При представлении формы ПУ-3 работодателю необходимо сверить итоговые суммы по всем формам ПУ-3 за отчетный год с данными отчета 4-фонд "Отчет о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь".
Справочно: форма отчета 4-фонд утверждена постановлением Белстата от 05.03.2013 № 17.
В случае расхождений одновременно с подачей формы ПУ-3 следует заполнить пояснительную записку к сопроводительному листу к входящим документам персонифицированного учета, содержащим форму ПУ-3 "Индивидуальные сведения", утвержденную постановлением правления ФСЗН от 29.06.2009 № 10 (с изменениями и дополнениями, далее – постановление № 10). Заверенную пояснительную записку на бумажном носителе представляют в районный отдел ФСЗН.
Постановлением № 10 утверждены также требования к заполнению пояснительной записки к пачкам документов персонифицированного учета, содержащим формы ПУ-3 "Индивидуальные сведения".
Рассмотрим порядок заполнения пояснительной записки с учетом требований постановления № 10 на практических ситуациях (см. форму).
1. В стр. 1 отражаются данные из отчета формы 4-фонд (Минтруда и соцзащиты) "Отчет о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь":
– в гр. 2 – сумма по стр. 004 отчета 4-фонд;
– в гр. 3 – сумма по стр. 201 гр. 3 отчета 4-фонд плюс сумма по стр. 203 гр. 3 отчета 4-фонд минус сумма по стр. 204 отчета 4-фонд и плюс сумма по стр. 222 гр. 3 отчета 4-фонд;
– в гр. 4 – сумма по стр. 008 отчета 4-фонд.
2. В стр. 2 указывают только те годы, которые были скорректированы в отчете 4-фонд отчетного года.
За годы 2003 – (n – 1) в гр. 2–4 показывают суммы, которые были скорректированы в отчете 4-фонд отчетного года (n – отчетный год).
Важно! В пояснительной записке не отражают доначисленные (излишне начисленные) платежи по актам проверок за период 2003 – (n – 1).
Ситуация 1
Начисленную работнику выплату в 2011 г. в размере 590 000 руб. и страховые взносы 206 500 руб. организация своевременно не отразила в отчете 4-фонд за 2011 г., но включила в отчет 4-фонд за 2012 г.
Поскольку в форме ПУ-3 за 2012 г. данные суммы не отражают, их следует указать в стр. 2 пояснительной записки за 2012 г.
За отчетный год в гр. 2–4 указывают суммы не принятых к зачету и (или) недоначисленных пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам по акту проверки (при условии, что они не отражены в отчете 4-фонд за отчетный год по стр. 201, 203, 222 гр. 3), а также суммы доначисленных и (или) излишне начисленных обязательных страховых взносов.
3. В стр. 3 указывают суммы, отраженные в отчете 4-фонд отчетного года, в счет будущих периодов: суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам, а также суммы отпускных, начисленных в отчетном году, которые должны быть отражены в формах ПУ-3 за (n + 1) год.
Ситуация 2
Работник оформил трудовой отпуск с 17 декабря 2012 г. по 11 января 2013 г. В отчете 4-фонд за 2012 г. включена вся сумма начисленных отпускных, в т.ч. 1 300 000 руб., которые приходятся на январь 2013 г.
Следовательно, за январь 2013 г. суммы начисленных выплат (1 300 000 руб.) и начисленных взносов (455 000 руб.) указывают в стр. 3 пояснительной записки, так как они не отражаются в форме ПУ-3 за 2012 г.
4. В стр. 5 указывают суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам, начисленные после даты увольнения, по бывшим работникам организации.
Ситуация 3
Работник, уволенный из организации 20 мая 2012 г., с 14 по 26 мая 2012 г. был временно нетрудоспособен в связи с заболеванием. Сумма пособия по временной нетрудоспособности за период после увольнения составила 480 000 руб.
Так как с 2010 г. в форме ПУ-3 суммы пособий по временной нетрудоспособности, начисленные за период после увольнения, не отражаются, данные суммы указываются в стр. 5 пояснительной записки за 2012 г.
5. В стр. 6 показывают переходящие суммы с предшествующего отчетного периода: суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам, атакже суммы отпускных, отраженных в отчете 4-фонд за (n – 1) год, которые должны быть указаны в формах ПУ-3 за отчетный год.
Ситуация 4
Работник оформил трудовой отпуск с 20 декабря 2011 г. по 14 января 2012 г. В отчет 4-фонд за 2011 г. была включена вся сумма начисленных отпускных, в т.ч. 1 250 000 руб., которые приходились на январь 2012 г.
Сумму начисленных выплат (1 250 000 руб.) и начисленных взносов (437 500 руб.) за январь 2012 г. необходимо отразить в стр. 6 пояснительной записки для включения в форму ПУ-3 за 2012 г.
6. В стр. 7 указывают суммы доначисленных или излишне начисленных выплат и (или) пособий, которые не вошли в отчет 4-фонд за отчетный год и будут скорректированы в отчете 4-фонд за I квартал (n + 1) года.
Ситуация 5
Начисленные выплаты работнику в июле 2012 г. составили 16 021 500 руб. В отчет 4-фонд включена вся сумма начисленных выплат и страховых взносов, т.е. без учета ограничения 4-кратной величиной среднемесячной заработной платы работников за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются страховые взносы. Средняя заработная плата работников в республике в июне 2012 г. составила 3 752 118 руб. Сумма для исчисления страховых взносов с учетом 4-кратной величины – 15 008 472 руб. (3 752 118 × 4).
Таким образом, сумма, с которой излишне начислены страховые взносы, составляет 1 013 028 руб. (16 021 500 – 15 008 472). Она подлежит корректировке в отчете 4-фонд за 2013 г. Так как данные суммы не включаются в форму ПУ-3 за 2012 г., они отражаются по стр. 7 пояснительной записки.
7. В стр. 8 указывают суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) беременности и родам, а также суммы отпускных, приходящиеся на период после даты переподчинения, реорганизации организации и смены собственника имущества организации.
8. В стр. 9 отражают суммы, указанные по стр. 1, минус суммы, указанные по стр. 2, минус суммы по стр. 3, 4, 5 плюс суммы, указанные по стр. 6, 7, 8.
Суммы, указанные в стр. 9 по гр. 2, 3 и 4, должны соответствовать суммам, занесенным на индивидуальные лицевые счета за отчетный период.
Внимание! Если организация представила пояснительную записку к документам персо-нифицированного учета, содержащим форму ПУ-3, за предыдущий период, то пояснительная записка за отчетный год заполняется с учетом предыдущей. То есть если в пояснительной записке предыдущего периода были отражены суммы в стр. 3 и 7, то в пояснительной записке за отчетный год данные суммы отражают в стр. 6 и 2 соответственно.
