Необходим сертификат электронной цифровой подписи (ЭЦП)
Ситуация 1
Организация с численностью застрахованных лиц 135 человек направила отчетность 4-страхование по итогам 2012 г. в электронном виде с именного адреса ответственного лица своей корпоративной электронной почты на адрес электронной почты Белгосстраха. Однако вскоре в организацию поступило ответное сообщение от Белгосстраха, в котором указано, что в таком виде отчетность не может быть принята и ее необходимо представить в специальном порядке с отдельного ресурса, размещенного на интернет-сайте Белгосстраха.
Обоснованно ли такое указание, ведь отчетность представлена в электронном виде?
Данное указание обоснованно.
Действительно, в заголовочной части формы отчетности 4-страхование предусмотрена запись "Возможно представление в виде электронного документа".
Однако формулировка "в виде электронного документа" весьма строго определена и не тождественна формулировке "в электронном виде".
Обратимся к ст. 1 Закона РБ от 28.12.2009 № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" (далее – Закон об электронном документе). В ней электронный документ определен как документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность. Целостность электронного документа означает, что в электронный документ не были внесены изменения и (или) дополнения, его подлинность означает, что электронный документ подписан действительной электронной цифровой подписью (электронными цифровыми подписями).
Электронная цифровая подпись – последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности. Технология электронной цифровой подписи реализуется с помощью сертификата открытого ключа.
Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных, программно-технических и технических средств; иметь структуру, установленную ст. 17 Закона об электронном документе; быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком (ст. 16 Закона об электронном документе).
Электронный документ состоит из 2 неотъемлемых частей – общей и особенной. Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи (электронных цифровых подписей) и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами (ст. 17 Закона об электронном документе).
Приведенные требования нашли свое отражение в Указаниях по заполнению отчетности 4-страхование, утвержденных постановлением Белстата от 13.09.2011 № 258 (далее – Указания № 258 и постановление № 258 соответственно). В этом документе определено, что страхователи – юридические лица, обособленные подразделения юридических лиц, в т.ч. представительства иностранных организаций, со средней численностью застрахованных за отчетный период 50 и более человек отчетность 4-страхование представляют только в виде электронного документа, соответствующего требованиям, установленным Законом об электронном документе, через официальный сайт Белорусского республиканского унитарного страхового предприятия "Белгосстрах" по электронному адресу www.bgs.by с использованием универсального сертификата открытого ключа проверки электронной цифровой подписи, выданного республиканским унитарным предприятием "Информационно-издательский центр по налогам и сборам" (далее – удостоверяющий центр).
В рассматриваемой ситуации организация с численностью застрахованных лиц 135 человек обязана была представить отчетность 4-страхование по итогам 2012 г. только в виде электронного документа, соответствующего вышеуказанным требованиям.
Файл, который отправила организация по электронной почте с показателями отчетности 4-страхование, содержит лишь его общую часть и не содержит особенную, т.е. не может быть признан электронным документом, соответствующим требованиям Закона об электронном документе и Указаний № 258.
Сертификат ЭЦП должен быть своим
Ситуация 2
Филиал организации не выделен на отдельный баланс и не зарегистрирован в качестве самостоятельного налогоплательщика (отсутствует УНП), однако наделен организацией правом на уплату страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и зарегистрирован в Белгосстрахе в качестве страхователя. Численность работников филиала составляет 57 человек.
Обязательно ли филиалу приобретать в удостоверяющем центре отдельный сертификат открытого ключа проверки ЭЦП или для представления отчетности 4-страхование можно воспользоваться сертификатом организации?
Обязательно.
Обособленные подразделения юридических лиц, наделенные правом на уплату страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, выступают в качестве самостоятельных страхователей по данному виду обязательного страхования. Такой вывод следует из определения страхователя (п. 242 Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента РБ от 25.08.2006 № 530 "О страховой деятельности" (далее – Положение № 530)).
Страхователь обязан представлять страховщику статистическую отчетность, установленную актами законодательства (п. 298 Положения № 530), и на него возложена ответственность за своевременное представление такой отчетности (п. 324 Положения № 530).
