20 апреля 2013 г. вступила в силу Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185).
До указанной даты действовала Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.06.2004 № 98 (далее – Инструкция № 98).
Инструкция № 185 представляет собой переработанную Инструкцию № 98. Рассмотрим основные отличия этих документов.
Отчет об израсходованных суммах, полученных под отчет на расходы, связанные со служебными командировками: что изменилось?
В отличие от Инструкции № 98 в новой Инструкции № 185 изменились следующие нормы:
– п. 28 Инструкции № 185.
Новой Инструкцией увеличен с 3 до 5 рабочих дней срок представления в бухгалтерскую службу юридического лица отчета об израсходованных суммах, полученных под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, работниками подразделений юридического лица, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения юридического лица.
Указанное дополнение позволит избежать нарушения сроков представления отчета об израсходованных суммах на расходы, связанные со служебными командировками, юридическими лицами (в т.ч. банками) и их подразделениями с централизацией бухгалтерского учета внутрихозяйственных операций;
– п. 29 Инструкции № 185.
Предусмотрена возможность приема в качестве документов, подтверждающих произведенные расходы, связанные со служебной командировкой за границу, не только карт-чеков, но и их копий, заверенных руководителем юридического лица, подразделения (лицами, ими уполномоченными), индивидуальными предпринимателями. Кроме того, к отчету об израсходованных суммах можно прилагать выписки по счету клиента.
Это нововведение принято в связи с тем, что информация на чеке может через некоторое время выцветать и такой чек не будет являться подтверждающим документом.
Кроме того, до 15 рабочих дней увеличен срок представления в бухгалтерскую службу юридического лица отчета об израсходованных суммах работником, получившим иностранную валюту под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, посредством ее зачисления на счет клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, либо частично наличными и частично посредством зачисления на счет клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, независимо от того, в наличной либо безналичной форме работник осуществлял расчеты, связанные со служебной командировкой;
– п. 30 Инструкции № 185.
С 20 апреля предусмотрена возможность представления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты в бухгалтерскую службу работником лично, с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе или почтой, в т.ч. заказным письмом (при этом датой представления отчета считается дата отправления заказного письма).
Указанное дополнение особенно актуально для юридических лиц (в т.ч. банков) и их подразделений с централизацией бухгалтерского учета внутрихозяйственных операций.
В п. 30 Инструкции № 185 также конкретизировано, что отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляется в валюте произведенных операций;
– п. 36 Инструкции № 185.
Если Нацбанк не устанавливает официальный курс белорусского рубля к валюте страны командирования и работником не представлены документы, подтверждающие совершение валютно-обменной операции, то при составлении отчета об израсходованных суммах иностранной валюты используется кросс-курс доллара США к иностранной валюте, установленный на основании информации агентства "Рейтер" или "Блумберг";
– пп. 32, 34, 35 Инструкции № 185.
В этих пунктах уточнен порядок пересчета сумм иностранной валюты, израсходованных при служебных командировках за границу, а также при проведении окончательного расчета между нанимателем и командированным работником:
в случае выдачи работнику аванса в наличной иностранной валюте, отличной от валюты страны командирования, и при перечислении на счет клиента – физического лица аванса в иностранной валюте, отличной от валюты страны командирования (п. 32 Инструкции № 185);
если нормы расходов по служебной командировке в иностранной валюте, установленные законодательством, отличаются от валюты страны командирования и аванс работнику выдан в валюте страны командирования (п. 33 Инструкции № 185);
в случае выдачи в соответствии с законодательством работнику аванса в наличных белорусских рублях для оплаты расходов, связанных со служебными командировками за границу (п. 34 Инструкции № 185);
при получении работником наличной иностранной валюты со счета клиента, открытого в белорусских рублях, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (п. 35 Инструкции № 185).
Важно! С 20 апреля допускается пересчет сумм иностранной валюты, израсходованных при служебных командировках за границу, с использованием обменного курса банка страны командирования вместо официального курса Нацбанка в случае выдачи работнику аванса в наличной иностранной валюте, отличной от иностранной валюты страны командирования (п. 32 Инструкции № 185);
– п. 39 Инструкции № 185.
Не допускается выдача работнику юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем наличной иностранной валюты под отчет, а также перечисление денежных средств на счет клиента – физического лица на расходы, связанные со служебными командировками за границу, без представления полного отчета по ранее выданным этому работнику суммам наличной иностранной валюты.
