Печать
В закладки
Сохранить
Наверх
Вниз

Заполнение первичных учетных документов: детали и особенности.

Наталия Гуринович, консультант отдела методологии бухгалтерского учета Главного управления регулирования бухгалтерского учета, отчетности и аудита Минфина Республики Беларусь

Каждая хозяйственная операция в бухгалтерском учете должна быть оформлена первичным учетным документом. Это истина, которую каждый бухгалтер усвоил. Однако при заполнении таких документов нередко возникают ошибки. Предотвратить многие из них поможет предлагаемый материал.

Оформление движения товаров при оптовой торговле

Организация осуществляет оптовую торговлю, применяет транзитную форму товародвижения. В соответствии с условиями договора купли-продажи вывоз товара со склада первоначального поставщика (нерезидента Республики Беларусь) осуществляется автомобильным транспортом конечного покупателя.

На основании каких первичных учетных документов следует отразить в бухгалтерском учете организации, осуществляющей оптовую торговлю, приобретение и реализацию товара?

Основанием для оприходования товара в бухгалтерском учете организации, осуществляющей оптовую торговлю, являются документы, выписанные грузоотправителем (международная товарно-транспортная накладная "CMR", инвойс и иные документы, применяемые в стране грузоотправителя). Первичным учетным документом, являющимся основанием для списания товара в бухгалтерском учете данной организации, является накладная ТТН-1, заполненная в соответствии с нормами Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 "Товарно-транспортная накладная" и ТН-2 "Товарная накладная", утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 192 (далее – Инструкция № 192).

Напомним, что накладные ТТН-1 и ТН-2 применяются юридическими лицами всех форм собственности и индивидуальными предпринимателями и являются основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета (п. 2 Инструкции № 192).

Товары, поступающие из-за пределов Республики Беларусь, принимаются на учет на основании документов, выписанных грузоотправителем |*|.

* Информация о поступлении и реализации импортированных товаров доступна всем на портале GB.BY

Накладная ТТН-1 предназначена для учета движения товаров при их перемещении с участием транспортных средств, расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы в порядке, установленном Законом Республики Беларусь от 14.08.2007 № 278-З "Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках" (далее – Закон № 278-З).

Грузоотправители при отгрузке товаров, ввезенных на территорию Республики Беларусь, в гр. 1 накладных ТТН-1 и ТН-2 дополнительно указывают страну, из которой ввезен товар.

Оформление реквизитов товарно-транспортной накладной формы ТТН-1

Работник организации по доверенности получает у поставщика приобретенные товар и материалы. Грузоотправитель выписывает товарно-транспортную накладную формы ТТН-1. Работник организации, получивший груз, расписывается в строке "Товар к перевозке принял".

Необходимо ли делать запись в строке "Принял грузополучатель" накладной ТТН-1, когда товар доставлен в организацию?

Необходимо.

В строке "Принял грузополучатель" накладной ТТН-1 указываются должность, фамилия и инициалы материально ответственного лица, принявшего товар, его подпись, а также оттиск штампа (печати) грузополучателя (п. 16 Инструкции № 192).

Оформление отгрузки воды

Организация в соответствии с законодательством осуществляет оптовую реализацию воды в таре, выступающей в качестве товара, и доставляет ее с использованием транспортного средства.

Нужно ли заполнять товарную накладную формы ТН-2 или достаточно оформления счета-фактуры?

Заполнение товарной накладной ТН-2 или товарно-транспортной накладной ТТН-1 в приведенной ситуации необходимо, поскольку в соответствии с нормой п. 1 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З "О бухгалтерском учете и отчетности" каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

Для учета движения товаров при их перемещении с участием транспортных средств, расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы в порядке, установленном Законом № 278-З, предназначена накладная ТТН-1, которая применяется юридическими лицами всех форм собственности и индивидуальными предпринимателями и является основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета (п. 2 Инструкции № 192).

