименованы (п. 30 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
Поскольку возмещение услуг мобильной связи не предусмотрено Инструкцией № 115, наниматель не обязан их оплачивать. Однако он может:
– возместить расходы с его разрешения или ведома (часть вторая ст. 95 ТК);
– установить дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде. Предусмотренные в коллективном договоре, соглашении размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций (часть третья ст. 7, часть четвертая ст. 95 ТК).
Следовательно, если эти расходы совершены с разрешения или ведома нанимателя, он вправе возместить их работнику. В таком случае советую, чтобы работник в докладной записке изложил, кому он звонил и по каким вопросам.
Поскольку sim-карта выдана работнику принимающей стороной и она не учитывается на балансе организации, а также отсутствуют расшифровки оплаченных сумм и детализация разговоров, которые могли бы подтвердить производственную необходимость разговоров, возмещение расходов по оплате услуг мобильной связи:
– не учитывают при налогообложении прибыли, поскольку отсутствует достоверная связь таких расходов с производством (п. 1 ст. 130 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК);
– является доходом работника, подлежащим обложению подоходным налогом.
Справочно: объектом обложения подоходным налогом с физических лиц признают доходы, полученные плательщиками от источников в Республике Беларусь и за ее пределами (подп. 1.1 п. 1 ст. 153 НК).
При определении налоговой базы подоходного налога учитывают все доходы плательщика, полученные им в денежной и натуральной форме (п. 1 ст. 156 НК).
При оплате нанимателем работнику расходов на служебные командировки, в т.ч. за границу, освобождают от подоходного налога иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы на командировки, оплачиваемые (возмещаемые) в соответствии с законо-дательством (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).
Поскольку возмещение расходов на мобильную связь не предусмотрено Инструкцией № 115, их не освобождают от подоходного налога в соответствии с подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК.
Однако можно воспользоваться другой нормой НК: от налогообложения освобождают доходы, не являющиеся вознаграждениями за выполнение трудовых или иных обязанностей (в нашем случае отсутствует документальное подтверждение – распечатки, что работник осуществлял звонки по рабочим вопросам), в т.ч. в виде материальной помощи.
Размер льготы не должен превышать 1 678 руб. в течение налогового периода (подп. 1.19 п. 1 ст. 163 НК).
В общем порядке датой получения дохода считается день выплаты дохода, так как аванс на услуги мобильной связи не выдавался (подп. 1.1 п. 1 ст. 172 НК).
Организация обязана перечислить в бюджет исчисленную и удержанную сумму подоходного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода (п. 9 ст. 175 НК).
Бухгалтерский учет
Возмещаемые нанимателем работнику расходы на мобильную связь в бухучете отражают на счете 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» (п. 13 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102, п. 70 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50).
В бухучете на дату составления авансового отчета в белорусских рублях делают записи (условный курс евро – 2,005 руб.):
Д-т 90-10 – К-т 71 – 40,1 руб. (20 евро × 2,005 руб.)
– отражены расходы на оплату услуг мобильной связи, возмещаемые работнику (неучитываемые при налогообложении);
Д-т 70 – К-т 68 – 5,21 руб. (40,1 × 13 %)
– отражен удержанный из доходов подоходный налог.
Не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату возмещения в бухучете делают записи:
Д-т 71 – К-т 51, 50 – 40,1 руб.
– отражена выплата возмещения за услуги мобильной связи;
Д-т 68 – К-т 51 – 5,21 руб.
– отражено перечисление удержанного подоходного налога.
В заключение я посоветовала бы Вашим работникам не мудрить с такими способами связи, а приобретать местные sim-карты, оформляя их на собственные имена, или пользоваться:
– роумингом белорусских мобильных операторов;
– сервисом Viber.
Тогда эти расходы при надлежащем оформлении приложенных документов можно отнести на затраты, учитываемые при налогообложении |*|, и избежать излишних вопросов проверяющих о том, кто же звонил с помощью данной sim-карты – ваш работник или другой человек.
Надеюсь, я помогла Вам.
* Информация о затратах, учитываемых при налогообложении
Искренне Ваша, Ольга Павловна
