Из письма в редакцию:

"Наша организация торгует электронными компонентами и имеет сеть магазинов розничной торговли на территории Беларуси. Головной офис организации находится в г. Минске. Согласно приказу нанимателя директор головного офиса и менеджер по продажам направляются в служебную командировку в г. Гродно с целью проведения обучающего семинара по увеличению продаж 24 и 25 октября 2013 г.

Сотрудники направлены в место командирования железнодорожным транспортом. По расписанию движения пассажирского транспорта 23 октября вечером они выехали из г. Минска, 24 октября утром прибыли в г. Гродно.

24 и 25 октября сотрудники проводили обучающий семинар.

Так как 26 и 27 октября были выходными днями, то сотрудники решили задержаться и использовать в г. Гродно свои выходные дни.

27 октября они выехали назад в г. Минск и прибыли к постоянному месту работы 28 октября утром.

Во время нахождения в служебной командировке в г. Гродно сотрудники проживали вдвоем в двухкомнатной квартире, которую нанимали по договору у индивидуального предпринимателя (ИП).

По возвращении из командировки сотрудники представили в бухгалтерию организации заключенный с ИП договор найма жилого помещения и выданный им чек кассового аппарата.

У нас возникли вопросы:

Следует ли возмещать командированным сотрудникам расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, если есть расхождение с приказом:

– дата выезда в командировку 23 октября 2013 г. вечером;

– дата отправления из г. Гродно – 27 октября 2013 г. вечером (воскресенье) и прибытие в г. Минск 28 октября 2013 г. утром?

Как правильно производить расчет суточных по служебной командировке? Следует ли в данном случае командированным сотрудникам выплачивать суточные за 23, 26 и 27 октября?

Можно ли возместить сотрудникам расходы по найму жилого помещения (квартиры), если они представили в бухгалтерию организации заключенный с ИП договор найма жилого помещения и выданный им чек кассового аппарата, а не квитанцию к приходному кассовому ордеру?

С уважением, Наталья Викторовна, бухгалтер".

Приказ о командировке – документ, в соответствии с которым определяют даты начала и окончания командировки

Ответы на Ваши вопросы попробуем найти в нормах Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (с учетом изменений и дополнений, внесенных постановлением Минфина РБ от 17.09.2013 № 62; далее – Инструкция № 35).

Итак, направление работников в служебную командировку оформляют приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы. Приказ (распоряжение) нанимателя является основанием для выдачи аванса и возмещения предусмотренных законодательством расходов работнику, направленному в служебную командировку (п. 2 Инструкции № 35).

Приказ о командировании должен содержать даты начала и окончания служебной командировки, рассчитанные в зависимости от условий транспортного сообщения, включая вид транспорта, которым командирован работник; дальность расстояния до места командирования (и обратно); расписание движения пассажирского транспорта; количество пересадок и др.

В случае если по условиям транспортного сообщения сотрудникам необходимо выехать в служебную командировку из постоянного места работы (г. Минск) 23 октября 2013 г. для того, чтобы прибыть в место командирования (г. Гродно) 24 октября 2013 г. утром в целях выполнения установленного нанимателем задания по командировке, то в приказе о командировании должна быть указана правильная дата начала командировки – 23 октября 2013 г., которая будет соответствовать дате в проездных документах. Аналогичным образом рассчитывается и день окончания командировки.

Следовательно, в данном случае наниматель должен откорректировать даты начала и окончания командировки путем внесения изменения в приказ о командировании.

Понесенные работником в командировке расходы подлежат возмещению

Пунктом 4 Инструкции № 35 определено, что командированному работнику возмещаются расходы:

– по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов, включая расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты. Подлежит возмещению стоимость набора питания, включенная в цену проездного документа. Расходы по проезду в пределах места служебной командировки оплачиваются за счет суточных и дополнительному возмещению не подлежат;

– по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более, а с разрешения нанимателя – в номерах высшей категории), кроме случаев, указанных в подп. 4.2-1 п. 4 Инструкции № 35. Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством РБ при оказании услуг и расчетах за них;

– за проживание вне места жительства (пребывания) для покрытия дополнительных расходов – суточные в размерах, установленных законодательством. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.

Важно! В случае использования командированным работником в личных целях государственных праздников, праздничных и выходных дней, установленных в соответствии с законодательством, в месте служебной командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются (п. 6 Инструкции № 35).

Таким образом, сотрудникам, направленным по приказу нанимателя в служебную командировку в г. Гродно для выполнения служебного задания в течение 2 дней с 24 по 25 октября 2013 г. и использовавшим в месте служебной командировки свои выходные дни после ее окончания (26 и 27 октября), возмещение расходов по проезду к месту служебной командировки (в г. Гродно) и обратно к постоянному месту работы (в г. Минск) надо производить на общих основаниях при представлении подлинных проездных документов.

