Сотрудник организации приобрел топливо для заправки служебного автомобиля за личные денежные средства (оплата была проведена с использованием банковской платежной карточки). На следующий день в бухгалтерию он представил авансовый отчет с приложенной копией платежного документа (чека), выведенной на кассовом суммирующем аппарате, используемом на АЗС (далее – КСА). Копия платежного документа (чека), сформированного КСА, содержит наименование организации (АЗС), адрес, УНП, номер КСА, номер копии платежного документа (чека), дату и время заправки, цену, объем приобретенного топлива, вид топлива, сумму к оплате. На копии платежного документа (чека) проставлены штамп, подпись и ФИО сотрудника автозаправочной станции.
Организация возместила работнику понесенные расходы.
Может ли организация принять к учету приобретенное работником топливо и включить его стоимость в затраты, учитываемые при налогообложении прибыли (поездка носила производственный характер)?
Может – на основании надлежаще оформленного авансового отчета и копии чека КСА.
Для обоснования данного ответа обратимся к нормам:
– Налогового кодекса Республики Беларусь (далее – НК);
– Указа Президента Республики Беларусь от 31.12.2019 № 503 «О налогообложении» (далее – Указ № 503);
– Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133 (далее – Инструкция № 133).
Затратами, учитываемыми при налогообложении, признаются экономически обоснованные затраты, определяемые на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета), если иное не установлено НК и (или) законодательством.
К затратам, учитываемым при налогообложении, относятся:
– затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав;
– нормируемые затраты (п. 1 ст. 169 НК).
Затраты на оплату стоимости топлива для механических транспортных средств, судов, машин, механизмов и оборудования, израсходованного в пределах норм, установленных руководителем организации самостоятельно или путем обращения в аккредитованную испытательную лабораторию, включаются в состав нормируемых затрат (часть первая п. 6 Указа № 503).
Оприходование материалов, закупленных за наличный расчет, производится на основании документов, подтверждающих покупку (товарных и кассовых чеков, квитанций к приходному кассовому ордеру, актов о закупке товаров у физических лиц и др.), которые прилагаются к авансовому отчету (п. 31 Инструкции № 133).
КСА помимо формирования чека обеспечивают также выполнение такой кассовой операции, как формирование копии платежного документа (подп. 5.3.8.1 п. 5 государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 1364.0-2015 «Аппараты кассовые суммирующие и специальные компьютерные системы. Общие технические условия»).
С учетом вышеизложенного в состав нормируемых затрат подлежат включению возмещаемые организацией работнику расходы на горюче-смазочные материалы:
– в пределах норм, установленных руководителем самостоятельно или путем обращения в аккредитованную испытательную лабораторию;
– принятые к бухгалтерскому учету на основании надлежащим образом оформленных первичных учетных документов (авансовый отчет), в т.ч. с учетом копии платежного документа (чека), сформированного КСА, в котором содержатся указанные в обращении реквизиты и проставлены штамп, подпись и ФИО сотрудника автозаправочной станции (копия такого чека может использоваться единожды) |*|.
Справочно: порядок расчетов с подотчетными лицами регулируется Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117.
