Пример
Зарубежная командировка в Польшу
Работник организации (г. Брест) направляется в командировку в г. Варшаву. В соответствии с приказом нанимателя срок командировки – с 28.10.2019 по 31.10.2019. Билеты на проезд к месту командировки и обратно оплачены организацией по безналичному расчету. В Варшаву работник прибывает 28.10.2019, выбывает из Варшавы 31.10.2019. На командировочные расходы 27.10.2019 ему выдан аванс в сумме 650 долл. США.
По возвращении из командировки работник составил авансовый отчет 01.11.2019. В этот же день произведен окончательный расчет с работником.
Определяем валюту аванса: считаем аванс на командировочные расходы
Направление работника в командировку оформляется приказом нанимателя (п. 2 Положения № 176 [1]).
Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику в счет расходов на командировку, рассчитывается с учетом размеров возмещения расходов согласно приложениям 1 и 2 к Положению № 176, а также прочих расходов, предусмотренных в п. 25 Положения № 176 (п. 6 Положения № 176) |*|.
* Об оформлении и выдаче аванса на командировочные расходы за границу
Расчет аванса представим в табл. 1.
Таблица 1
Рассчитываем командировочные расходы
Работник по возвращении из командировки представил документы, подтверждающие понесенные расходы:
– счет на проживание в гостинице с 28.10.2019 по 31.10.2019 в сумме 1 794,20 злотых. Представлен также документ, подтверждающий обмен 465 долл. США в обменной конторе Варшавы на злотые по курсу на 31.10.2019 – 3,8585 злотых/долл. США;
– документ на оплату расходов такси от 29.10.2019 в сумме 193 злотых. Документ, подтверждающий обмен валюты, работник не представил.
Курс Нацбанка Республики Беларусь на 01.11.2019 составил:
– 2,0517 руб. за 1 долл. США;
– 5,3751 руб. за 10 злотых.
Порядок расчета командировочных расходов представим в виде следующей схемы:
Определяем сумму подлежащих возмещению командировочных расходов в валюте совершенных операций
Отчет об израсходованных в служебной командировке за границу суммах белорусских рублей и (или) иностранной валюты составляется в валюте совершенных операций (часть первая п. 79 Инструкции № 117 [2]).
В случае выдачи аванса в иностранной валюте, в которой установлены в соответствии с законодательством нормы расходов по служебной командировке за границу, отличной от валюты страны командирования, в отчете об израсходованных суммах суточные указываются в валюте установленных норм расходов по служебной командировке за границу либо в валюте страны командирования с использованием обменного курса банка, где совершена валютно-обменная операция (часть первая п. 83 Инструкции № 117).
Для окончательного расчета между нанимателем и командированным работником израсходованные работником суммы, за исключением суточных, пересчитываются в валюту выданного аванса с использованием обменного курса банка (организации страны командирования), где совершена валютно-обменная операция, или официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах, в случае выдачи работнику аванса в наличной иностранной валюте (часть вторая п. 83 Инструкции № 117) |*|.
* Разночтения в нормативных документах при зарубежных командировках
Определим суммы, возмещаемые работнику в валюте совершенных операций, и пересчитаем их в валюту аванса:
1) с учетом того что суточные документами не подтверждаются, такие расходы отражаются в валюте установленных размеров. Их величина составляет 200 долл. США;
2) расходы по найму жилого помещения составили 1 794,20 злотых, расходы на такси – 193 злотых. Расходы, возмещаемые на основании подтверждающих документов, отражают в валюте этих документов. В данном случае валюта совершенной операции – злотые. Их необходимо пересчитать в валюту аванса – доллары США. В качестве пересчета могут применяться:
– обменный курс банка на дату совершения валютно-обменной операции;
– курс Нацбанка на дату авансового отчета (часть вторая п. 83 Инструкции № 117).
Так как работник представил документы, подтверждающие обмен валюты (доллары США на злотые), то для пересчета расходов на проживание применяется курс обмена в обменной конторе Варшавы на 31.10.2019 (3,8585 злотых/долл. США). Сумма расходов по найму жилого помещения в валюте аванса составляет 465 долл. США (1 794 / 3,8585).
