Предприятие направило в однодневную командировку своего работника в г. Москву. Приказ о командировании был подготовлен в конце рабочего дня. Утром работник должен выехать на место командирования. Аванс командировочных не выдан по уважительной причине.
Какими денежными средствами надо произвести окончательный расчет с работником по данной командировке (возместить суточные): иностранной валютой или белорусскими рублями в пересчете по курсу Нацбанка на дату составления авансового отчета?
Можно как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях.
Наниматель обязан выдать аванс работнику при его направлении в служебную командировку (ст. 95 Трудового кодекса РБ, далее – ТК).
Необеспечение работника авансом на командировочные расходы является нарушением законодательства.
Инструкция № 185* не содержит норм, определяющих порядок возмещения личных средств работника, потраченных им в служебной командировке, без предварительной выдачи аванса на командировочные расходы.
__________________________
* Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Нацбанка РБ от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185).
Вместе с тем наниматель обязан возместить работнику произведенные расходы по командировке (см. Инструкцию о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденную постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115).
По решению нанимателя указанная сумма может быть выплачена как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу Нацбанка на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (в вопросе читателя это авансовый отчет).
При этом отметим, что возмещение работнику суммы, меньшей установленного номинала банкноты соответствующей иностранной валюты, надо производить в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 31 Инструкции № 185).
Предприятие направило в командировку в Россию своего работника сроком на 5 дней. Аванс выдан наличными в российских рублях. Пересчет суммы иностранной валюты в валюту страны командирования произведен по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату выдачи аванса. В период командировки по производственной необходимости работнику был продлен срок командирования еще на 1 день.
По приезду из командировки он представил авансовый отчет за 6 дней командировки. За 5 дней, по которым выдавался аванс, сумма суточных в иностранной валюте не пересчитывается согласно части второй п. 33 Инструкции № 185.
1. На какую дату будет правильным рассчитать суточные за 1 день, на который продлилась командировка?
На дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.
Действительно, суточные за 5 дней, на которые выдавался аванс, включают в отчет об израсходованных суммах в российских рублях в сумме, рассчитанной в соответствии с п. 33 Инструкции № 185 на дату выдачи аванса и не пересчитывают на дату составления отчета об израсходованных суммах.
Суточные за 1 день, на который был продлен срок командирования, включают в отчет об израсходованных суммах в сумме, рассчитанной по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.
2. Какими денежными средствами произвести окончательный расчет: валютой страны командирования, либо валютой, в которой выдавался аванс, либо белорусскими рублями?
Российскими рублями.
Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником проводят в иностранной валюте, в которой получен аванс (т.е. в российских рублях) (п. 33 Инструкции № 185).
Согласно авансовым отчетам периодически возникает необходимость работнику внести неиспользованные командировочные в кассу в суммах с копейками.
Каким образом производится окончательный расчет с работником, учитывая то, что монеты не принимаются обслуживающим банком?
В белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к этой валюте.
Возврат работником либо возмещение работнику суммы, меньшей установленного номинала банкноты соответствующей иностранной валюты, производят в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 31 Инструкции № 185).
В магазине розничной торговли установлен терминал для работы с платежными карточками клиентов. Средства, которые прошли через терминал, сразу же поступают на расчетный счет.
Надо ли суммы, которые прошли через терминал, отражать в кассовой книге?
Не надо.
В кассовой книге следует отражать только поступление и выдачу наличных денег (п. 45 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107)).
Основанием для записей в кассовую книгу являются оформленные в соответствии с законодательством приходные и расходные кассовые ордера (п. 46 Инструкции № 107).
Таким образом, в случае оплаты покупателем покупки в безналичном порядке (с использованием банковской платежной карточки) запись в кассовую книгу юридическое лицо не производит и приходный кассовый ордер не оформляет.
Справочно: в настоящее время организации при приеме (выдаче) наличных денежных средств должны применять приходный кассовый ордер КО-1 (КО-1в) или расходный кассовый ордер КО-2 (КО-2в). Формы таких документов утверждены постановлением Минфина РБ от 29.03.2010 № 38, а порядок их заполнения – Инструкцией по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций, утвержденной этим же постановлением (далее – постановление № 38).
Имеет ли право организация, отправляя группу сотрудников в командировку по территории Республики Беларусь, оплачивать расходы посредством корпоративной карточки, оформленной на одного работника, или необходимо оформить карточку каждому сотруднику?
