(Начало см. в "ГБ", 2015, № 14, с. 11–15).

В организации отдельные исполненные документы имеют ограничительный гриф "Для служебного пользования".

Каков порядок хранения этих документов?

Документы могут быть сформированы в отдельные дела либо с другими документами с указанием ограничительного грифа "Для служебного пользования".

Исполненные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения в государственных органах, у юридических лиц, должны быть сформированы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, могут быть сформированы в отдельные дела или с другими документами, не содержащими служебную информацию ограниченного распространения, относящимися к одному вопросу. На обложке дела, в которое помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, должен быть проставлен ограничительный гриф "Для служебного пользования". В описях дел структурных подразделений государственного органа либо юридического лица в сводных описях дел (годовых разделах сводной описи дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения индекс дела, в томе которого содержатся названные документы, дополняется литерами "дсп". Например: "12-08-дсп "Документы о работе организаций машиностроительного комплекса" (сведения, отчеты, поручения). Том № 4".

В зависимости от содержания документов, включаемых в дело, устанавливается срок хранения в соответствии с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень типовых документов). На обложке сформированного дела следует проставлять ограничительный гриф.

В организации оригиналы приказов по основной деятельности хранятся в юридическом отделе, а по личному составу – в отделе кадров. Копии приказов передают в сектор расчета заработной платы отдела бухгалтерского учета и отчетности.

Необходимо ли переданные копии включать в номенклатуру дел и каков срок хранения таких дел?

Необходимо. 3 года.

Срок хранения дел с копиями документов определяют согласно Методическим рекомендациям по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденным приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55, которые предусматривают следующие требования:

– дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся до минования надобности, но, как правило, не менее чем до уничтожения подлинников в установленном порядке;

– дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют постоянный, временный (свыше 10 лет) срок хранения или по личному составу, хранятся не менее 3 лет (до включения подлинников (первых экземпляров) документов в сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу).

Справочно: порядок составления номенклатуры дел в организации регулируют гл. 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4), и гл. 5 Правил работы архивов государственных организаций и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила № 143). В заголовки определенных категорий дел дополнительно в гр. 2 следует указывать копийность документов, включенных в дело (подп. 165.2 п. 165 Инструкции № 4).

Каков срок хранения положения об управлении бухгалтерского учета и отчетности, а также положения о премировании работников организации?

Срок хранения положения об управлении бухгалтерского учета и отчетности – постоянно (в течение 2 лет после года утверждения передается в архив организации), положения о премировании работников – в течение 3 лет после замены новым.

Положения об управлении бухгалтерского учета и отчетности относятся к документам, формируемым как дела постоянного хранения, которые подлежат передаче в архив организации.

Справочно: дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями гл. 14 Инструкции № 4 (п. 204).

Положение о премировании работников организации имеет срок хранения 3 года после замены новым, проведения проверки налоговыми органами соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля, и соответственно передаче в архив организации не подлежит (п. 187 Перечня типовых документов).

В течение какого срока необходимо хранить докладные записки к приказам о премировании и установлении надбавок, доплат?

3 года.

Приказы о премировании и установлении надбавок, доплат относятся к приказам по личному составу (п. 172 Инструкции № 4). Докладные записки к приказам о премировании и установлении надбавок, доплат классифицируются как документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.). Срок их хранения составляет 3 года (п. 644 Перечня типовых документов).

Архивариус в организации требует от отдела труда и заработной платы распечатать расчетные листки и передать их в архив.

Правомерно ли такое требование с учетом того, что с 1 января 2003 г. ведется база данных персонифицированного учета, на основании сведений которой подтверждается размер заработка?

Правомерно.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, подлежат передаче в архив организации (п. 97 Правил № 143).

Справочно: перечень документов, относящихся к документам по личному составу, подлежащих передаче в архив организации, приведен в п. 165 Правил № 143 и включает в себя:

– приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;

– личные карточки работников;

– лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;

– личные дела работников;

– невостребованные трудовые книжки.

Срок хранения лицевых счетов (расчетных листков) по начислению заработной платы работникам составляет 75 лет (п. 183 Перечня типовых документов).

Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.

Хранение документов в электронном виде без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции № 4 (п. 236 Инструкции № 4).

Внимание! Установление факта получения заработной платы за периоды работы до 1 января 2003 г. следует подтверждать справкой, выдаваемой работодателем, а за периоды работы после 1 января 2003 г. – на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (часть девятая ст. 57 Закона Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII "О пенсионном обеспечении"). Лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам имеют высокую социальную значимость, так как являются средством доказательства, свидетельствующим о фактическом заработке, поэтому требование к их хранению в течение 75 лет сохранено.

Как правильно оформить прием-передачу дел при смене главного бухгалтера?

Назначить комиссию и составить акт приема-передачи документов.

При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела должны быть переданы по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (часть пятая п. 7 Инструкции № 4).

В этих целях приказом руководителя назначают комиссию в составе не менее 3 человек, которая проверяет наличие и состояние передаваемых документов. Акт приема-передачи документов подписывают лица, передающие и принимающие документы архива организации, председатель и члены комиссии. В дальнейшем акт утверждает руководитель организации. В акте могут быть указаны переданные печати, штампы, ключи от сейфа и др.