В то же время допускается зачисление иностранной валюты на счет клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка для оплаты расходов, связанных со служебной командировкой за границу, без представления работником полного отчета по ранее перечисленным на счет клиента суммам иностранной валюты.
Важно! Не допускается передача другим лицам наличной иностранной валюты, полученной под отчет, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, а также использование корпоративных дебетовых карточек физическими лицами, не являющимися держателями этих карточек.
Конкретизирован порядок определения подлинности и платежности иностранной валюты (п. 16 Инструкции № 185)
Кассиры (лица, на которых возложены обязанности кассира), имеющие право осуществления операций с наличной иностранной валютой, обязаны проверять ее подлинность и платежность.
При выполнении данной обязанности они должны руководствоваться нормативными правовыми актами Нацбанка, информацией, размещенной на официальных сайтах банков-эмитентов в Интернете, официальными материалами и оперативной информацией органов внутренних дел, а также перечнем признаков платежности банкнот, установленным обслуживающим банком на основании требований иностранных банков или банков-посредников, с которыми заключены соответствующие договоры.
Справочно: в Инструкции № 98 порядок определения подлинности и платежности иностранной валюты изложен в п. 13.
Изменен порядок оформления платежной ведомости (п. 20 Инструкции № 185)
К платежной ведомости должен быть приложен расходный кассовый ордер на общую сумму выплаченной наличной иностранной валюты по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
Важно! Проставление на платежной ведомости реквизитов расходного кассового ордера без его составления не допускается.
При выдаче из кассы наличных денег в иностранной валюте следует оформлять расходный кассовый ордер КО-2в. Его форма и порядок заполнения определены постановлением Минфина РБ от 29.03.2010 № 38.
В строке "Основание" ордера КО-2в указывают основание выдачи наличных денег. В строке "Приложение" перечисляют прилагаемые документы (при их наличии). В строке "Предъявлен документ" указывают данные о документе, удостоверяющем (подтверждающем) личность физического лица, которое получает наличные деньги.
В случае наличия прилагаемого к ордеру документа (заявление, счет и др.) с разрешительной надписью руководителя его подпись на ордере КО-2в не требуется.
Справочно: в Инструкции № 98 порядок оформления платежной ведомости изложен в п. 18.
Конкретизирован порядок выдачи иностранной валюты по доверенности (п. 25 Инструкции № 185)
Доверенность на разовое получение наличной иностранной валюты должна прилагаться к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.
Если доверенность выдана на получение наличной иностранной валюты в течение определенного времени, ее копия, удостоверенная в установленном законодательством порядке, должна храниться у юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя.
Справочно: в Инструкции № 98 порядок выдачи иностранной валюты по доверенности изложен в п. 23.
Ведение журнала регистрации приходных (расходных) кассовых ордеров в иностранной валюте: с 20 апреля это право, а не обязанность организации
С 20 апреля отменяется обязанность регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в журналах регистрации приходных (расходных) кассовых ордеров в иностранной валюте.
Необходимость регистрации приходных и расходных кассовых ордеров до передачи их в кассу в журналах регистрации приходных (расходных) кассовых ордеров в иностранной валюте теперь определяется по решениям руководителя юридического лица (лица, им уполномоченного), индивидуального предпринимателя, оформленным в письменном виде (п. 45 Инструкции № 185).
При этом форму ведения журнала (из двух предложенных в приложении 2) определяют руководители, главные бухгалтеры юридического лица, подразделения (лица, ими уполномоченные), индивидуальный предприниматель.
Журнал регистрации приходных (расходных) кассовых ордеров в иностранной валюте открывается:
– по форме 1 – отдельно и для приходных, и для расходных кассовых ордеров (т.е. 2 журнала);
– по форме 1-а – один для приходных и расходных кассовых ордеров.
Справочно: в Инструкции № 98 обязанность ведения журнала регистрации приходных (расходных) кассовых ордеров в иностранной валюте и порядок его оформления изложены в п. 41.
Определены форма кассовой книги и порядок ее заполнения
Кассовую книгу используют для отражения информации о движении наличной иностранной валюты в кассе, обеспечения контроля за сохранностью наличной иностранной валюты и исключения возможности возникновения недостачи или хищения. Она не является документом бухгалтерского учета и не используется при совершении бухгалтерских проводок.
