Бухгалтерская отчетность дает возможность всем ее пользователям определить финансовое состояние организации. Пользователем отчетности является в первую очередь руководитель организации, которому отчетность помогает дать оценку состояния дел организации на данный момент, сравнить положение с прошлым периодом и принять решения. Знакомятся с ней по возможности кредиторы и инвесторы, которые определяют целесообразность сотрудничества с организацией.
Основные этапы подготовительной работы
Перед составлением бухгалтерской отчетности проводится следующая подготовительная работа:
1) проверяются данные первичных учетных документов |*|;
* Информация о признании недействительными первичных учетных документов доступна для всех читателей GB.BY
2) проводится инвентаризация имущества и денежных обязательств организации;
3) уточняется оценка статей бухгалтерского баланса;
4) проверяются записи на всех счетах;
5) проводятся закрытие необходимых счетов и реформация баланса;
6) составляется оборотная ведомость, в которой по необходимости указывают все откорректированные данные и дополнительные записи.
Первичные учетные документы – основа бухгалтерского учета
В ходе данного этапа проверяются полнота и своевременность отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций на основании первичных документов отчетного года, ликвидируется несоответствие данных бухгалтерского учета и первичных учетных документов.
Все обработанные документы должны соответствовать установленным формам.
Обратим внимание, что с 24 июля 2014 г. утратил силу Указ Президента РБ от 15.03.2011 № 114 "О некоторых вопросах применения первичных учетных документов". В вопросах оформления первичных учетных документов следует руководствоваться нормами ст. 10 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З "О бухгалтерском учете и отчетности" (далее – Закон № 57-З), а именно:
– применять документы по специальному перечню, утвержденному постановлением Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360.
Справочно: в указанный перечень вошли:
товарно-транспортная накладная;
товарная накладная;
приходный кассовый ордер;
расходный кассовый ордер;
акт о приеме-передаче основных средств;
акт о приеме-передаче нематериальных активов;
акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ;
акт о передаче не завершенного строительством объекта;
– формы первичных учетных документов могут быть утверждены республиканскими органами государственного управления по согласованию с Минфином;
– организация вправе самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления.
Важно! Формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы, должны быть утверждены приказом об учетной политике организации.
При проверке первичных документов следует обратить внимание на наличие подписей лиц, ответственных за оформленные этими документами операции (главного бухгалтера, руководителя и др.). Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, оформляемых организацией, утверждает руководитель по согласованию с главным бухгалтером.
Своевременное и правильное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них сведений обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы (п. 9 ст. 10 Закона № 57-З).
Таким образом, если при выполнении данного этапа подготовительных работ обнаружится, что к учету приняты ненадлежаще оформленные документы, их необходимо переделать (если это внутренние документы) или получить от сторонней организации (если это документы, полученные от контрагентов) надлежаще оформленные документы. Если какие-либо документы утеряны, необходимо сделать их копии и заверить у организации-контрагента. На данном этапе работ обращается внимание на наличие факсовых копий документов: некоторые из них надо подтвердить оригиналом. Следовательно, если у организации нет такой возможности, в бухгалтерском учете следует произвести сторнировочные записи по операциям, отраженным на основании ненадлежащим образом оформленных документов.
Важно! Срок хранения первичных учетных документов и приложений к ним составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п. 177 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140).
Проведение инвентаризации
Инвентаризация согласно учетной политике может проводиться с любой периодичностью (ежемесячно, раз в квартал и др.), но перед составлением годового отчета ее проведение обязательно. При этом инвентаризацию незавершенного производства и полуфабрикатов собственного производства, готовой продукции и товаров на складах, материалов, основных средств рекомендуется проводить не ранее 1 ноября, денежных средств и обязательств – не ранее 1 декабря. Результаты годовой инвентаризации (выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета) должны найти отражение в отчетности не позднее декабря текущего года.
При проведении инвентаризации следует руководствоваться Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180.
Отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с бюджетом и банками должны быть согласованы с соответствующими организациями.
Налогоплательщики обязаны произвести сверку расчетов с бюджетом в порядке инвентаризации расчетов и обязательств. Сверка расчетов с бюджетом предполагает сравнение данных налогоплательщика с данными, отраженными по соответствующему лицевому счету в налоговой инспекции, о суммах задолженностей или переплат по налогам и сборам (в т.ч. пеней и штрафов).
