Книгу замечаний и предложений обязаны вести…
…организации, их обособленные подразделения, расположенные вне места нахождения организации |*|, индивидуальные предприниматели (далее – организации).
* Порядок ведения книги замечаний и предложений в пунктах комбинатов бытового обслуживания доступен для подписчиков электронного "ГБ"
Кроме того, эти книги |*| должны быть в местах реализации организациями товаров, выполнения работ, оказания услуг.
* Порядок получения книги в налоговом органе и особенности ее ведения доступны для подписчиков электронного "ГБ"
Основными документами, регулирующими порядок ведения книги замечаний и предложений, являются:
– Закон Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З "Об обращениях граждан и юридических лиц" (далее – Закон).
Книга предназначена для внесения в нее записей о деятельности организации, качестве производимых (реализуемых) ею товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг. Однако надо учитывать, что характер деятельности в Законе не определен. Иными словами, это может быть деятельность и вспомогательного, непроизводственного характера (например, гражданину может мешать шум, производимый в магазине, кафе, офисе, расположенном на 1-м этаже жилого дома). Поэтому факт неосуществления производственной (торговой), иной подобной деятельности не исключает обязанности организации вести книгу;
– постановление Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 "О некоторых вопросах организации работы с книгой замечаний и предложений и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь" (далее – постановление № 285).
Данным постановлением утверждены:
Перечень мест реализации организациями, индивидуальными предпринимателями товаров, выполнения работ, оказания услуг, в которых ведется книга замечаний и предложений (далее – Перечень);
Положение о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений (далее – Положение);
– постановление МНС Республики Беларусь от 26.04.2013 № 14 "О некоторых вопросах осуществления налоговыми органами административных процедур, установлении форм некоторых документов и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и отдельных структурных элементов постановлений Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь";
– постановление Минфина Республики Беларусь от 29.03.2005 № 37 "Об установлении размера платы за книгу замечаний и предложений".
Контроль за соблюдением проверяемыми субъектами законодательства о книге замечаний и предложений осуществляют налоговые органы, органы КГК и др., которые при выявлении нарушений, составлении акта проверки или протокола об административных правонарушениях должны внести в книгу соответствующие записи.
Изъятие книги указанными органами не допускается, если иное не установлено законодательными актами.
Важно! Организация должна предъявить книгу по первому требованию гражданина (далее – заявитель). Она не вправе требовать от заявителя предъявления документов, удостоверяющих личность, или объяснения причин, вызвавших необходимость внесения замечания и (или) предложения.
Отказ организации в предоставлении книги замечаний и предложений заявитель может обжаловать:
– в вышестоящей организации;
– в суде (после обжалования в вышестоящую организацию или при отсутствии таковой).
Есть еще одно действенное средство – это вызвать милицию. Она входит в перечень госорганов, имеющих право применять административный штраф за данное нарушение (п. 1 ст. 3.6 Процессуальноисполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).
Что проверяют
Книги замечаний и предложений проверяются, как правило, в период проверки, проводимой контролирующими (надзорными) органами в организации.
Так, контролируются:
1) порядок и сроки получения книги замечаний и предложений.
Книга выдается должностными лицами налогового органа, осуществляющими учет плательщиков (иных обязанных лиц) и (или) контроль за ними. При выдаче книги должностное лицо налогового органа должно:
– зарегистрировать книгу и указать ее регистрационный номер, дату выдачи, фамилию, имя, отчество (если таковое имеется) и наименование должности (при наличии) лица, получающего книгу.
Регистрационный номер книги выполняется полиграфическим способом и имеет буквенно-цифровой код;
– удостоверить факт выдачи (получения) книги своей подписью и подписью должностного лица лица, получающего книгу;
– заполнить реквизиты титульной страницы книги и проставить оттиск печати налогового органа.
Справочно: при получении нескольких экземпляров книги, предназначенных для обеспечения обособленных подразделений, расположенных вне места нахождения организации и мест реализации организациями товаров, выполнения работ, оказания услуг, каждый экземпляр книги оформляется должностным лицом налогового органа с соблюдением требований, указанных выше, и осуществлением записи о конкретном месте нахождения книги.