Обособленные подразделения юридических лиц как страхователи указаны в числе респондентов отчетности 4-страхование (п. 1 Указаний № 258). Это в полной мере соответствует подп. 1.3 п. 1 ст. 7 Закона РБ от 27.11.2004 "О государственной статистике" (далее – Закон о статистике), который относит к числу респондентов не только юридические лица РБ, но и непосредственно их обособленные подразделения.
Напомним, что респонденты обязаны представлять достоверные первичные статистические данные в объеме, в сроки и адреса, указанные в формах государственных статистических наблюдений, за подписями лиц, ответственных за составление и представление этих данных (подп. 2.2 п. 2 ст. 12 Закона о статистике).
Следовательно, отчетность 4-страхование филиала организации должна быть в установленном порядке подписана самим филиалом как самостоятельным страхователем и респондентом.
Отсутствие у филиала отдельного УНП не является препятствием для его регистрации в качестве абонента удостоверяющего центра, а авторизация филиала в системе представления отчетности 4-страхование в виде электронного документа может быть произведена с применением дополнительных уникальных данных, необходимых для идентификации электронного документа, в частности данных о фамилии, собственном имени и отчестве ответственного должностного лица филиала, на которое оформлен его сертификат.
На практике возникает также следующий вопрос: можно ли при представлении отчетности 4-страхование в виде электронного документа использовать сертификат организации, которая обслуживает страхователя в части ведения бухгалтерского учета и составления отчетности, в т.ч. и отчетности 4-страхование? Ответ таков: отчетность должна быть подписана с использованием только сертификата самого страхователя.
Сертификат ЭЦП должен быть действительным
Ситуация 3
Организация с численностью застрахованных лиц 78 человек несвоевременно продлила срок действия сертификата открытого ключа проверки электронной цифровой подписи, выданного ей удостоверяющим центром. Срок действия сертификата истек 27 декабря 2012 г., а продлен по заявке организации лишь 24 января 2013 г. По этой причине организация нарушила срок представления отчетности 4-страхование (Белгосстрах): отчетность представлена 25 января 2013 г., конечный срок представления – 21 января 2013 г. Страховщик предъявил требование об уплате штрафа за несвоевременное представление отчетности.
Обоснованны ли данные требования?
Требования страховщиков об уплате штрафаобоснованны.
Ответственность за несвоевременное представление отчетности 4-страхование возложена на страхователя. Законодательство не обязывает страховщика обеспечивать страхователя необходимыми для этого средствами (за исключением бесплатной выдачи бланков).
Респондент обязан самостоятельно обеспечить исполнение своей обязанности по представлению отчетности 4-страхование в установленном порядке. Организация обязана была вовремя продлить срок действия сертификата открытого ключа.
За несвоевременное представление отчетности страхователь уплачивает страховщику штраф в размере 10 % от суммы страховых взносов, начисленных за отчетный квартал (п. 246 Положения № 530).
Страхователям, которые обязаны представить отчетность по итогам I квартала 2013 г., следует побеспокоиться о том, чтобы к моменту такого представления (в период с 1 по 22 апреля 2013 г.) их сертификат был действителен.
На бумаге – уже не отчет
Ситуация 4
По причине несвоевременного приобретения сертификата открытого ключа проверки электронной цифровой подписи (25 января 2013 г.) организация с численностью застрахованных 119 человек не смогла в установленный законодательством срок представить отчетность 4-страхование в виде электронного документа и представила ее вовремя (21 января 2013 г.)
на бумажном носителе с последующим представлением в виде электронного документа с нарушением установленного срока (28 января 2013 г.). Страховщик не принял во внимание бумажный вариант отчетности и выставил штраф за ее несвоевременное представление в виде электронного документа.
Обоснованна ли позиция страховщика?
Позиция страховщика обоснованна.
Страхователи со средней численностью застрахованных за отчетный период 50 и более человек обязаны представлять отчетность по форме 4-страхование только в виде электронного документа в установленном порядке (п. 2 Указаний № 258).
Представление страхователями со средней численностью застрахованных лиц за отчетный период 50 и более человек указанных первичных статистических данных на бумажном носителе при отсутствии электронного документа не может рассматриваться как установленное представление отчетности по форме 4-страхование.
Организация исполнила свою обязанность по представлению отчетности 4-страхование лишь в день представления ее в виде электронного документа, т.е. с нарушением установленного законодательством срока, за что обязана уплатить страховщику штраф, предусмотренный п. 246 Положения № 530.