Проведение переоценки
Одной из важных подготовительных работ перед составлением годового отчета является проведение переоценки |*| основных средств, незавершенного строительства и неустановленного оборудования (по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным) и отражение ее результатов в учете по состоянию на 31 декабря. Желательно, чтобы переоценка проводилась только после окончания инвентаризации и установления фактического наличия основных средств. При обратной последовательности существует вероятность, что при инвентаризации будет обнаружен излишек или недостача |**| какого-либо объекта, тогда придется корректировать результаты переоценки, исправляя бухгалтерские записи и переделывая ведомость переоценки и акт, фиксирующий ее результаты.
* Информация о том, что отражение уценки основного средства в ходе переоценки зависит от наличия добавочного фонда, доступна для подписчиков электронного "ГБ"
** Материал о том, что недостачи и потери комиссионного товара должны учитывать и комитент, и комиссионер, доступен для подписчиков электронного "ГБ"
Оценка статей бухгалтерского баланса
Учетная оценка – стоимостная оценка активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов организации в бухгалтерском учете и (или) отчетности (ст. 1 Закона № 57-З).
Отдельные особенности применения видов учетной оценки установлены следующими нормативными правовыми актами:
Особое внимание следует обратить на норму, приведенную в части второй п. 8 Национального стандарта бухгалтерского учета и отчетности "Учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки", утвержденного постановлением Минфина РБ от 10.12.2013 № 80 (далее – НСБУ № 80). Она гласит: неточность в вычислениях при ведении бухгалтерского учета, выявленная в результате появления новой информации, является не ошибкой, а изменением в учетной оценке. По разъяснениям специалистов Минфина РБ, новой информацией является информация только в случае, если эта хозяйственная операция уже ранее была отражена в бухгалтерском учете, а появление еще одного первичного учетного документа, относящегося к этой операции, лишь изменяет ее учетную оценку. Если же хозяйственная операция вообще не была отражена в бухгалтерском учете в связи с отсутствием в организации первичного учетного документа, подтверждающего ее совершение, то появление такого документа и внесение в связи с этим изменений в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность является исправлением ошибки.
Например, в случае установления факта неправильного формирования стоимости основных средств, запасов вследствие поступления первичных учетных документов, подтверждающих понесенные при их приобретении затраты, в месяце, следующем за месяцем принятия на учет основных средств, запасов, в бухгалтерском учете следует отразить исправление ошибки в порядке, установленном гл. 4 НСБУ № 80.
Проверка записей на счетах
На следующем этапе подготовительных работ необходимо проверить остатки на всех счетах бухгалтерского учета, провести сверку данных аналитического учета с данными синтетического учета и составить предварительный баланс. Предварительный баланс – бухгалтерский баланс, составленный заранее на конец отчетного периода с учетом ожидаемых изменений в составе имущества и обязательств организации. При этом используются фактические и ожидаемые данные о хозяйственных операциях.
Составление предварительного баланса позволит организации в ряде случаев упредить появление нежелательных результатов своей деятельности.
Закрытие операционных счетов и списание калькуляционных разниц
Закрытие операционных счетов и списание калькуляционных разниц осуществляются в системном порядке, т.е. соответствующими записями в системе синтетических и аналитических счетов, и в строго определенной последовательности. В первую очередь закрывают счета производств и отраслей, имеющих максимальное количество потребителей и минимальные размеры встречных затрат; в последнюю очередь – счета с максимальными размерами встречных затрат и минимальным количеством потребителей.
Например, в учете производственного предприятия вначале следует закрыть счет по учету затрат вспомогательного производства, затем счет "Общепроизводственные затраты" в разрезе цехов и счет общехозяйственных затрат. Завершать эту работу нужно определением себестоимости продукции основного производства с определением стоимости незавершенного производства.
После закрытия счетов операционные счета входят в баланс в сумме затрат на незавершенное производство.
На следующем этапе проводятся расчеты всех налогов за отчетный период. Затем определяют финансовый результат.
Определение конечного финансового результата
В бухгалтерском балансе финансовый результат отчетного периода отражается как нераспределенная прибыль (непокрытый убыток). В порядке так называемой реформации баланса заключительными записями декабря должны быть сделаны в бухгалтерском учете внутренние записи по субсчетам, открытым к счетам 90 "Доходы и расходы по текущей деятельности" и 91 "Прочие доходы и расходы". Сумма чистой прибыли – кредитовое сальдо по счету 99 "Прибыли и убытки" списывается в кредит счета 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)", а убыток – в дебет счета 84.
Заключительный этап подготовительных работ
Заключительным этапом выполняемых подготовительных работ по составлению бухгалтерской отчетности является составление оборотной ведомости, на основании данных которой составляется заключительный баланс.