Дополнительные сведения в путевых листах

Организация оказывает услуги по автомобильной перевозке грузов. У нее возникла необходимость проведения контроля над перемещением грузов при осуществлении автомобильной перевозки данных грузов. Организация использует навигационно-информационное обеспечение.

Допустимо ли в путевых листах указывать данные о показаниях навигационно-информационной системы?

Допустимо.

Путевой лист |*| предназначен для накопления и систематизации информации о показателях работы автомобиля и водителей, для осуществления расчетов за перевозки и формирования статистической отчетности (п. 3 Инструкции о порядке оформления транспортных документов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138; далее – Инструкция № 138).

* Информация о необходимости оформления путевых листов при осуществлении перевозок для собственных нужд доступна всем на портале GB.BY

Заполнение всех необходимых сведений в транспортных документах производят уполномоченные автомобильным перевозчиком лица в соответствии с нормами Инструкции № 138. При этом реквизиты, по которым информация отсутствует, могут не заполняться. В транспортные документы допускается вносить дополнительную информацию (реквизиты), не предусмотренную Инструкцией № 138 (п. 2 Инструкции № 138).

Справочно: путевой лист должен содержать следующие сведения: период действия путевого листа, наименование (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется)) перевозчика (штамп (печать) перевозчика), марку и регистрационный знак автомобиля, данные о водителе, отметки о прохождении водителем медицинского осмотра, отметки о техническом состоянии автомобиля, данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) автомобиля, данные о движении топливносмазочных материалов, отметки водителя и уполномоченных лиц перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу автомобиля, иные отметки уполномоченных лиц перевозчика, оформляющих путевой лист (п. 4 Инструкции № 138).

Реализация объектов основных средств

Организация реализует объекты основных средств. Оформлены акты о приеме-передаче основных средств.

Необходимо ли дополнительно выписывать накладную ТТН-1 при выбытии основных средств и доставке их покупателю с использованием транспортного средства?

Необходимо.

При осуществлении автомобильной перевозки грузов, в качестве которых выступают реализованные объекты основных средств, наряду с оформлением акта о приеме-передаче основных средств необходимо оформление накладной ТТН-1.

Выбытие основных средств в результате реализации, безвозмездной передачи и в иных случаях, предусмотренных законодательством (за исключением случаев, указанных в п. 28 Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.04.2012 № 26 (далее – Инструкция № 26), а также отчуждения физическим лицам), оформляется актом о приеме-передаче основных средств по форме согласно приложению 1 к постановлению Минфина Республики Беларусь от 22.04.2011 № 23 (п. 29 Инструкции № 26).

При этом необходимо оформление накладной ТТН-1, предназначенной для учета движения товаров при их перемещении с участием транспортных средств, расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы в порядке, установленном Законом № 278-З (п. 2 Инструкции № 192).

Транспортными документами при выполнении автомобильных перевозок грузов признаются путевой лист, товарно-транспортная накладная, международная товарно-транспортная накладная "CMR", заказ-поручение и иные документы в соответствии с законодательством (ст. 40 Закона № 278-З).

В накладной ТТН-1 указаны неверные сведения

При получении товара грузополучатель обнаружил, что организация-грузоотправитель указала неверные сведения в накладной ТТН-1.

Каким образом необходимо исправить в накладной ТТН-1 обнаруженные ошибки и какое допустимо количество исправлений?

Количество исправлений не ограничено.

Исправление ошибочных записей во всех экземплярах накладных ТТН-1 и ТН-2 производит организация, непосредственно допустившая ошибку, в соответствии с Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196) (п. 10 Инструкции № 192).

Исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее. Исправление ошибочных записей осуществляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленных текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Лицом, осуществившим исправление, производится оговорка "Исправлено" с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего (п. 4 Инструкции № 196).

Максимальное количество исправлений ошибочных записей Инструкция № 196 не устанавливает, однако исправленные реквизиты должны быть написаны разборчиво и ясно, не должны препятствовать прочтению иных записей в накладной ТТН-1.