Надо оформить карточку каждому сотруднику.
Как мы уже ранее упоминали, наниматель обязан выдать аванс работнику при его направлении в служебную командировку (ст. 95 ТК).
Выдача аванса командированному работнику может осуществляться путем выдачи наличных денег, а также с использованием корпоративной (личной) карточки (пп. 36, 37 Инструкции № 107).
Передача другим лицам наличных денег, полученных под отчет, в т.ч. с использованием корпоративных карточек, а также использование корпоративных карточек другими лицами не допускается (п. 33 Инструкции № 107).
Таким образом, каждый работник организации должен быть обеспечен авансом на предстоящую командировку, в т.ч. с выдачей корпоративной карточки, и соответственно представить отчет об израсходованных суммах иностранной валюты.
Ответственность за получение, распределение, учет и использование корпоративных дебетовых карточек возлагается на руководителя юридического лица (п. 19 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 18.01.2013 № 34).
Организация имеет центральный офис, склад и 4 магазина. В центральном офисе ведется кассовая книга. В ней приходуются деньги, полученные из банка и иногда из магазинов. Магазины сдают выручку в банк, а в отдельные дни по мере необходимости – в центральный офис. Магазины принимают выручку с использованием кассового оборудования, а также из выручки выплачивают зарплату.
1. Обязательно ли в магазинах вести кассовую книгу, если из выручки выплачивается только заработная плата?
Необязательно.
Необходимость ведения кассовой книги всеми своими подразделениями или некоторыми из них юридические лица определяют самостоятельно (п. 45 Инструкции № 107).
Таким образом, решение о том, вести кассовые книги магазинам или нет, руководитель указанной организации должен принять самостоятельно.
2. Если обязанность ведения кассовой книги отсутствует, то как правильно в этом случае оформить выдачу наличных на зарплату?
Сделать запись в книге кассира и оформить КО-2.
Магазины принимают денежные средства с применением кассового оборудования. Следовательно, на каждую единицу такого оборудования должна быть заведена книга кассира. Она предназначена для ежедневной контрольной записи показаний денежных оборотов, регистрируемых кассовым оборудованием (п. 14 Положения о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских платежных карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденного постановлением Совета Министров и Нацбанка РБ от 06.07.2011 № 924/16).
Если руководитель организации принял решение не вести кассовую книгу, то для выдачи наличных денег на оплату труда работникам магазинов из полученной выручки при изъятии из ящика для денег кассового оборудования наличных денег в гр. 12 книги кассира надо отразить данную операцию с отметкой, например, "на оплату труда". При этом приходный кассовый ордер оформлять не надо.
А вот выдачу наличных денег на оплату труда, а также иных выплат из кассы подразделения юридического лица надо производить:
– по расходному кассовому ордеру формы КО-2, установленной постановлением № 38;
– платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя (п. 23 Инструкции № 107).
Таким образом, все выдачи наличных денежных средств из кассы организации должны быть оформлены вышеуказанными документами независимо от того, ведется кассовая книга или нет.
3. Обязательна ли кассовая книга, если магазины будут осуществлять кроме выплаты заработной платы другие расходные операции (командировочные, хозяйственные расходы)?
При наличии в магазинах кроме выплаты заработной платы других расходных операций (выдача денег на командировочные расходы, на хозяйственные расходы и др.) целесообразнее было бы вести кассовую книгу.
Обращаем внимание, что основанием для записи в кассовую книгу будут являться приходные и расходные кассовые ордера.
Покупатель вернул магазину товар и потребовал вернуть ему уплаченную за него денежную сумму.
1. Каким образом можно осуществить возврат наличных денежных средств покупателю: непосредственно из ящика для денег кассового оборудования или из кассы организации?
В настоящее время возврат наличных денежных средств покупателю возможен как из центральной кассы организации, так и непосредственно из ящика для денег кассового оборудования.
Выдачу наличных денежных средств из кассы организации производят по расходному кассовому ордеру формы КО-2, утвержденной постановлением № 38 (п. 23 Инструкции № 107).
2. Необходимо ли при таком возврате указывать паспортные данные покупателя?
Паспортные данные покупателя необходимо указывать в расходных кассовых ордерах.
3. Установлена ли законодательством форма акта о возврате наличных денежных средств покупателю?
Не установлена.
Отношения между потребителями и продавцами, возникающие из договоров розничной купли-продажи, регулирует Закон РБ от 09.01.2002 № 90-З "О защите прав потребителей".