В законодательстве не определен срок для получения книги вновь созданными организациями, а также на вновь созданные обособленные подразделения, места реализации ими товаров, выполнения работ или оказания услуг. Однако, принимая во внимание установленную за отсутствие книги административную ответственность должностных лиц юридических лиц, затягивать с получением книги не стоит.
Пример 1. Административный штраф за отсутствие книги
Организация зарегистрирована 4 февраля 2015 г. В течение февраля организация не вела никакой предпринимательской деятельности. Работали только директор и главный бухгалтер, которые занимались оформлением документов для получения лицензий и иных разрешительных документов, и строители, ремонтирующие офис. За получением книги организация не обращалась.
В организации 5 марта 2015 г. по поступившему в орган Комитета госконтроля сигналу о нарушении законодательства об отходах начата внеплановая проверка. Нарушение не подтвердилось, однако в ходе проверки выявлен факт отсутствия книги замечаний и предложений. В отношении руководителя организации составлен протокол об административном правонарушении. Впоследствии органом КГК на руководителя организации был наложен штраф по ст. 9.24 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП) |*|;
* Особенности применения административных штрафов, в т.ч. за нарушение законодательства о книге замечаний и предложений, доступны для подписчиков электронного "ГБ"
2) фактическое наличие книги в организации, ее структурном подразделении, местах реализации товаров (работ, услуг);
3) порядок ведения книги в части:
– заполнения реквизитов книги "Порядковый номер замечания и (или) предложения", "Резолюция руководителя государственного органа, иной организации, ее обособленного подразделения с поручением конкретным должностным лицам рассмотреть замечание и (или) предложение", "Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения", "Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)", "Наименование должности, фамилия, инициалы лица, ответственного за ведение книги замечаний и предложений".
Эти реквизиты заполняет руководитель организации или уполномоченное им лицо, ответственное за ведение книги;
– соблюдения нумерации замечаний и (или) предложений.
Они должны нумероваться порядковыми номерами с начала календарного года;
– соблюдения срока внесения сведений о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений и наличие отметки о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа), в т.ч. уведомлении о продлении срока рассмотрения изложенных в книге замечаний и предложений.
Такие сведения вносятся в книгу не позднее последнего дня срока рассмотрения изложенных в книге замечаний и предложений.
Важно! Книга ведется до полного заполнения всех страниц, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении, после чего организации обязаны в течение 5 календарных дней обратиться в налоговый орган за получением новой книги в порядке, установленном Положением;
4) соблюдение сроков при рассмотрении обращений, а также содержание ответов на обращения.
Течение сроков, определяемых месяцами или днями, начинается со дня внесения замечаний и (или) предложений в книгу замечаний и предложений и исчисляется в месяцах или календарных днях.
Срок рассмотрения обращений, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца этого срока. Если окончание срока, исчисляемого месяцами, приходится на месяц, в котором нет соответствующего числа, то срок рассмотрения обращений истекает в последний день этого месяца.
Если последний день срока рассмотрения обращений приходится на нерабочий день, то днем истечения срока считается первый следующий за ним рабочий день.
Письменные обращения должны быть рассмотрены не позднее 15 дней, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, – не позднее 1 месяца, если иной срок не установлен законодательными актами. В случае если для решения изложенных в обращениях вопросов необходимы совершение определенных действий (выполнение работ, оказание услуг), получение информации из иностранного государства в сроки, превышающие месячный срок, заявители в 5-дневный срок со дня продления срока рассмотрения обращений уведомляются о причинах превышения месячного срока и сроках совершения таких действий (выполнения работ, оказания услуг) или сроках рассмотрения обращений по существу (ст. 17 Закона).
Письменные обращения считаются рассмотренными по существу, если решены все изложенные в них вопросы, приняты надлежащие меры по защите, обеспечению реализации, восстановлению прав, свобод и (или) законных интересов заявителей и им направлены письменные ответы (часть первая п. 1 ст. 14 Закона);
5) порядок хранения книги.
В случае полного заполнения всех страниц книги, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении, до истечения календарного года она хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года – в течение 5 лет в архиве организации.
Копии ответов гражданам хранятся вместе с книгой по месту ее ведения.