Перегрузка товара в пути следования на другой автомобиль

Организация реализует печатную продукцию (далее – товар) и осуществляет автомобильную перевозку данного товара в торговые объекты на территории Республики Беларусь. В пути следования до грузополучателя возникают ситуации, когда необходимо перегрузить товар на транспортное средство, принадлежащее другому перевозчику.

Необходимо ли оформлять другую накладную ТТН-1?

Такой необходимости нет.

При осуществлении автомобильной перевозки товара (в рассматриваемой ситуации – печатной продукции) в случае его перегрузки на иное транспортное средство, принадлежащее новому перевозчику, в накладную ТТН-1 вносятся соответствующие изменения согласно п. 16 Инструкции № 192: в случае перегрузки товара в пути следования на другой автомобиль в строки "Владелец автомобиля", "Водитель", "Автомобиль", "Прицеп" вносятся изменения путем зачеркивания с указанием новых данных, которые заверяются подписью должностного лица, принявшего решение о перегрузке.

Заполнение денежных показателей в валюте

Организация реализует товар. Договором купли-продажи предусмотрена обязанность покупателя уплатить стоимость товара частично до передачи его продавцом (предварительная оплата). Согласно договору купли-продажи стоимость товара выражена в иностранной валюте, расчеты осуществляются в иностранной валюте либо в белорусских рублях по согласованному сторонами курсу.

Предварительная оплата товара произведена в белорусских рублях по согласованному сторонами курсу, последующая оплата после передачи продавцом товара покупателю произведена в иностранной валюте.

Можно ли в накладных ТТН-1, ТН-2 денежные показатели указывать в иностранной валюте?

Можно.

При осуществлении расчетов за поставляемые товары в иностранной валюте в установленном законодательством порядке заполнение денежных реквизитов в накладных ТТН-1 и ТН-2 может производиться в иностранной валюте (п. 6 Инструкции № 192).

Таким образом, если оплата товара поступила в белорусских рублях и в иностранной валюте, денежные показатели в накладных ТТН-1 и ТН-2 могут заполняться в иностранной валюте, вид которой определен сторонами в договоре купли-продажи.

Передача бланков накладных другой организации

От вышестоящей организации безвозмездно получены в 2014 г. бланки накладных ТТН-1.

Можно ли в бухгалтерском учете поступление от сторонней организации бланков накладных ТТН-1 отразить записью Д-т 10 – К-т 98?

Передача бланков накладных ТТН-1, предназначенных для использования в качестве первичных учетных документов, от вышестоящей организации другой организации не допускается. Обоснуем сделанный вывод.

Товарно-транспортная накладная включена в перечень первичных учетных документов, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360.

Передача бланков, предназначенных для использования в качестве первичных учетных документов, от одних организаций (индивидуальных предпринимателей) другим не допускается, за исключением бланков, предназначенных для приема платежей в бюджет (п. 5 Инструкции № 196).

Передача бланков организациями и индивидуальными предпринимателями, приобретшими бланки в установленном порядке, иным организациям и индивидуальным предпринимателям не допускается (п. 18 Инструкции о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утвержденной постановлением МНС, Минфина и Минсвязи Республики Беларусь от 12.08.2011 № 33/77/17; далее – Инструкция).

В случае установления фактов использования организациями и индивидуальными предпринимателями бланков, которые по информации, содержащейся в электронном банке данных, выданы другим организациям или индивидуальным предпринимателям, инспекция МНС выносит предписание о прекращении использования выданных бланков в порядке, установленном пп. 15–17 Инструкции.

Статьи на тему

О рабочем времени в III квартале 2018 года

№24, июнь 2018

Что нужно знать об исполнительных документах

№24, июнь 2018

Постановление Минфина Республики Беларусь от 13.04.2018 № 22 «О внесении изменений в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29 ноября 2017 г. № 43»

№24, июнь 2018

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.