Так как работник не представил документ, подтверждающий обмен валюты для оплаты расходов по найму такси, то для пересчета используется официальный курс Нацбанка на 01.11.2019 (5,3751 руб./10 злотых и 2,0517 руб./долл. США). Сумма расходов по найму такси в валюте аванса составит 50,56 долл. США (193 × 5,3751 / 10 / 2,0517).
Общая сумма в долларах США, подлежащая возмещению по командировке, составляет 715,56 долл. США (200 + 465 + 50,56).
Определяем задолженность по авансовому отчету
Сумма задолженности перед работником по авансовому отчету составит 65,56 руб. (715,56 – 650).
Окончательный расчет нанимателя с работником производится в сроки, установленные Инструкцией № 117 для представления отчета об израсходованных суммах (п. 94 Инструкции № 117), т.е. в течение 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (п. 90 Инструкции № 117).
Обращаем внимание, что п. 7 Положения № 176 предусмотрен иной срок окончательного расчета с командированным работником: не позднее 30 календарных дней с даты представления отчета о расходовании аванса.
На дату возврата задолженность работнику по командировочным расходам подлежит переоценке (п. 3 ст. 12 Закона № 57-З [3]; п. 2 НСБУ № 69 [4]). Курсовые разницы, возникающие при переоценке задолженности, отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы» в составе доходов (расходов) по финансовой деятельности (п. 7 НСБУ № 69).
Пересчитываем командировочные расходы в белорусские рубли
Пересчет выраженной в иностранной валюте стоимости денежных средств по авансовому отчету в белорусские рубли производится с учетом курса Нацбанка Республики Беларусь:
– в пределах выданного аванса – на дату выдачи аванса;
– сверх аванса – на дату составления авансового отчета (п. 3 ст. 12 Закона № 57-З; п. 3 НСБУ № 69).
Пересчет командировочных расходов в белорусские рубли приведем в табл. 2.
Таблица 2
Оформляем авансовый отчет
Бухгалтерский учет командировочных расходов
Порядок отражения в бухгалтерском учете командировочных расходов зависит от соблюдения организацией установленных законодательством размеров их возмещения: командировочные расходы сверх установленных размеров возмещаются по решению нанимателя за счет прибыли организации.
Рассмотрим, вправе ли организация возместить работнику фактические расходы по найму жилого помещения, т.е. в сумме 465 долл. США, при установленном размере возмещения 450 долл. США.
Если фактические расходы по найму жилого помещения с учетом стоимости завтраков, включенной в счет за наем жилого помещения, превысили сумму, рассчитанную в порядке части первой п. 16 Положения № 176, то при наличии такого превышения ограничением принимаемых к возмещению фактических расходов по жилью будет сумма, рассчитываемая в размерах, не превышающих установленные для страны пребывания в приложении 2 к Положению № 176, с учетом количества суток (календарных дней) командировки согласно приказу, т.е. количества календарных дней нахождения в месте командировки |*| (п. 16 Положения № 176).
В данном случае имеет место превышение расходов на 15 долл. США (465 – 450).
Допустимая сумма возмещения составляет 600 долл. США (150 × 4 сут.). Работнику следует возместить 465 долл. США в качестве расходов по найму жилого помещения.
С учетом произведенных операций в бухгалтерском учете будут иметь место следующие записи (см. табл. 3).
Таблица 3
Налоговый учет командировочных расходов
Налог на прибыль. Произведенные командировочные расходы экономически обоснованы, связаны с производственной деятельностью организации и возмещены в соответствии с установленным Положением № 176 размером, поэтому в утвержденной сумме 1 463,96 руб. они включаются в состав нормируемых затрат (п. 1 ст. 169, подп. 1.1 п. 1 ст. 171 НК [5]).
Подоходный налог. В данном случае база для исчисления подоходного налога отсутствует (часть третья п. 4 ст. 208 НК).
Возникает ли объект для начисления страховых взносов?
Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах с суммы командировочных расходов в приведенной ситуации не исчисляются (п. 3 Перечня № 115 [6]).
