Все командировочные расходы, рассчитанные исходя из норм оплаты таких расходов при служебных командировках за границу, установленных законодательством Республики Беларусь, с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115), подлежат возмещению работнику и включаются в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении (далее – затраты), в соответствии со ст. 130 Особенной части Налогового кодекса Республики Беларусь (далее – НК) |*|.
* Информация об изменении с 13 марта порядка ведения кассовых операций в наличной валюте доступна всем на портале GB.BY
Д-т 26 и другие счета затрат, субсчет "Затраты, учитываемые при налогообложении", – К-т 71
– на сумму расходов по загранкомандировке, включаемых в затраты, учитываемые при налогообложении*.
__________________________
* Здесь и далее корреспонденция счетов составлена редакцией.
При налогообложении не учитываются затраты на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном Трудовым кодексом Республики Беларусь (ст. 131 НК).
Важно! Расходы, понесенные работником, направленным в служебную командировку, сверх установленных норм или не предусмотренные нормами Инструкции № 115, могут возмещаться ему по решению нанимателя за счет прибыли, оставшейся после налогообложения (далее – прибыль). В коммерческих организациях решение нанимателя о возмещении работникам командировочных расходов, понесенных сверх установленных норм или не предусмотренных нормами Инструкции № 115, за счет прибыли может быть закреплено в Положении о командировании, утвержденном высшим органом управления или иным уполномоченным органом.
Д-т 90-10, 26 и другие счета затрат, субсчет "Затраты, неучитываемые при налогообложении", – К-т 71
– на сумму расходов по загранкомандировке, возмещаемых за счет прибыли организации.
Основанием для расчета и выплаты денежных средств работникам, направленным в служебную командировку за границу, является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку. Если командирование за границу осуществляется на основании приглашения государственных органов иностранных государств, международных или иностранных организаций, в приказе (распоряжении) нанимателя указываются условия командирования за границу согласно соответствующему приглашению (расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.) (п. 2 Инструкции № 115).
Наниматель осуществляет регистрацию указанных приглашений в соответствии с законодательством об организации и ведении делопроизводства и в обязательном порядке обеспечивает их перевод с иностранного языка на белорусский или русский язык (п. 3 Инструкции № 115).
Оформление командировочного удостоверения при направлении работника в служебную командировку за границу не является обязательным.
Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В задании на командировку указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) – предмет договора (контракта, соглашения), иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем (п. 4 Инструкции № 115).
Задание на командировку может содержать маршрут и график движения командированного работника, которые должны быть разработаны с учетом дальности расстояния, содержать время движения и отдыха работника и максимально быть приближены к его реальному перемещению.
Важно! В случае использования работником своих выходных дней в месте командирования до начала служебной командировки либо после ее окончания расходы по приобретению проездных билетов, на которых указаны даты, не соответствующие датам, определенным в приказе, а также расходы по найму жилого помещения и суточные за эти дни не оплачиваются.
Пример. Работник задержался в командировке на выходные дни: расходы можно возместить
В организации (г. Минск) согласно приказу нанимателя с 14 по 18 июля 2015 г. работник направлен в служебную командировку за границу в г. Москву (Российская Федерация) железнодорожным транспортом. Заданием по командировке предусмотрено его нахождение в г. Москве 3 дня (с 15 по 17 июля 2015 г.). Однако работник использовал в г. Москве свои выходные дни (18 и 19 июля 2015 г.).
Даты поездок и наименования начального и конечного остановочных пунктов, указанные в проездных билетах, должны соответствовать датам начала и окончания командировки и местам командирования и постоянной работы, установленным нанимателем в приказе (распоряжении) и задании на командировку. Следовательно, в рассматриваемом случае расходы по проезду работника:
– из г. Минска в место служебной командировки в г. Москву – возмещаются на общих основаниях при наличии подтверждающего документа в оригинале (проездного билета; в случае его утери – информационного письма РУП "Главный расчетный информационный центр Белорусской железной дороги" о приобретении проездного билета и о том, что он не был возвращен);
– из г. Москвы к постоянному месту работы в г. Минск – не возмещаются, поскольку 18 и 19 июля г. Москва не является для работника местом служебной командировки (заданием на командировку предусмотрено нахождение в г. Москве с 15 по 17 июля) и дата прибытия, указанная в проездном билете, не соответствует предусмотренной приказом дате (18 июля).
Если наниматель примет решение возместить командированному работнику расходы по приобретению обратного проездного билета с датой, не соответствующей заданию на командировку, данное возмещение должно быть произведено за счет прибыли при наличии подтверждающего документа в оригинале (проездного билета).
Наниматель определяет форму письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления (п. 5 Инструкции № 115).
За работниками, направленными в командировку, сохраняются место работы (службы) и должность, а также заработная плата (денежное довольствие) в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка, за все рабочие дни по графику постоянного места работы (п. 6 Инструкции № 115).
Порядок исчисления среднего заработка следует определять в соответствии с законодательством Республики Беларусь (п. 7 Инструкции № 115).
До выезда в командировку наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях и возместить следующие расходы: по проезду к месту служебной командировки и обратно; по найму жилого помещения; по проживанию вне места жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя (п. 8 Инструкции № 115). Сумму аванса, подлежащую выдаче командированному работнику на возмещение указанных командировочных расходов, рассчитывайте исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, установленных законодательством Республики Беларусь, и с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115 (п. 9 Инструкции № 115) |*|.
* Информация о том, что аванс, выданный на загранкомандировку, переоценивать не надо, доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет (п. 10 Инструкции № 115).
