В порядке возмещения командировочных расходов произошли значительные изменения, особенно при возмещении расходов по найму жилого помещения. Что изменилось?
1. Расходы по найму жилого помещения при командировании возмещаются в размерах, установленных в приложениях 1 и 2 к Положению № 176, без представления подтверждающих документов (пп. 15 и 16 Положения № 176).
Пример 1
Командировка в пределах Беларуси
Сотрудник организации направлен в командировку в Гомель на 4 дня с 31.03.2019 по 03.04.2019.
Если командированный работник прибыл в Гомель 31.03.2019, а убыл 03.04.2019, то расходы на проживание возмещаются в размере 200 руб. (4 × 50) без представления подтверждающих документов.
Пример 2
Командировка в Москву
Сотрудник организации направлен в командировку в Москву на 4 дня с 31.03.2019 по 03.04.2019.
Если командированный работник прибыл в Москву 31.03.2019, а убыл 03.04.2019, то расходы на проживание возмещаются в размере 560 долл. США (4 × 140) без представления подтверждающих документов.
2. Если фактические расходы на проживание, понесенные работником, превышают установленный размер, то:
– при командировании в пределах Республики Беларусь |*| данные расходы возмещаются на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости одноместного номера в гостинице проживания (п. 15 Положения № 176).
* О том, какие размеры возмещения расходов при командировках в пределах Беларуси установлены
Важно! Сравнение проводите именно со стоимостью одноместного номера в гостинице проживания, а не в других объектах размещения.
Пример 3
Командировка в Гомель
Сотрудник организации направлен в командировку в Гомель на 4 дня с 31.03.2019 по 03.04.2019. Он прибыл в Гомель 31.03.2019, а убыл 03.04.2019. Возмещение расходов на проживание исходя из установленного размера составляет 200 руб. (4 × 50) (п. 15 Положения № 176).
Сотрудник представил подтверждающий документ об оплате проживания за 3 суток по 120 руб. на сумму 360 руб., при этом стоимость одноместного номера в этой гостинице составляет 100 руб. в сутки. Таким образом, командированному сотруднику можно возместить 300 руб. (100 × 3);
– при командировании за границу сумма превышения фактического расхода над установленным размером не возмещается (п. 16 Положения № 176).
Пример 4
Командировка в Россию
Сотрудник организации направлен в командировку в Москву на 4 дня с 31.03.2019 по 03.04.2019. Он прибыл в Москву 31.03.2019, а убыл 03.04.2019.
Сотрудник представил подтверждающий документ об оплате проживания за 3 ночи по 200 долл. США на сумму 600 долл. США. Расходы на проживание возмещаются в размере 560 долл. США (см. пример 2).
3. При оплате или фактическом предоставлении направляющей стороной жилого помещения расходы по найму жилого помещения не возмещаются (п. 17 Положения № 176).
Таким образом, никакие выплаты работнику в возмещение расходов на проживание не производятся, если:
– организацией заключен договор аренды (найма) жилого помещения в месте командирования и это жилье предоставляется работнику на период командировки;
– сотруднику выдана корпоративная карточка для расчетов в командировке, т.е. проживание оплачивается со счета организации.
4. При направлении сотрудника для участия в международном мероприятии |*| расходы по найму жилого помещения оплачиваются в фактическом размере (пп. 18 и 19 Положения № 176).
Пример 5
Командировка для участия в международной конференции
Организация заключила договор на участие сотрудника в международной конференции. Регистрационный взнос включает оплату проживания и питания работника за все время конференции. Расходы по найму жилого помещения превышают размеры, установленные в приложении 2 к Положению № 176. Наниматель оплачивает такие расходы путем безналичного перечисления.
Пример 6
Командированный сам оплачивает участие в международной конференции
Организация заключила договор на участие сотрудника в международной конференции. Регистрационный взнос не включает оплату проживания работника. Однако по условиям проведения конференции участник должен проживать во время ее проведения в определенном жилом помещении, которое сам и оплачивает. Расходы по найму жилого помещения не ограничиваются размерами, установленными приложением 2 к Положению № 176.
Командировочные расходы и налоговый учет
В отношении включения расходов на командировки в затраты для налога на прибыль необходимо руководствоваться подп. 1.1 п. 1 ст. 171 НК [2].
В нем установлено, что командировочные расходы (расходы на служебные командировки) относятся к нормируемым затратам, которые могут быть учтены при налогообложении в пределах норм, установленных законодательством.
Это означает, что, если выплаты по командировке |*| не превышают размеров, установленных Положением № 176, они в полном объеме могут уменьшать налогооблагаемую прибыль в целях исчисления налога на прибыль.
* Как правильно следовало оформить и оплатить служебную командировку до 23.03.2019
Справочно: по информации сайта Минтруда и соцзащиты, Положение № 176 распространяет свое действие на отношения, возникшие с 23 марта 2019 г., т.е. на работников, направленных в служебные командировки с этой даты. А командировочные расходы работникам, направленным в командировки до 23 марта 2019 г., необходимо возмещать согласно ранее действовавшим нормам и пересчитывать не следует.
