Расходы по найму жилого помещения с документальным подтверждением
Расходы по найму жилого помещения подлежат возмещению в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь (далее – нормы расходов по найму жилого помещения), при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале |*| (п. 14 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
* Информация, касающаяся порядка документального оформления загранкомандировки, доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Пример 1. Проживание в 2-местном номере
В организации согласно приказу нанимателя работник направлен в служебную командировку за границу в г. Воронеж (Российская Федерация). Из-за отсутствия в гостинице свободных одноместных номеров (номер не был забронирован) работник был вынужден снимать 2-местный номер, стоимость которого не превышала норму расходов по найму жилого помещения, установленную законодательством для Российской Федерации (120 долл. США).
Поскольку в рассматриваемом случае расходы по найму 2-местного номера в гостинице не превысили установленную законодательством норму расходов по найму жилого помещения, по решению нанимателя указанные расходы могут быть возмещены работнику на основании представленных подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции и т.д.) с включением в затраты, учитываемые при налогообложении (далее – затраты).
Пример 2. Оплата за проживание в гостинице после расчетного часа
В организации согласно приказу нанимателя работник направлен в служебную командировку за границу в г. Москву (Российская Федерация) на 4 дня с 12 по 15 июля 2015 г. Заданием предусмотрено нахождение в г. Москве 13 и 14 июля 2015 г.
Работник 13 июля 2015 г. вечером заселился в гостиничный номер. Официальное время выселения из гостиничного номера – 12:00 следующего дня (14 июля 2015 г.).
На 14 июля 2015 г. заданием на командировку предусмотрена только одна встреча работника с инвестором, запланированная на 16:00. В связи с этим работник хочет продлить время нахождения в гостиничном номере 14 июля 2015 г. до 15:00 в пределах норм расходов по найму жилого помещения.
Как правило, в случае задержки выезда клиента из гостиничного номера после расчетного часа оплату за проживание в гостиницах за границей производят в следующем порядке:
– не более 6 ч после расчетного часа – почасовая оплата;
– от 6 до 12 ч после расчетного часа – плата за половину суток;
– от 12 до 24 ч после расчетного часа – плата за полные сутки.
Продление сроков пребывания производится с учетом возможностей гостиницы при оплате клиентом по ее прейскуранту.
В рассматриваемом случае работник хочет продлить время нахождения в гостиничном номере 14 июля 2015 г. на 3 ч (при отсутствии такой услуги – на половину суток) и находиться в гостиничном номере с 12:00 до 15:00.
При этом сумма оплаты за проживание в гостинице за 2 дня (13 и 14 июля 2015 г.) не должна превысить норму расходов по найму жилого помещения, установленную Минфином для г. Москвы (Российская Федерация) (140 долл. × 2 дня = 280 долл. США).
Решение вопроса о возмещении работнику за счет прибыли (расходы, неучитываемые при налогообложении; далее – за счет прибыли) суммы, превышающей установленную норму расходов, входит в компетенцию нанимателя при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции и т.д.).
Командированному работнику расходы по бронированию мест в гостиницах, а также стоимость завтрака, включенную в счет за наем жилого помещения, возмещают в пределах норм расходов по найму жилого помещения. При этом порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за наем жилого помещения стоимости завтрака |*| (п. 15 Инструкции № 115).
* Информация, касающаяся порядка отражения в бухгалтерском учете расходов по загранкомандировке, доступна всем на портале GB.BY
Пример 3. Стоимость завтрака включена в счет гостиницы
В организации согласно приказу нанимателя работник направлен в служебную командировку за границу в г. Варшаву (Польша) сроком на 3 дня для участия в международной выставке с 13 по 15 июля 2015 г.
В представленный работником счет на оплату гостиницы входит стоимость завтраков 14 и 15 июля 2015 г.
В приведенном случае стоимость завтрака за 14 и 15 июля 2015 г., включенная в счет за наем гостиницы, возмещается работнику в пределах нормы расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством для Польши (150 долл.). При этом суточные за 14 и 15 июля 2015 г. выплачивают в размере 100 % от нормы суточных, установленной законодательством для Польши (50 долл.).
Расходы по найму жилого помещения без подтверждения документами
При командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Работникам коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов может осуществляться в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливает наниматель (п. 16 Инструкции № 115).
При этом Инструкцией № 115 не предусмотрена норма, устанавливающая зависимость оплаты расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов от времени прибытия работника в место командирования либо убытия из него.
