Работнику на расходы, связанные со служебной командировкой за границу, выдана наличная иностранная валюта. Но он оплатил трансфер из (в) аэропорта до (из) гостиницы личной дебетовой карточкой.

Можно ли работнику к отчету об израсходованных суммах приложить выписку по счету клиента, к которому выдана личная дебетовая карточка?

Инструкция № 185 не содержит ограничений по использованию командированным работником личной дебетовой карточки для оплаты расходов, связанных со служебной командировкой.

Поэтому работник, получивший наличную иностранную валюту под отчет, вправе к отчету об израсходованных суммах в качестве документа, подтверждающего расходы, связанные со служебной командировкой за границу, приложить выписку по счету клиента, к которому выдана личная дебетовая карточка, в случае если указанная выписка подтверждена банком.

Важно! С 23 марта 2019 г. вступило в силу новое Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176, которым отменена необходимость представления документов, подтверждающих расходы на проживание в месте командирования. Они требуются только в случаях, если работник не уложился в максимальные установленные законодательством для каждой страны или города суммы.

От редакции:

Размеры возмещения расходов по найму жилого помещения (в сутки) определены:

– до 23 марта 2019 г. – постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7;

– с 23 марта 2019 г. – постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176.

Организация выдала работнику аванс на расходы, связанные со служебными командировками за границу, в белорусских рублях с зачислением на личную карточку работника. Во время командировки работник оплатил трансфер из (в) аэропорта до (из) гостиницы с использованием другой личной карточки, валютой карт-счета которой являются доллары США.

При этом документ, прилагаемый работником к авансовому отчету, подтверждающий оплату трансфера, составлен в евро. Документы, подтверждающие покупку работником евро, не представлены.

В какой валюте должен составляться авансовый отчет в описанной ситуации: в валюте приложенных к авансовому отчету документов – евро или в валюте карт-счета – долларах США? Какой курс должен применяться при пересчете расходов на трансфер, произведенных в евро, в валюту выданного аванса, т.е. в белорусские рубли?

Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляется в валюте произведенных операций.

Суммы расходов, произведенных в служебной командировке за границу, пересчитываются в валюту выданного аванса либо в валюту счета клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, за исключением сумм расходов по проживанию вне места жительства (далее – суточные) (п. 30 Инструкции № 185).

Применительно к указанной ситуации расходы по оплате трансфера в отчете об израсходованных суммах указываются в евро, суточные – в валюте счета клиента, к которому выдана личная дебетовая карточка (т.е. в белорусских рублях), на дату перечисления аванса на личную дебетовую карточку.

Так как на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты отсутствуют документы, подтверждающие покупку работником соответствующей суммы иностранной валюты (евро), а также обменный курс банка-эмитента, установленный для проведения операций при использовании банковских платежных карточек, и обменный курс, установленный платежной системой, то исходя из требований п. 34 Инструкции № 185 для пересчета расходов на трансфер используется официальный курс белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленный Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.

Работник направлен 11 марта 2019 г. на 3 дня в служебную командировку с выдачей аванса путем перечисления на личную дебетовую карточку в белорусских рублях только на суточные. Проезд организацией оплачен в безналичном порядке. Аванс на расходы по найму жилого помещения не выдавался.

Работник оплатил гостиницу с использованием личной дебетовой карточки, открытой в белорусских рублях, и представил подтверждающий документ на сумму 100 евро.

1. В какой валюте указывать в отчете об израсходованных суммах расходы по найму жилого помещения: в евро или белорусских рублях?

Так как отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляется в валюте произведенных операций (п. 30 Инструкции № 185), то расходы по проживанию в гостинице в отчете об израсходованных суммах указываются в евро.

Суммы расходов, произведенных в служебной командировке за границу, за исключением суточных, пересчитываются в валюту выданного аванса либо в валюту счета клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, с использованием обменного курса банка, в котором работником была приобретена наличная иностранная валюта, либо с учетом обменного курса банка-эмитента, установленного для проведения операций при использовании карточек, и (или) обменного курса, установленного платежной системой, либо по официальному курсу белорусского рубля к иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.

2. Как произвести окончательный расчет с работником по найму жилого помещения?

Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником может осуществляться в иностранной валюте либо белорусских рублях. При этом выбор валюты определяется нанимателем самостоятельно.

Главный бухгалтер организации является держателем корпоративной карточки.

Может ли он снять через банкомат наличные белорусские рубли посредством данной карты и выдать их на командировочные расходы другим работникам организации, направленным в командировку по Республике Беларусь?

Может.

Главный бухгалтер вправе снять в банкомате наличные белорусские рубли с использованием корпоративной дебетовой карточки на командировочные расходы.
Обоснуем наш ответ, используя нормы Инструкции о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 18.01.2013 № 34 (далее – Инструкция № 34), и Инструкции № 107.

Корпоративные дебетовые карточки используются резидентами для получения наличных денежных средств или проведения безналичных расчетов на территории Республики Беларусь и за ее пределами в порядке, определенном законодательством и договором об использовании карточки (пп. 2 и 25 Инструкции № 34).

Наличные денежные средства могут быть получены юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными предпринимателями, открывшими текущие (расчетные) банковские счета, в т.ч. счета, доступ к которым обеспечивается корпоративной карточкой, в обслуживающих банках на цели, установленные законодательством (п. 6 Инструкции № 107).

С учетом вышеизложенного организация самостоятельно определяет целевое расходование полученных при использовании корпоративной карточки наличных денежных средств, которое должно осуществляться с учетом требований законодательства и условий договора.

Таким образом, главный бухгалтер организации может снять в банкомате наличные белорусские рубли с использованием корпоративной дебетовой карточки на командировочные расходы. При этом указанная сумма должна быть оприходована в кассу организации в соответствии с требованиями п. 56 Инструкции № 107. В приходном кассовом ордере необходимо указать, что наличные белорусские рубли получены для оплаты командировочных расходов.

Выдача наличных белорусских рублей из кассы организации работникам на командировочные расходы производится по расходным кассовым ордерам или по платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных белорусских рублей без составления расходного кассового ордера на каждого получателя (п. 27 Инструкции № 107).

Командированный работник вернулся из командировки и согласно составленному им авансовому отчету должен вернуть в кассу 100 долл. США. Этот же работник в связи с производственной необходимостью направляется в следующую командировку, и ему полагается аванс (в евро) в сумме большей, чем задолженность по предыдущей командировке.

Можно ли зачесть сумму задолженности в счет будущего аванса по командировке?

Нет, нельзя.

Организация не может зачесть сумму задолженности в счет будущего аванса по командировке, так как Инструкция № 185 не предусматривает такой порядок.

По общему правилу работник обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия:

1) представить в бухгалтерскую службу организации (подразделения) отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы;

2) возвратить неизрасходованную иностранную валюту либо белорусские рубли, за исключением случаев, установленных в п. 1 части второй ст. 107 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) (п. 28 Инструкции № 185).

При этом согласно п. 38 Инструкции № 185 выдача наличной иностранной валюты на расходы, связанные со служебными командировками работников за границу, может производиться за счет возврата ранее полученных со счета в иностранной валюте организации и выданных на эту цель средств, хранящихся в кассе организации (подразделения) в пределах установленного лимита остатка кассы.

Справочно: удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю могут производиться по распоряжению нанимателя:

– для возвращения аванса, выданного в счет заработной платы;

– для возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок;

– для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или перевод в другую местность, на хозяйственные нужды, если работник не оспаривает основания и размер удержания.

В этих случаях наниматель вправе сделать распоряжение об удержании не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности, или со дня неправильно исчисленной выплаты (п. 1 ст. 107 ТК).

Работник ездил в командировку за границу с корпоративной карточкой (доллары США). Согласно выписке по корпоративной карте работник в течение командировки периодически снимал наличную иностранную валюту (евро) на оплату суточных.

В каком порядке в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты должны быть указаны суточные в этом случае?

При совершении работником операций в служебной командировке с использованием корпоративной дебетовой карточки в отчете об израсходованных суммах суточные указываются с учетом обменного курса банка-эмитента, установленного для проведения операций при использовании банковских платежных карточек и (или) обменного курса, установленного платежной системой, по каждой проведенной в счет суточных расходов операции, либо с учетом официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах (часть третья п. 30 Инструкции № 185).