Типичные нарушения и применяемая ответственность
Субъектом административных правонарушений в рассматриваемой сфере является работник организации, ответственный за ведение книги замечаний и предложений либо рассматривающий замечание (предложение), или руководитель организации, по чьей вине допущены нарушения, составляющие их объективную сторону, которая может выражаться в совершении следующих действий (бездействия) в рамках диспозиции ст. 9.24 КоАП:
– неведение (отсутствие) книги замечаний и предложений (нарушены часть вторая п. 1 ст. 24 Закона, п. 12 Положения);
– непредъявление книги замечаний и предложений по первому требованию гражданина (нарушены п. 2 ст. 24 Закона, п. 2 Положения);
– нарушение порядка ведения книги замечаний и предложений (нарушены п. 5 ст. 24 Закона, пп. 13 и 14 Положения);
– нарушение установленного срока рассмотрения замечаний и предложений, изложенных в книге замечаний и предложений (нарушен п. 3 ст. 17 Закона);
– неинформирование гражданина в установленный срок об отказе в удовлетворении замечания и (или) предложения (нарушена часть вторая п. 3 ст. 15 Закона).
Наиболее часто административная ответственность по ст. 9.24 КоАП применяется в таких типичных ситуациях, когда в нарушение части первой п. 4. ст. 17, п. 5 ст. 24 Закона, п. 14 Положения в книге замечаний и предложений:
– не ведется нумерация замечаний и предложений;
– не заполняется реквизит "Наименование должности, фамилия, инициалы лица, ответственного за ведение книги замечаний и предложений";
– ответ заявителю направляется с нарушением сроков рассмотрения замечаний и предложений;
– не обеспечивается заполнение сведений о результатах рассмотрения замечаний и предложений не позднее последнего дня срока рассмотрения этих замечаний и предложений;
– не заполняются либо заполняются работником, который не является лицом, ответственным за ведение книги согласно приказу, реквизиты книги замечаний и предложений: "Порядковый номер замечания и (или) предложения", "Резолюция руководителя государственного органа, иной организации, ее обособленного подразделения с поручением конкретным должностным лицам рассмотреть замечание и (или) предложение", "Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения", "Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)".
Пример 2. Нарушен срок рассмотрения обращения и заполнения книги
В ходе проверки было установлено, что 7 февраля 2014 г. гражданкой В. в книгу, находящуюся в приемной административного здания предприятия, было внесено замечание (предложение) о необходимости улучшить качество выпускаемой предприятием продукции.
По результатам данного обращения предприятие нарушило:
– п. 3 ст. 17 Закона.
Так, письменное обращение гражданки В., внесенное в книгу 7 февраля 2014 г., было рассмотрено с нарушением установленных законодательством сроков, письменный ответ гражданке В. направлен 14 апреля 2014 г., сведения о результатах рассмотрения замечания (предложения) внесены в книгу 14 апреля 2014 г. (согласно внесенным в книгу сведениям срок рассмотрения обращения не продлевался);
На момент проверки в книге, находящейся в приемной административного здания предприятия:
в реквизит "Наименование должности, фамилия, инициалы лица, ответственного за ведение книги замечаний и предложений" не было внесено назначенное приказом директора предприятия от 09.01.2014 лицо, ответственное за ведение и хранение книги;
реквизит "Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)" по обращению гражданки В. от 07.02.2014 не был заполнен (ответ направлен 14 апреля 2014 г.);
замечания и (или) предложения были пронумерованы порядковыми номерами не с начала календарного 2014 г. (от 10.01.2014 № 10 вместо № 1, от 07.02.2014 № 11 вместо № 2, от 24.06.2014 № 12 вместо № 3).
Пример 3. Отсутствие книги в общежитии
В ходе проверки предприятия было установлено отсутствие книги замечаний и предложений в общежитии, расположенном в административном здании по месту нахождения предприятия.
Тем самым предприятие нарушило нормы:
– части второй п. 1 ст. 24 Закона.
Книга замечаний и предложений должна вестись в организации и ее обособленных подразделениях, расположенных вне места нахождения организации, а также в местах реализации ими товаров, выполнения работ, оказания услуг в соответствии с Перечнем и формой, утвержденными постановлением № 285.
Из Перечня следует, что в общежитиях также должна вестись книга замечаний и предложений.
