При определении расходов по зарубежной командировке и их отражении в учете надо руководствоваться нормами следующих документов:
– Национального стандарта бухгалтерского учета и отчетности "Влияние изменений курсов иностранных валют", утвержденного постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.10.2014 № 69, вступившего в силу с 1 января 2015 г. (далее – Стандарт № 69);
– Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185, с учетом изменений и дополнений от 23.02.2015 № 94, вступивших в силу с 13 марта 2015 г. (далее – Инструкция № 185);
– Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115.
Важно! Порядок отражения расходов по загранкомандировке в бухгалтерском учете регулирует Стандарт № 69, а порядок пересчета сумм расходов, произведенных в валюте страны командирования, в валюту, в которой выдан аванс на командировку, – Инструкция № 185.
В п. 3 Стандарта № 69 установлено следующее:
"Выраженная в иностранной валюте стоимость полученных активов (сумма понесенных расходов) и стоимость относящихся к этим активам (расходам) обязательств, собственного капитала отражаются в бухгалтерском учете в белорусских рублях по официальному курсу:
на дату совершения хозяйственной операции, если не был перечислен аванс в иностранной валюте;
дату (даты) перечисления аванса в иностранной валюте, если был перечислен аванс в иностранной валюте в размере полной стоимости активов (полной суммы расходов);
дату (даты) перечисления аванса в иностранной валюте в части стоимости активов (суммы расходов), приходящейся на аванс, и дату совершения хозяйственной операции в части стоимости активов (суммы расходов), не приходящейся на аванс, если был перечислен аванс в иностранной валюте в размере частичной стоимости активов (частичной суммы расходов)".
По разъяснениям специалистов Минфина, суммы выдаваемых денежных средств в валюте на предстоящие командировочные расходы рассматриваются в целях Стандарта № 69 как аванс вне зависимости от того, на какие расходы (суточные, проезд, проживание) данные денежные средства будут использованы.
В нашем случае (см. материал в "ГБ", 2015, № 13, с. 59) расходы, произведенные в иностранной валюте, отличной от валюты, в которой был выдан аванс, следует перевести в валюту, в которой был выдан аванс, по правилам Инструкции № 185. Затем расходы, понесенные в пределах суммы выданного в иностранной валюте аванса, отразить в бухгалтерском учете по курсу на дату выдачи аванса. Расходы, произведенные сверх суммы выданного в валюте аванса, следует отразить в этой же валюте по курсу на дату составления авансового отчета.
Исходя из этого уточнения рассмотрим такую ситуацию.
Ситуация. Аванс выдан в иностранной валюте, отличной от иностранной валюты страны командирования и установленных норм на командировочные расходы
Работник командирован в г. Варшаву (Польша) сроком на 4 дня с 17 по 20 марта 2015 г. Ему выдан аванс в сумме 610 евро и 2 билета на проезд (туда и обратно) на сумму 900 000 руб. (без НДС). Сумма аванса определена с учетом норм на командировочные расходы: суточные – 50 долл. США и расходы по найму жилого помещения – до 150 долл. США в сутки. По возвращении из командировки работник представил счет на проживание в гостинице за 3 суток в сумме 627 злотых. Чеки о совершении валютно-обменных операций не представлены.
Курсы иностранных валют, установленные Нацбанком, следующие:
– на 16 марта 2015 г. – 15 950 руб. за 1 евро; 15 060 руб. за 1 долл. США;
– на 23 марта 2015 г. – 15 780 руб. за 1 евро; 3 830,22 руб. за 1 польский злотый.
Представим расчет суммы утверждаемого авансового отчета:
– суточные:
4 суток × 50 долл. США × 15 060 руб. / 15 950 руб. = 188, 84 евро;
188,84 евро × 15 950 руб. = 3 011 998 руб.
Поясним произведенный расчет нормой п. 30 Инструкции № 185. Так, в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты суточные указывают в иностранной валюте, в которой были выданы наличными или в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату выдачи (перечисления) аванса, и не пересчитывают на дату составления отчета;
– расходы на проживание: 627 польских злотых × 3 830,22 руб. / 15 780 руб. = 152,19 евро.
Обоснуем приведенный расчет нормой п. 32 Инструкции № 185. Сумму наличной иностранной валюты, израсходованную за границей, пересчитывают в иностранную валюту, в которой получен аванс, с использованием обменного курса банка (организации) страны командирования, где совершена валютно-обменная операция. Если на дату составления отчета об израсходованных суммах наличной иностранной валюты отсутствует информация об использованном обменном курсе (как в нашей ситуации), то пересчет произведенных расходов осуществляют по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты;
– расходы на проезд – 900 000 руб.
Итого расходы, произведенные в иностранной валюте, пересчитанные в валюту, в которой выдан аванс, составили 341,03 евро (188,84 + 152,19).
Для отражения командировочных расходов воспользуемся нормой п. 3 Стандарта № 69. В нашей ситуации работнику было выдано 610 евро, израсходовал он 341,03 евро. Следовательно, все расходы, произведенные в иностранной валюте, были проавансированы организацией и подлежат отражению в учете по курсу на дату выдачи аванса.
Представим авансовый отчет на утверждение руководителю.
Принято решение о возвращении работником 265 евро в кассу организации.
После утверждения авансового отчета руководителем отразим в бухгалтерском учете произведенные работником расходы по командировке. Основным затратным счетом по учету командировочных расходов в нашем примере является счет 26 "Общехозяйственные затраты". Если бы в организации имело место превышение установленных законодательством норм, то к счету 26 целесообразно открыть 2 субсчета:
26-1 "Общехозяйственные затраты, учитываемые при налогообложении";
26-2 "Общехозяйственные затраты, неучитываемые при налогообложении".
К счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" откроем 2 субсчета:
71-1 "Расчеты с подотчетными лицами в белорусских рублях";
71-2 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте".
В учете отражаем:
Д-т 10 – К-т 50 – 900 000 руб.
– приняты к учету купленные организацией билеты на проезд в командировку и обратно;
Д-т 50 – К-т 52 – 610 евро / 9 729 700 руб. (610 евро × 15 950 руб.)
– на сумму валюты, поступившей в кассу;
Д-т 71-2 – К-т 50 – 610 евро / 9 729 500 руб. (610 евро × 15 950 руб.)
– выдана валюта на командировочные расходы;
Д-т 71-1 – К-т 10 – 900 000 руб.
– на стоимость выданных проездных документов;
Д-т 26-1 – К-т 71-1 – 900 000 руб.
– списаны расходы командированного работника по проезду к месту командировки и обратно;
Д-т 26-1 – К-т 71-2 – 188,84 евро / 3 011 998 руб. (188,84 евро × 15 950 руб.)
– списаны суточные за время командировки;
Д-т 26-1 – К-т 71-2 – 152,19 евро / 2 427 431 руб. (152,19 евро × 15 950 руб.)
– на сумму расходов по проживанию в гостинице;
Д-т 91 – К-т 71-2 – 45 725 руб. ((610 евро – 341,03 евро) × (15 780 руб. – 15 950 руб.))
– отражена курсовая разница по дооценке задолженности командированного работника перед организацией;
Д-т 50 – К-т 71-2 – 265 евро / 4 181 700 руб. (265 евро × 15 780 руб.)
– внесена в кассу неиспользованная сумма валюты;
Д-т 50 – К-т 71-1 – 62 600 руб. (3,97 евро × 15 780 руб.)
– внесены в кассу белорусские рубли эквивалентно 3,97 евро;
Д-т 90 – К-т 71-1 – 46 руб. (62 646 руб. – 62 600 руб.)
– списаны округления по командировочным расходам.
