Важно! Информация обновлена:
Выдача аванса наличными на зарубежную командировку и проверка отчета об израсходованных суммах
23 марта 2019 г. вступило в силу Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее - Положение № 176 и постановление № 176 соответственно).
Справочно: Минтруда и соцзащиты уполномочено давать разъяснения о применении норм Положения № 176 (п. 2 постановления № 176), в т.ч. на его официальном сайте.
Постановление № 176 распространяет свое действие на отношения, возникшие с 23 марта 2019 г., т.е. действует в отношении работников, направленных в служебные командировки начиная с указанной даты, и объединило в себе положения следующих нормативных правовых актов:
• Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее - Инструкция № 115);
• Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35);
• постановления Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»;
• постановления Минфина Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».
При направлении работника в служебную командировку нанимателю по-прежнему необходимо оформить приказ (распоряжение) о направлении в командировку. Данный документ является основанием для расчета и выплаты ему денежных средств (часть первая ст. 93 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК); часть первая п. 2, п. 4 Положения № 176).
В случае направления работника в командировку на основании приглашения (государственного органа, международной организации, организации) в нем указываются условия командирования работника согласно соответствующему приглашению с учетом обязательств принимающей стороны (часть вторая п. 2 Положения № 176).
Постановление № 176 не регламентирует выдачу командировочного удостоверения. Необходимость его выдачи работникам определяется нанимателем, если иное не установлено законодательными актами (часть вторая ст. 93 ТК).
Справочно: для отдельных категорий работников установлена форма командировочного удостоверения. Например, для Премьер-министра Республики Беларусь и его заместителей она утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.10.2018 № 770 «Об утверждении формы командировочного удостоверения».
С 23 марта 2019 г. необходимость составления письменного задания на командировку, а также отчета о выполнении указанного задания также определяется нанимателем (п. 3 Положения № 176). Ранее при командировании за границу составление данных документов являлось обязательным (пп. 4, 5, 47 Инструкции № 115).
Важно! В настоящее время в силу отсутствия прямых требований не обязательно вести журналы учета работников, выбывающих в командировки, и регистрировать командировочные удостоверения.
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы:
- по проезду к месту командировки и обратно;
- по найму жилого помещения;
- за проживание вне места жительства (суточные);
- иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (п. 5 Положения № 176).
Теперь аванс можно выдать не только до начала командировки, так как в Положении № 176 нет соответствующей оговорки, содержавшейся ранее в п. 8 Инструкции № 115 и п. 7 Инструкции № 35. При оперативном принятии решений о командировании работников данное требование зачастую не представлялось возможным выполнить.
По желанию командированного работника наниматель должен ознакомить его с расчетом выданного аванса, а также с порядком составления отчета о расходовании аванса (часть первая п. 7 Положения № 176).
Справочно: ранее в отношении командировок за границу такая обязанность предусматривалась вне зависимости от желания командированного работника (п. 10 Инструкции № 115).
Порядок представления авансового отчета (отчета о расходовании денежных средств) до 1 июня 2019 г. регулировался:
• Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (в ред. от 19.12.2018);
• Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (в ред. от 25.05.2018; далее - Инструкция № 107).
С 1 июня 2019 г. вступит в силу Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее - Инструкция № 117).
С 1 июля 2019 г. выдача под отчет денежных средств для совершения текущих операций будет осуществляться также посредством перечисления белорусских рублей на личную дебетовую банковскую карточку работника, а не только путем выдачи наличных денежных средств или корпоративной дебетовой карточки (п. 71 Инструкции № 117; часть первая п. 34 Инструкции № 107).
На командировки внутри республики можно будет выдавать (перечислять на личную карточку) аванс на следующую командировку без представления авансового отчета по предыдущей, если аванс на нее был выдан наличными. Такая возможность предусмотрена при условии соблюдения работником сроков представления авансового отчета по каждой из этих командировок. Действующими нормами это не допускается (часть первая п. 76 Инструкции № 117; часть вторая п. 36, часть первая п. 42 Инструкции № 107).
Установлен единый срок использования подотчетных денег - не более 10 рабочих дней, включая день выдачи (получения) (п. 74 Инструкции № 117).
Важно! До 1 июня 2019 г. он составлял 3, 10 и 30 рабочих дней в зависимости от места осуществления расходов и суммы выданных денег.
Установлен единый срок представления отчета об израсходованных суммах при проведении текущих операций и при служебных командировках независимо от наличной или безналичной формы проведения указанных операций - 15 рабочих дней (п. 89 Инструкции № 117).
Справочно: при получении аванса наличными деньгами работник в настоящее время должен отчитаться не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, а работники удаленных подразделений - не позднее 5 рабочих дней.
Авансовый отчет можно будет представить посредством электронной почты (п. 92 Инструкции № 117).
К авансовому отчету будут прилагаться в т.ч. документы на бумажном носителе:
• подтверждающие приобретение электронных билетов с электронной регистрацией на поезд, оформленные посредством информационно-функционального ресурса перевозчика в Интернете, имеющие свой идентификационный номер и содержащие реквизиты поездки;
• выданные юридическими лицами страны-нерезидента для обоснования расходов, произведенных за границей, т.е. счета, квитанции, проездные документы (билеты), талоны, купоны, справки (в т.ч. документы, оформленные в электронном виде) (п. 91 Инструкции № 117).
Пример
Командированный работник организации понес расходы на проезд железнодорожным транспортом и приложил к авансовому отчету распечатанный электронный билет (бланк заказа на бумажном носителе, распечатанный при оформлении электронного проездного документа с электронной регистрацией на сайте Белорусской железной дороги).
Понесенные командированным работником расходы на проезд возмещаются ему на основании электронного билета.
Установлен порядок пересчета произведенных в командировках за границу расходов, отраженных в авансовом отчете в валюте совершенных операций, в валюту аванса. Порядок применения того или иного курса валют при отражении командировочных расходов, в т.ч. суточных, зависит:
• от формы выдачи аванса (наличными, на личную или корпоративную карточку);
• валюты аванса (белорусские рубли; валюта страны командирования, иная валюта, отличная от валюты установленных норм расходов; валюта норм расходов, отличная от валюты страны командирования) (пп. 80–83 Инструкции № 117).
Вместе с этим читают:
- Усидеть одновременно на трех стульях не получится, или Как не нарушить права работника, нанимателя и государства при командировках?
- Что такое иные расходы в командировке и как их компенсировать
- Направление работников на повышение квалификации и оплата суточных и расходов по проживанию
- Командировочные расходы возмещайте с учетом новаций 2019 года
- Сэкономить на командировочных расходах можно с корпоративной карточкой
- Новшества в служебных командировках на примерах из практики
- Командировочные расходы сверх норм: как отразить в бухгалтерском и налоговом учете
- Минтруда и соцзащиты разъяснило: как рассчитать командировочные расходы по-новому
- Командировочные расходы: как найти золотую середину между интересами нанимателя и работников?
- Расходы по проезду в командировках для расчета налога на прибыль
- Новые правила кассовых операций в расчетах по командировкам
- Командировочные-2019: выплачивайте не менее $140 + $30 за сутки командировки в Москву независимо от представленных документов
- Возмещение расходов при командировках: изменения