При этом законодательство не предусматривает такой документ, как акт о возврате наличных денежных средств покупателю, и обязанность его оформления юридическим лицом при выплате наличных денежных средств за возвращаемый товар в пунктах розничной торговли.
В связи с этим форму акта о возврате наличных денежных средств покупателю, а также целесообразность, обязанность и порядок его оформления (указание паспортных данных покупателя) юридические лица могут предусмотреть в учетной политике. Это не противоречит требованиям, изложенным в ст. 6 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" и Указе Президента РБ от 15.03.2011 № 114 "О некоторых вопросах применения первичных учетных документов".
В соответствии с п. 9 Инструкции № 107 при наступлении срока сдачи выручки, установленного в решении руководителя организации (индивидуального предпринимателя, открывшего текущий (расчетный) банковский счет, частного нотариуса), выручка сдается в банк в полном размере за вычетом предполагаемых расходов в этот день.
Можно ли при определении суммы предполагаемых расходов учесть всю сумму заработной платы, которую необходимо выплатить в течение 3 дней с момента наступления срока сдачи выручки в банк?
Нельзя.
Юридические лица, подразделения (индивидуальные предприниматели, частные нотариусы) не имеют права накапливать выручку сверх установленных законодательством размеров для осуществления предстоящих расходов (п. 9 Инструкции № 107).
В день наступления сроков сдачи выручки можно ее расходовать в размере предполагаемых расходов в этот день (оплата труда, выплата стипендий, пенсий, дивидендов, пособий, алиментов, осуществление расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, выплата дохода индивидуального предпринимателя, частного нотариуса, выплата по договорам займа, аренды и др.). Оставшаяся часть сдается в обслуживающий банк и не накапливается на выплаты следующих дней.
Невыплаченная заработная плата должна выдаваться за счет новых поступлений наличных денег в кассу организации.
В соответствии с п. 65 Инструкции № 107 расчеты между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями наличными деньгами за товары (работ, услуги), а также по иным обязательственным правоотношениям осуществляются на территории Республики Беларусь в общей сумме не более 300 БВ на протяжении 1 дня.
Что следует понимать под иными обязательственными правоотношениями?
Под иными обязательственными правоотношениями понимаются, например, оказание юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем займа, оплата юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем аренды путем внесения наличных денег в кассу юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя либо непосредственно в кассы банков с последующим зачислением их на текущие (расчетные) банковские счета получателей.
Инструкцией № 107 предусмотрено устанавливать порядок и сроки сдачи выручки в обслуживающий банк в приказе.
Какие еще вопросы следует отразить в приказе?
Действительно, в приказе организации в первую очередь должны быть установлены порядок и сроки сдачи выручки организации в обслуживающий банк.
Кроме этого, в приказе можно также установить:
1) в соответствии с п. 12 Инструкции № 107:
– размер потребности в разменных наличных деньгах (при необходимости) на 1 рабочее место кассира, уполномоченное лицо;
– время начала подготовки и формирования инкассаторской сумки с учетом времени на выписку соответствующих сопроводительных документов и последующую передачу службе инкассации (в случае сдачи выручки работникам службы инкассации в соответствии с законодательством);
– время сдачи выручки кассирами главному (старшему по должности) кассиру;
– время начала подготовки выручки для последующей сдачи в обслуживающий банк, в организацию Минсвязи либо работникам службы инкассации (при отсутствии должности главного (старшего) кассира);
2) в соответствии с п. 15 Инструкции № 107:
– порядок и сроки сдачи выручки уполномоченным лицам;
– размер потребности в разменных наличных деньгах для уполномоченных лиц (при необходимости);
3) в соответствии с пп. 44, 45 Инструкции № 107:
– необходимость ведения журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
– необходимость ведения кассовой книги подразделениями, юридическими лицами с упрощенной системой налогообложения (УСН) и ведущим учет в книге учета доходов и расходов.
Справочно: организации, применяющие УСН и ведущие учет в книге учета доходов и расходов, могут в соответствии с п. 46 Инструкции № 107 указать, например, в приказе, какие документы для них будут являться основанием для записи в кассовую книгу (корешки чеков из чековых книжек для получения наличных денег, квитанции к объявлению на взнос наличными, препроводительные ведомости, другие документы, применяемые банками для оформления операций приема наличных денег в соответствии с локальными нормативными правовыми актами банков).