Д-т 90 (субсчет 90-10 "Прочие расходы по текущей деятельности") – К-т 76-2
– на сумму начисленного штрафа*.
___________________________________
*Здесь и далее корреспонденция счетов составлена редакцией
Форма уточненной отчетности зависит от категории страхователя
Многие страхователи сталкиваются с необходимостью уточнить информацию, указанную ими в ранее представленной отчетности 4-страхование.
В какой форме они могут это сделать при существующем ограничении по форме представления отчетности?
Законодательством в области государственной статистики и в области обязательного страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний уточненная отчетность 4-страхование прямо не предусмотрена, однако и не запрещена.
Тем не менее следует помнить о том, что уточненная отчетность является такой же отчетностью, как и уточняемая ею отчетность, т.е. должна соответствовать точно таким же требованиям, в т.ч. и требованиям по форме документа.
Справочно: форма представления отчетности 4-страхование в настоящее время определена п. 2 Указаний № 258. Отчетность 4-страхование представляют:
– страхователи со средней численностью застрахованных лиц за отчетный период 50 и более человек – только в виде электронного документа в установленном порядке;
– иные страхователи – в виде электронного документа или на бумажном носителе.
Следовательно, при средней численности застрахованных лиц за отчетный период 50 и более человек уточненная отчетность 4-страхование, как и уточняемая, может быть представлена страхователем только в виде электронного документа, а при средней численности менее 50 человек – как в виде электронного документа, так и в виде документа на бумажном носителе независимо от формы первоначального представления.
Дата представления отчетности прозрачна
Что считать датой представления отчетности 4-страхование в виде электронного документа и как она фиксируется?
Непосредственный момент успешной отправки страхователем подписанной электронной цифровой подписью отчетности 4-страхование через специальный ресурс на сайте Белгосстраха и есть момент ее официального представления в виде электронного документа. Соответственно дата осуществления этой процедуры и является датой представления отчетности 4-страхование в виде электронного документа (независимо от времени суток, вплоть до 24:00).
Факт успешной отправки отчетности 4-страхование в виде электронного документа фиксируется в автоматически формируемой в этот же момент и доступной для печати с сайта Белгосстраха специальной квитанции, одним из реквизитов которой является календарная дата отправки отчетности 4-страхование в виде электронного документа (с указанием точного времени отправки).
Вся информация, фиксирующая факт представления страхователем отчетности 4-страхование в виде электронного документа, формируется автоматически в режиме "онлайн". Какое-либо дополнительное участие представителей Белгосстраха в подтверждении данного факта не требуется.
Подтверждающие документы нужно представлять на бумаге
Напомним, что необходимость представления квартальной отчетности (в частности, за I квартал 2013 г.) предусмотрена только в случае, если в течение соответствующего квартала страхователь использует средства обязательного страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на страховые выплаты своим работникам (см. постановление № 258).
Справочно: к числу таких выплат относятся пособия по временной нетрудоспособности, назначаемые в связи со страховым случаем (несчастным случаем на производстве, профессиональным заболеванием), а также доплаты до среднемесячного заработка застрахованного лица, временно переведенного в связи с повреждением здоровья в результате страхового случая на более легкую нижеоплачиваемую работу до восстановления трудоспособности или установления ее стойкой утраты, которые производятся в соответствии с Положением № 530.
Д-т 76-2 – К-т 70
– начислены пособия по временной нетрудоспособности, назначаемые в связи со страховым случаем (несчастным случаем на производстве, профессиональным заболеванием), и доплаты до среднемесячного заработка застрахованного лица, временно переведенного в связи с повреждением здоровья в результате страхового случая на более легкую нижеоплачиваемую работу.
Такая отчетность в обязательном порядке должна сопровождаться документами, подтверждающими произведенные страхователем страховые выплаты по перечню, определенному пп. 17 и 18 Указаний № 258 (пп. 269 и 270 Положения № 530).
Данные документы следует представлять только на бумажном носителе (нарочным или почтой) независимо от того, что сама отчетность может представляться только в виде электронного документа.
В заключение отметим, что конечный срок представления отчетности 4-страхование по итогам I квартала 2013 г., в т.ч. и в виде электронного документа, а также подтверждающих произведенные страховые выплаты документов – 22 апреля 2013 г.