Ее форма содержится в приложении 3 к Инструкции № 185.
Важно! Обязанность ведения кассовой книги возложена только на юридические лица (п. 46 Инструкции № 185).
Остальные субъекты хозяйственной деятельности – подразделения юридического лица, индивидуальные предприниматели ведут кассовую книгу только в том случае, если такое решение принято руководителем.
Порядок заполнения кассовой книги изложен в гл. 3 Инструкции № 185.
Так, основанием для осуществления записей в кассовую книгу являются только приходные и расходные кассовые ордера.
Режим рабочего времени определяется согласно ст. 123 Трудового кодекса РБ.
Записи в кассовой книге ведут до ее полного использования (п. 48 Инструкции № 185).
Определения понятий "оприходование" и "несвоевременное оприходование" приведены в соответствие с Положением о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и о приеме наличных денежных средств, банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденным постановлением Совета Министров и Нацбанка РБ от 06.07.2011 № 924/16 (пп. 51, 52).
Справочно: в Инструкции № 98 был определен порядок ведения регистра бухгалтерского учета (аналог кассовой книги). Порядок его заполнения изложен в гл. 3.
Конкретизированы отдельные вопросы по установлению лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи выручки
1. Уточнен порядок сдачи выручки для юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, выходные дни которых не совпадают с общеустановленными (п. 9 Инструкции № 185).
Если юридическое лицо, подразделение, индивидуальный предприниматель и обслуживающий банк работают в общеустановленные выходные дни, выручка, поступившая в эти дни в кассу юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, сдается в обслуживающий банк при условии, что на указанные дни приходится срок сдачи выручки юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем.
2. Уточнен порядок сдачи выручки для уполномоченных лиц юридического лица, индивидуального предпринимателя (п. 12 Инструкции № 185).
Уполномоченные лица могут сдавать выручку в кассу юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, обслуживающий банк, его подразделение, иной банк.
Сроки сдачи выручки для уполномоченных лиц устанавливаются исходя из необходимости обеспечения сохранности наличной иностранной валюты, но не реже одного раза в 7 календарных дней (ранее – 5 рабочих дней).
3. Предусмотрена возможность представления заявки на установление лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи выручки, поступившей в кассу не только на бумажном носителе, но и в электронном виде (п. 64 Инструкции № 185).
При этом необходимо соблюдать требования законодательства по созданию, обработке, хранению, передаче и приему информации в электронном виде.
4. Определен срок, в течение которого юридическое лицо, имеющее несколько текущих (расчетных) банковских счетов в различных банках, обязано направить копию заявки во все банки, в которых открыты текущие (расчетные) банковские счета (п. 14 Инструкции № 185).
Юридические лица, индивидуальные предприниматели обязаны в течение 10 рабочих дней направить во все банки, в которых открыты текущие (расчетные) банковские счета, копию заявки.
5. Определено, что лимит остатка кассы, порядок и сроки сдачи выручки устанавливает обслуживающий банк каждому юридическому лицу, подразделению по согласованию как с руководителем юридического лица (лицом, им уполномоченным), так и с руководителем подразделения (лицом, им уполномоченным) (п. 62 Инструкции № 185).
6. Конкретизировано, что при установлении лимита остатка кассы не учитывается сумма иностранной валюты, поступившей от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг), оплаченных в безналичном порядке (п. 66 Инструкции № 185).
7. Установлено, что лимит остатка кассы, порядок и сроки сдачи наличной иностранной валюты могут быть пересмотрены обслуживающим банком самостоятельно не только в случае изменения объемов сдачи наличной иностранной валюты, но и по другим причинам (п. 68 Инструкции № 185).
При этом руководитель обслуживающего банка (лицо, им уполномоченное) выносит соответствующее решение, копия которого направляется юридическому лицу, подразделению, индивидуальному предпринимателю. С 20 апреля указанное решение будет вступать в силу по истечении 10 рабочих дней после его вынесения.
Организация (подразделение) вправе возложить исполнение обязанностей кассира на иного работника, если…
…она не имеет по штатному расписанию должности кассира или имеет одного кассира, но при этом возникла необходимость временной его замены. Возможность возложения обязанностей кассира на отдельных работников юридическое лицо (подразделение) определяет самостоятельно (п. 59 Инструкции № 185).