Суточные за время нахождения в пути (23 октября) выплачиваются сотрудникам в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки (24 и 25 октября), за исключением выходных дней, использованных ими в личных целях в г. Гродно после окончания служебной командировки. За 26 и 27 октября 2013 г. выплату суточных не производите.

Что касается возмещения расходов по найму жилого помещения, то следует отметить, что во вступившей в силу 9 октября 2013 г. новой редакции Инструкции № 35 не конкретизирован перечень представляемых документов по найму жилого помещения при найме жилья у ИП. 

Справочно: согласно действовавшей до 9 октября 2013 г. норме п. 4 Инструкции № 35 (в ред. постановления Минфина РБ от 04.02.2013 № 4) командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим затратам на основании подлинных подтверждающих документов (чеков с приложенными счетами, а в случае проживания у индивидуального предпринимателя – квитанций к приходному кассовому ордеру с приложенным договором), но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более).

Документом, который выдается ИП при осуществлении предпринимательской деятельности, связанной с предоставлением мест для краткосрочного проживания, является договор найма (поднайма) жилого помещения, который считается заключенным с момента, определенного в договоре, и составляется в 2 экземплярах, один из которых хранится у наймодателя, второй – у нанимателя (часть вторая п. 3 ст. 52 и часть третья п. 6 ст. 66 Жилищного кодекса РБ).

При оказании ИП услуг по сдаче внаем квартир он обязан в подтверждение принятия сумм наличных денежных средств выдать покупателю (потребителю):

– в случае использования кассового оборудования – платежный документ, подтверждающий оказание услуги (п. 17 Положения о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских платежных карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденного постановлением Совета Министров и Нацбанка РБ от 06.07.2011 № 924/16 (далее – Положение № 924/16));

– без применения кассового оборудования – квитанцию о приеме наличных денежных средств с отражением в приходном кассовом ордере (подп. 31.20 п. 31, пп. 32 и 33 Положения № 924/16).

С учетом изложенного в случае если командированные сотрудники представили в бухгалтерию организации договор о найме квартиры, заключенный с ИП, и подлинный документ, подтверждающий оплату, – чек кассового аппарата, то им следует возместить расходы по найму жилого помещения (квартиры) по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более) с отнесением на затраты по производству работ, услуг, учитываемых при налогообложении. В данном случае отсутствие квитанции к приходному кассовому ордеру не является нарушением законодательства.

Как оплатить проезд в случае, если работник провел выходные в командировке за границей (убыл в командировку в выходной день или задержался в командировке на выходной день)

А теперь обратим внимание на ситуацию, когда работник по своей инициативе провел выходные в месте командирования за границу. Возможно ли принять к оплате приложенные проездные билеты, даты по которым не совпадают с датами приказа по командировке?

Гарантии и компенсации работникам при их направлении в служебные командировки за границу предоставляют в порядке и на условиях, определенных Инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115). При этом Минфин определяет нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу (далее – нормы), которые обязательны для применения в организациях всех форм собственности, а также в бюджетных организациях.

Все командировочные расходы, рассчитанные исходя из установленных законодательством норм, с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115, подлежат возмещению работнику:

– в бюджетных организациях – за счет бюджетных средств;

– в коммерческих организациях – включаются в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), учитываемые при налогообложении, в соответствии со ст. 130 Налогового кодекса РБ.

При этом в коммерческих организациях возможно превышение норм командировочных расходов, но за счет собственных средств нанимателя. В бюджетных организациях командировочные расходы ограничены установленными законодательством нормами.

Возмещение командированному работнику расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно производится на основании приказа и задания нанимателя (в которых указывается время нахождения работника за границей) при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале, в т.ч. проездных билетов, соответствующих датам отправления и прибытия, в пределах норм, установленных законодательством (гл. 1–2 Инструкции № 115).

Таким образом, если работник, направленный в служебную командировку за границу, использовал в месте служебной командировки свои выходные дни до ее начала (после ее окончания), то возмещение ему расходов по проезду к месту служебной командировки (обратно к постоянному месту работы) можно произвести только в случае, если приказом и заданием на командировку предусмотрено нахождение работника организации в служебной командировке за границу в свои выходные дни.

В иных случаях, когда даты отправления (прибытия) в проездных документах не соответствуют датам начала и окончания служебной командировки по приказу нанимателя, расходы по проезду к месту служебной командировки (обратно к постоянному месту работы) работнику не возмещаются (либо возмещаются за счет собственных средств нанимателя).