Напомним, что каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (ст. 9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-ХII "О бухгалтерском учете и отчетности" и подп. 1.1 п. 1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 "О некоторых вопросах применения первичных учетных документов"; далее – Указ № 114). Первичные учетные документы, включенные в отдельный перечень, утвержденный постановлением Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360, организации обязаны применять. Формы иных первичных учетных документов могут утверждать руководитель организации либо республиканские органы госуправления по согласованию с Минфином.
Почему возникает необходимость оформления бухгалтерской справки?
Бухгалтерская справка – полноценный первичный документ, который может применяться как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
Случаи, при которых чаще всего приходится составлять бухгалтерские справки, следующие:
– в бухгалтерском учете допущены ошибки и их надо исправить;
– возникают операции, требующие дополнительных расчетов (например, необходимо рассчитать экологический налог);
– отсутствует первичный документ, дающий право на составление корреспонденции счетов.
Поскольку организация наделена правом самостоятельно утверждать форму первичного учетного документа (подп. 1.3 п. 1 Указа № 114), то целесообразно в учетной политике закрепить общую форму бухгалтерской справки, применяемой в указанных выше и иных ситуациях.
Важно! Первичные учетные документы должны содержать следующие сведения:
– наименование документа, дату его составления;
– наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя;
– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях (или стоимостных показателях);
– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления; их фамилии, инициалы и подписи.
Указанные сведения относятся к числу обязательных. Допускается указывать в документе и иные сведения, не являющиеся по общему правилу обязательными.
Требуется исправить ошибку в учете или отчетности
При исправлении ошибки, допущенной в учете или отчетности, можно воспользоваться следующей формой бухгалтерской справки.
Отметим, что рядом ведомств рекомендованы к применению формы бухгалтерской справки, например МВД (постановление от 13.09.2007 № 219), Минсельхозпродом (постановление от 31.05.2004 № 41). Справедливо отметить, что в данных случаях приводятся упрощенные варианты форм бухгалтерской справки.
Пример 1
В ходе проведения аудиторской проверки в 2013 г. (после утверждения годовой бухгалтерской отчетности за 2012 г.) в бухгалтерском учете производственной организации выявлена ошибка. В 2012 г. было приобретено основное средство, по которому был неверно определен нормативный срок службы (из-за ошибки в определении группы, подгруппы и вида основного средства). В дальнейшем при проведении переоценки объекта основных средств по состоянию на 1 января 2013 г. был ошибочно применен к стоимости этого основного средства коэффициент изменения стоимости видов и групп основных средств (переоценка проводилась индексным методом). В результате допущенной ошибки в бухгалтерском учете:
– излишне начислена сумма дооценки переоцененной стоимости объекта основного средства на сумму 920 150 руб.;
– ошибочная сумма дооценки накопленной амортизации составила 835 800 руб.;
– излишне начислено в 2012 г. амортизации по объекту основных средств на сумму 2 740 000 руб.;
– излишне начисленная в 2013 г. сумма амортизации (до периода, в котором обнаружена ошибка) по данному объекту основных средств составила 685 600 руб.
Исправление ошибок, допущенных в бухгалтерском учете, следует производить в соответствии с положениями Инструкции о порядке внесения исправлений в бухгалтерский учет в случае обнаружения ошибок, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2005 № 83 (далее – Инструкция № 83).
Важно! С 1 января 2012 г. нормы Инструкции № 83 применяют с учетом положений Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50, и Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.09.2011 № 102.
Допущенные в бухгалтерском учете ошибки следует исправить в 2013 г. в месяце их обнаружения. В таблице приведена информация, которую необходимо внести в бухгалтерскую справку:
Справочно: исправление ошибки:
– предыдущего года (прошлых лет) (после утверждения в установленном порядке годовой бухгалтерской отчетности) производите в учете того отчетного периода, когда обнаружена ошибка и оформлена бухгалтерская справка-расчет;
– текущего года (до составления годовой бухгалтерской отчетности за этот год) производите в месяце обнаружения ошибки независимо от того, в каком отчетном периоде ошибки были допущены (пп. 6, 8, 10 Инструкции № 83).
В данном случае бухгалтерская справка-расчет составлена на основании акта аудиторской проверки (п. 5 Инструкции № 83).
Понадобился дополнительный расчет по отдельной операции
В практике бухгалтерского учета имеют место ситуации, по которым первичные документы, являющиеся основанием для составления корреспонденции, содержат лишь итоговую сумму, но при этом требуется пояснение ее величины (расчет). В первую очередь это касается расчета процентов по договорам займа или штрафным санкциям по договорам. Составленная бухгалтерская справка-расчет в таком случае должна содержать правила расчета, а также ссылки на документы, подтверждающие действия организации (хозяйственные договоры, законодательные акты).
Воспользоваться формой бухгалтерской справки можно и при расчете сумм командировочных расходов, сумм среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством.
Пример 2
Согласно договору займа от 16.05.2013 № 12/з организацией получен заем от ООО "Мир" на сумму 15 000 000 руб. на срок 365 дней под 24 % годовых. Заем был предоставлен 17 мая 2013 г. Ежемесячно бухгалтер начисляет проценты. За июнь сумма процентов составит 295 890 руб. (15 000 000 × 24 % × 30 дн. / 365 дн.).
С учетом данных примера 2 составим бухгалтерскую справку.
Бухгалтерская справка № 14
Согласно договору займа от 16.05.2013 № 12/з и разъяснению Минфина РБ от 14.04.2013 № 15-1-15/333 "О порядке начисления процентов по кредитам, займам" проценты, подлежащие к уплате (за исключением процентов по кредитам, займам, которые относятся на стоимость инвестиционных активов в соответствии с законодательством), признаются в бухгалтерском учете расходами ежемесячно независимо от даты заключения договора кредита, займа.
За июнь 2013 г. проценты составили 295 890 руб. (15 000 000 × 24 % × 30 дн. / 365 дн.).
С учетом норм п. 25 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.09.2011 № 102, в бухгалтерском учете отражается следующая корреспонденция счетов:
Д-т 91 "Прочие доходы и расходы" – К-т 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" – 295 890 руб.
Операцию надо отразить в учете, а утвержденной формы первичного документа нет
Как было отмечено выше, организация имеет право утвердить формы первичных документов. Разрабатываются и утверждаются они, как правило, одновременно с учетной политикой. Однако, если в организации возникла ситуация, порядок документального оформления которой не установлен, можно воспользоваться бухгалтерской справкой.
В ряде случаев требуется пояснение определенной хозяйственной операции, которое исключит вопросы у проверяющих.
Пример 3
ООО "Квадратный метр" владеет офисными помещениями. Согласно договору от 02.12.2012 № 5 с ЗАО "Призма" – организацией, оказывающей коммунальные услуги, ООО "Квадратный метр" должно ежемесячно оплачивать коммунальные платежи в размере 12 000 тыс. руб., в т.ч. НДС – 2 000 тыс. руб. Документы на коммунальные услуги поступают в бухгалтерию ООО "Квадратный метр" спустя месяц после окончания отчетного периода.
В бухгалтерском учете такие расходы отражаются на основании бухгалтерской справки:
Договор С ЗАО "Призма" от 02.12.2012 № 5 предполагает ежемесячные расчеты за коммунальные услуги. Сумма регулярного платежа составляет 12 000 тыс. руб., в т.ч. НДС – 2 000 тыс. руб.
В связи с тем что документы на 30 июня 2013 г. в ООО "Квадратный метр" не представлены, в бухгалтерском учете сделаны следующие корреспонденции на основании вышеуказанного договора:
