С 23 марта этого года жизнь рядового бухгалтера перевернулась вместе со вступлением в силу постановления № 176*. Рассмотрим, с какими задачами сегодня приходится разбираться рядовому бухгалтеру, чтобы не нарушить законодательство.
Стул № 1. В постановлении № 176 заложена норма, согласно которой расходы по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь и за границу можно возмещать без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложениях 1 и 2 к постановлению № 176 (пп. 15, 16 Положения № 176).
Положение № 176 исключило право нанимателя уменьшать размеры возмещения расходов по найму жилого помещения в случае непредставления работником подтверждающих документов. Конечно, такое положение вещей значительно увеличивает финансовые расходы организации.
Стул № 2. Наниматель при направлении работника в командировку обязан выдать ему аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте (п. 5 Положения № 176).
Иными словами, работник в командировке может рассчитаться банковской карточкой (корпоративной или личной). В случае расчета корпоративной - расходы по найму жилого помещения возмещаются по фактически затраченным командированным работником суммам. Безусловно, тогда средства организации экономятся. А в случае расчета личной карточкой - эти расходы возмещаются по нормам.
Стул № 3. Жизнь непредсказуема, и уместить ее целиком в рамки законодательства та еще задача. Чтобы не быть голословными, вот первая ситуация из практики рядового бухгалтера.
Работник направлен по приказу нанимателя в командировку за границу. Ему выдана корпоративная карточка. В командировке он не смог ею воспользоваться и рассчитаться по разным причинам: карта сломалась, размагнитилась, застряла в банкомате, потерялась и т.д. Естественно, работник расходы по найму жилого помещения оплачивает наличными.
Как в этом случае наниматель обязан их возместить – по установленным нормам?
Минтруда и соцзащиты разъясняет следующее по этому вопросу:
«…Вопрос: Подлежат ли возмещению расходы по найму жилого помещения и в каких размерах в случаях, когда организация для оплаты гостиницы командированному работнику предоставила корпоративную карточку?
Ответ: При наличии у командированного работника корпоративной банковской карточки для оплаты расходов по найму жилого помещения (в пределах Республики Беларусь и за границей) следует руководствоваться нормами пункта 17 Положения*.
Справочно. Пунктом 17 Положения определено, что при оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.
Иными словами, если работнику выдана корпоративная банковская карточка, на которую организация предварительно перечислила денежные средства, в том числе валютные средства, для последующей оплаты работником расходов по найму жилого помещения, то такая оплата будет считаться оплатой жилого помещения направляющей стороной.
Соответственно командированному работнику не выплачивается разница между установленным в приложении 2 к Положению размером возмещения расходов по найму жилого помещения и суммой фактически оплаченных им указанных расходов посредством корпоративной банковской карточки…»
Если следовать этим разъяснениям, получается, что в случае невозможности оплаты карточкой (не работает терминал) расходы по найму жилья возмещаются работнику по фактически оплаченным им расходам или их вообще возмещать не нужно? С одной стороны, не возмещать – это неправильно, так как сотрудник все-таки где-то жил в командировке и оплачивал жилье. А с другой стороны, если возмещать по норме, то недобросовестные работники очень быстро могут уловить такую «возможность» увеличить свои доходы, и есть вероятность, что карточка станет часто «ломаться» или «теряться» в командировке. А как нанимателю проследить и доказать так ли это?..
Мнение экспертов
В Положении № 176 необходимо предусмотреть норму, согласно которой если работник не рассчитался карточкой, то обязан представить подтверждающий документ по расходам на жилье. А в случае его непредставления расходы по найму жилого помещения не будут возмещаться.
И еще несколько слов о подводных камнях…
В сложившейся ситуации многие бухгалтеры, которые отчитываются по статистической форме 12-вэс (услуги) «Отчет об экспорте и импорте услуг»**, сегодня не знают, как правильно отразить в ней данные.
Вторая ситуация из жизни рядового бухгалтера.
Работник при возвращении из командировки за границу не представил подтверждающие документы по найму жилья. Организация возместила ему эти расходы по установленной норме, например, в размере 150 долл. США, а фактически он истратил 50 долл.
Какую сумму в этом случае нужно отражать в статотчетности?
При обращении в районные отделы статистики с этим вопросом бухгалтеры получают разные и противоречивые ответы. Одни отвечают, что нужно отражать суммы возмещения по норме, другие – по факту понесенных расходов по найму жилья, которые неизвестны, так как нет подтверждающих документов. А как правильно?!..
Итак, подытожим сказанное. В сложившейся ситуации пока невозможно решить вопрос с одинаковым соблюдением интересов всех трех сторон: государства, нанимателя и работника. А как работать правильно, пока нет других разъяснений, узнаете из этих материалов:
Направление работников на повышение квалификации и оплата суточных и расходов по проживанию
Командировочные расходы возмещайте с учетом новаций 2019 года
Сэкономить на командировочных расходах можно с корпоративной карточкой
Новшества в служебных командировках на примерах из практики
Командировочные расходы сверх норм: как отразить в бухгалтерском и налоговом учете
Минтруда и соцзащиты разъяснило: как рассчитать командировочные расходы по-новому
Какой документ подтвердит расходы на такси командированного работника
Рассчитываем командировочные расходы по-новому вместе со специалистом Минтруда и соцзащиты
Минтруда и соцзащиты разъяснило: как рассчитать командировочные расходы по-новому
А сколько суточных платить, если законодательство поменялось в период командировки?
Командировочные расходы: как найти золотую середину между интересами нанимателя и работников?
Возмещаем расходы по найму жилого помещения в командировке по-новому
* Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» (далее – Положение № 176, постановление № 176 соответственно).
** Постановление Белстата от 15.06.2015 № 40 «Об утверждении формы государственной статистической отчетности 12-вэс (услуги) «Отчет об экспорте и импорте услуг» и указаний по ее заполнению».
