Ситуация 1
Определяем размер расходов по найму жилого помещения, если подтверждающие документы не представлены
В организации самостоятельно принято решение о возмещении расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь на основании подтверждающих документов. Если документы командированными работниками не представляются, расходы возмещаются в размере 5 % от установленных в приложении 1 к Положению № 176 [1] размеров возмещения.
В соответствии с приказом нанимателя работник направляется в командировку с 12 по 15 октября в г. Брест на служебном транспорте (прибыл в г. Брест 12 октября, выбыл из него 15 октября 2020 г.). Документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения, работник не представил.
В какой сумме возмещаются работнику расходы по найму жилого помещения?
Расходы возмещаются в сумме 10 руб.
В соответствии с условиями командировки работнику возмещаются суточные и расходы по найму жилого помещения.
С учетом того что в организации в ЛПА закреплена норма, согласно которой работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения в случае непредставления подтверждающих документов в размере 5 % от размеров, установленных в приложении 1 к Положению № 176 (50 руб. – установленный в приложении 1 к Положению № 176 размер возмещения расходов по найму жилого помещения в областной центр в сутки), бухгалтеру следует определить сумму такого возмещения с учетом 4 календарных дней нахождения работника в месте командирования (с 12 по 15 октября) и 2,5 руб. (50 × 5 / 100). Всего сумма возмещения составит 10 руб. (2,5 руб. × 4 дня) (абз. 3 п. 15, п. 20 Положения № 176 ).
При отсутствии подтверждающих документов, представление которых для возмещения расходов по найму жилого помещения определено в ЛПА, указанные расходы возмещаются за время командировки, за исключением времени нахождения в пути, в размере, не превышающем 20 %, но не менее 5 % размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 1 к Положению № 176 (абз. 3 п. 15 Положения № 176 ).
При ежедневном возвращении командированного работника к месту жительства, а также однодневных командировках в пределах Республики Беларусь возмещение расходов по найму жилого помещения не производится (абз. 11 п. 15 Положения № 176 ).
Под временем нахождения в пути понимается:
– при выбытии из места постоянной работы в командировку – время нахождения в пути, исключая день прибытия к месту командировки;
– при выбытии из места командировки к месту постоянной работы – время нахождения в пути, за исключением дня выбытия (п. 20 Положения № 176 ) |*|.
Ситуация 2
Когда возмещение расходов по найму жилого помещения с подтверждением документами производится не за все дни командировки
В организации принято решение возмещать расходы по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов, а в случае их отсутствия выплачивать 5 % размеров возмещения этих расходов, установленных в приложениях 1 или 2 к Положению № 176 , в зависимости от того, направлен работник в служебную командировку за границу или по территории Республики Беларусь.
Работник направлен в командировку в Российскую Федерацию (г. Смоленск) с 9 по 12 ноября 2020 г. Счет на проживание в гостинице представлен работником с 9 по 11 ноября 2020 г. Работник выбыл из места командирования 12 ноября 2020 г.
Возмещаются ли расходы по найму жилого помещения за 12 ноября 2020 г.?
Да, возмещаются в сумме 4 долл. США (80 долл. США × 5 / 100).
При отсутствии подтверждающих документов, представление которых для возмещения расходов по найму жилого помещения определено в ЛПА, указанные расходы за время командирования, за исключением времени нахождения в пути, возмещаются в размере, не превышающем 20 %, но не менее 5 % размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2 к Положению № 176 . Конкретный размер возмещения расходов по найму жилого помещения устанавливается нанимателем в ЛПА (абз. 3 п. 16 Положения № 176 ).
Напомним, что днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24:00 включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0:00 и позднее – последующие сутки (ст. 93 ТК [2]).
С учетом приказа нанимателя период командировки – с 9 по 12 ноября, т.е. 4 суток.
В данном случае нанимателем принято решение возмещать расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в размере 5 % от размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2 к Положению № 176 , т.е. в сумме 4 долл. США (80 долл. США × 5 / 100, где 80 долл. США – установленный размер возмещения расходов по найму жилого помещения при командировке в Российскую Федерацию (в сутки)).
Под временем нахождения в пути понимается:
– при выбытии из места постоянной работы в командировку – время нахождения в пути, исключая день прибытия к месту командировки;
– при выбытии из места командировки к месту постоянной работы – время нахождения в пути, за исключением дня выбытия (п. 20 Положения № 176 ) |*|.
* Авансовый отчет при зарубежной командировке и правила его заполнения
С учетом того что для расходов на проживание с 9 по 11 ноября 2020 г. работником представлены подтверждающие документы, а за 12 ноября 2020 г. не представлены, то работнику возмещается 5 % от размеров, установленных для возмещения расходов по найму жилого помещения для страны командирования, т.е. Российской Федерации.
Если бы работником не были представлены документы на проживание в гостинице с 9 по 12 ноября, то ему следовало возместить расходы по найму жилого помещения в сумме 16 долл. США (4 долл. США × 4 сут.), т.е. за 9, 10, 11 и 12 ноября 2020 г.
Ситуация 3
Когда количество суток для расчета суточных и расходов по найму жилого помещения не совпадает
В соответствии с приказом нанимателя работник командирован в г. Москву с 8 по 13 ноября 2020 г. Он выбыл в командировку 8 ноября, прибыл в Москву 9 ноября, выбыл из Москвы 12 ноября, прибыл к месту работы 13 ноября 2020 г.
В организации принято решение возмещать расходы по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов, а в случае их отсутствия выплачивать 5 % размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2 к Положению № 176 .
Документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения в командировке, работником не представлены.
В каком размере возмещаются работнику суточные и расходы по найму жилого помещения?
Суточные возмещаются за 6 суток в сумме 240 долл. США, расходы по найму жилого помещения – за 4 суток в сумме 29 долл. США.
Направление работника в командировку оформляется приказом нанимателя. Данный приказ является основанием для расчета и выплаты командированному работнику денежных средств (аванса на командировку) (пп. 2, 4 Положения № 176 ).
С учетом срока командировки суточные работнику возмещаются за 6 суток.
Размер возмещения расходов в виде суточных в Москву составляет 40 долл. США (приложение 2 к Положению № 176 ).
Суточные за время нахождения в командировке составят 240 долл. США (40 долл. США × 6 сут.).
При возмещении работнику расходов по найму жилого помещения следует учитывать время нахождения его в пути |*|.
Под временем нахождения в пути понимается:
– при выбытии из места постоянной работы в командировку – время нахождения в пути, исключая день прибытия к месту командировки;
– при выбытии из места командировки к месту постоянной работы – время нахождения в пути, за исключением дня выбытия (п. 20 Положения № 176 ).
Поскольку документы, подтверждающие наем жилого помещения, работником не представлены, ему следует возместить расходы, рассчитанные с учетом времени нахождения в Москве (исключая время до прибытия в Москву и время после убытия из Москвы), в размере 5 % величины возмещения этих расходов, установленных в приложении 2 к Положению № 176 (145 долл. США в сутки).
Таким образом, работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения в сумме 29 долл. США (145 долл. США × 5 / 100 × 4 сут.).