Нормами законодательства также не оговорено, за какую продолжительность времени в течение суток оплачиваются расходы по найму жилого помещения, в т.ч. без подтверждающих документов, а также зависимость оплаты указанных расходов от времени прибытия работника в место командирования либо убытия из него. Время нахождения работника в пути при возмещении названных расходов не учитывается.
Важно! В связи с этим оплату расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов:
– не производят за сутки, в течение которых работник следует к месту командирования или обратно к постоянному месту работы (находится в пути);
– производят за сутки, на которые приходятся дата прибытия транспортного средства к месту командирования и дата выбытия из него, а также полные сутки пребывания в месте командирования, определенные приказом и заданием нанимателя.
Пример 4. Время нахождения в пути не учитываем при возмещении расходов по найму жилья
Работник организации по приказу нанимателя направляется в служебную командировку за границу в г. Москву (Российская Федерация) на 4 дня с 10 по 13 июля 2015 г. Предусматривалось выполнение служебного задания в г. Москве 11 и 12 июля 2015 г.
По возвращении из командировки он представил билет на поезд "Минск – Москва" (отправление 10 июля 2015 г., прибытие 11 июля 2015 г.) и билет на поезд "Москва – Минск" (отправление 12 июля 2015 г., прибытие 13 июля 2015 г.). Документы, подтверждающие проживание в гостинице в указанные дни, работник не представил.
Поскольку документы, подтверждающие проживание в гостинице (счета, квитанции и т.д.), командированный работник не представил, наниматель обязан произвести ему оплату расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов в размере 5 % (до 20 % по решению нанимателя) от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством для г. Москвы (Российская Федерация), за 11 и 12 июля 2015 г. – 14 долл. (140 долл. × 5 / 100 × 2 дня).
Пример 5. Время суток, на которые приходится дата прибытия в место командировки, учитываем при возмещении расходов по найму жилья
В организации согласно приказу нанимателя работник направляется в служебную командировку за границу в г. Стамбул (Турция) на 2 дня с 20 по 21 июля 2015 г. воздушным транспортом. Предусматривается выполнение работником служебного задания в г. Стамбуле 20 июля 2015 г.
В соответствии с расписанием пассажирского воздушного транспорта 20 июля 2015 г. работник вылетел из г. Минска в 8:30, прибыл в г. Стамбул в 10:50, выполнил служебное задание и в 22:30 вылетел обратно, прибыв в г. Минск 21 июля 2015 г. в 00:50.
Работник по возвращении из командировки не представил документы, подтверждающие оплату расходов за проживание в гостинице 20 июля 2015 г. (счета, квитанции и т.д.). Наниматель обязан произвести ему выплату в размере 5 % (до 20 % по решению нанимателя) от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством для Турции, – 12,5 долл. (250 долл. × 5 / 100 × 1 день) независимо от того, что работник находился на территории иностранного государства 11 ч 40 мин в дневное (вечернее) время. При этом данную выплату не производят за время нахождения работника в пути (21 июля 2015 г.).
Пример 6. Поездка в командировку на служебном легковом транспорте
В коммерческой организации в соответствии с приказом нанимателя заместитель директора с водителем служебного легкового автомобиля направляются в командировку за границу в г. Лодзь (Польша) на 3 дня с 14 по 16 июля 2015 г. Предусматривается выполнение служебного задания в Польше 15 июля 2015 г.
Положением о командировании, действующем в данной коммерческой организации, предусмотрено, что при отсутствии у командированных работников документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения за границей (исключая время нахождения в пути), им производится выплата в размере 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения.
Согласно представленным сопроводительным документам в оригинале (путевому листу с отметками о дате прибытия и выбытия из места командирования, квитанциям об оплате за стоянку, заправку и др.) заместитель директора с водителем служебного легкового автомобиля:
– 14 июля 2015 г. в 9:00 – выехали из г. Минска;
– 15 июля 2015 г. в 8:30 – приехали в г. Лодзь, выполнили служебное задание и в 17:40 выехали обратно в г. Минск;
– 16 июля 2015 г. в 16:30 – приехали к месту постоянной работы в г. Минске.
Работники по возвращении из командировки не представили документы, подтверждающие оплату расходов по найму гостиницы 15 июля 2015 г. (счета, квитанции и т.д.). Наниматель обязан произвести им выплату в размере 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством для Польши, – 30 долл. (150 долл. × 20 / 100 × 1 день). При этом за время нахождения в пути заместителя директора и водителя служебного легкового автомобиля (14 и 16 июля 2015 г.) данная выплата не производится.
Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лицам, командированным вместе с ними, учитывается время нахождения в пути следования (часть третья п. 16 Инструкции № 115).
Это обусловлено тем, что в отношении водителей автомобилей, занятых на международных автомобильных перевозках пассажиров и грузов, применяют положения Европейского соглашения, касающегося работы экипажей транспортных средств, производящих международные автомобильные перевозки, заключенного в г. Женеве 1 июля 1970 г. (далее – Соглашение). Ежедневная продолжительность управления транспортным средством для водителя между 2 периодами ежедневного отдыха или между ежедневным и еженедельным периодами отдыха не должна превышать 9 ч, в отдельных случаях – 10 ч (Соглашение).
Кроме того, Соглашением определено, что в течение каждых 24 ч нахождения в пути водитель должен иметь непрерывный ежедневный отдых продолжительностью не менее 11 ч. Если продолжительность отдыха в течение недели сокращается 3 раза до 9 ч, то до конца следующей недели ему в качестве компенсации должен быть предоставлен отдых эквивалентной продолжительности.
С учетом изложенного период отдыха водителя согласно графику движения необязательно должен приходиться на ночное время. Следовательно, водителям, осуществляющим международные перевозки, и лицам, командированным вместе с ними, направленным в командировку в Россию или другие страны СНГ, возмещение расходов по найму жилого помещения в размере 5 (20) % от нормы расходов по найму жилого помещения производят за все дни, оговоренные в приказе нанимателя.
Пример 7. Возмещение расходов по найму жилого помещения водителю-международнику
В организации (г. Брест) согласно приказу нанимателя водитель, осуществляющий международные автомобильные перевозки грузов, направляется в служебную командировку за границу в г. Реймс (Франция) и г. Лебах (Германия) на 8 дней с 10 по 17 июля 2015 г. на автотранспорте нанимателя.
Согласно заданию водитель должен 13 июля 2015 г. доставить груз № 1 из г. Бреста в г. Реймс и выехать в Германию для доставки груза № 2 из г. Лебаха в г. Брест.
В рассматриваемом случае наниматель обязан произвести водителю оплату расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов за все дни, оговоренные в приказе и задании на командировку, в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством:
– для Франции (за 10–12 июля 2015 г.) – 21 евро (140 евро × 5 / 100 × 3 дня);
– для Германии (за 13–17 июля 2015 г.) – 25 евро (100 евро × 5 / 100 × 5 дней).
При командировании работников в государства – участники СНГ возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах производят сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов (часть четвертая п. 16 Инструкции № 115).
Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах производят в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения по командировке в целом (п. 17 Инструкции № 115).
Пример 8. Проживание в 2 гостиницах
В организации согласно приказу нанимателя работник был командирован за границу в Финляндию сроком на 2 дня. По возвращении из служебной командировки к авансовому отчету были приложены счета на проживание в 2 гостиницах на общую сумму 330 евро (170 евро + 160 евро), что больше нормы расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством для Финляндии, составляющей за 2 дня 320 евро (160 евро × 2 дня).
В данном случае в затраты организации могут быть включены расходы по найму жилого помещения в пределах норм, установленных Минфином для Финляндии (320 евро).
Решение о возмещении работнику суммы превышения (разницы между фактической стоимостью найма жилого помещения и установленными нормами – 10 евро) принимает наниматель и оплачивает за счет прибыли (данная сумма может возмещаться работнику как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях).
При предоставлении принимающей стороной за свой счет жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производят (п. 18 Инструкции № 115).
Если условиями проведения международных мероприятий предусматривается предоставление участникам страной-организатором гостиницы, оплачиваемой путем безналичного перечисления или наличными, стоимость номера которой превышает установленную норму расходов по найму жилого помещения, к отчету принимаются фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов. При этом выплату аванса на расходы по найму жилого помещения лицам, выезжающим на данные международные мероприятия и оплачивающим стоимость найма жилого помещения наличной иностранной валютой, производят исходя из расходов по найму жилого помещения, предусмотренных условиями проведения международных мероприятий |*| (п. 19 Инструкции № 115).
* Информация о порядке возмещения расходов по проезду в загранкомандировку доступна для подписчиков электронного "ГБ"
