При направлении работника в загранкомандировку наниматель обязан выдать ему аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить установленные законодательством расходы. Работник по возвращении из командировки должен отчитаться об израсходованных суммах. Как правило, сумма выданного аванса не совпадает с суммой авансового отчета. Однако в законодательстве не предусмотрен порядок окончательного расчета с командированным работником в случае, когда аванс выдан в валюте страны командирования.
С 13 марта т.г. этот и другие не менее проблемные вопросы разрешились в связи с выходом постановления Правления Нацбанка Республики Беларусь от 23.02.2015 № 94 (далее – постановление № 94), которое внесло дополнения и изменения в Инструкцию о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденную постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185).
Рассмотрим их.
С 13 марта 2015 года…
1. К уполномоченным лицам стали относиться физические лица, осуществляющие деятельность от имени юридического лица на основании гражданско-правовых договоров (подп. 1.2 п. 1 постановления № 94 и п. 3 Инструкции № 185).
2. Выдачу наличной иностранной валюты нескольким лицам можно проводить не только по платежным ведомостям, но и с оформлением расходных кассовых ордеров на каждого работника (подп. 1.3 п. 1 постановления № 94 и п. 26 Инструкции № 185).
3. Уточнены вопросы, касающиеся возможности проведения окончательного расчета между нанимателем и командированным работником как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях в случае, если аванс выдан в валюте страны командирования (п. 33 Инструкции № 185) либо в валюте, отличной от валюты страны командирования (п. 32 Инструкции № 185) (подп. 1.8 и 1.9 п. 1 постановления № 94).
4. Определен порядок применения обменного курса при пересчете сумм, израсходованных работником в служебной командировке за границу при перечислении аванса на личную дебетовую карточку работника (подп. 1.10 п. 1 постановления № 94 и п. 34 Инструкции № 185).
5. Установлен срок для возврата неиспользованной иностранной валюты (белорусских рублей) в случае принятия нанимателем решения об отмене командировки за границу (подп. 1.11 п. 1 постановления № 94 и п. 34 Инструкции № 185).
В этом случае работник обязан не позднее 3 рабочих дней, исключая дату принятия нанимателем такого решения:
– представить в бухгалтерскую службу организации, подразделения (индивидуальному предпринимателю) отчет об израсходованных суммах иностранной валюты;
– возвратить иностранную валюту или белорусские рубли путем внесения их в кассу либо осуществления банковского перевода на счет организации (индивидуального предпринимателя).
По решению нанимателя при отсутствии израсходованных сумм иностранной валюты или белорусских рублей работник не представляет отчет об израсходованных суммах иностранной валюты.
6. Допускаются выдача (перечисление) работнику организацией, подразделением (индивидуальным предпринимателем) иностранной валюты под отчет и выдача корпоративной дебетовой карточки для осуществления расходов, связанных со следующей служебной командировкой за границу, без представления полного отчета по ранее выданным (перечисленным) этому работнику суммам при условии соблюдения 15-дневного срока, установленного для представления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты, по каждой из командировок (подп. 1.13 п. 1 постановления № 94 и п. 39 Инструкции № 185).
Справочно: до 13 марта 2015 г. не допускались выдача работнику организацией, подразделением (индивидуальным предпринимателем) наличной иностранной валюты под отчет, а также перечисление денежных средств на счет клиента – физического лица на расходы, связанные со служебными командировками за границу, без представления полного отчета только по ранее выданным этому работнику суммам наличной иностранной валюты (п. 39 Инструкции № 185).
7. Урегулирован вопрос оплаты отдельных расходов в период загранкомандировки одним из работников (подп. 1.14 п. 1 постановления № 94 и п. 391 Инструкции № 185).
Так, при направлении в одну служебную командировку нескольких работников допускается (с письменного согласия всех командированных работников) проведение оплаты расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения одним из командированных работников за всех лиц, направленных в данную служебную командировку, со счета клиента, к которому выдана корпоративная дебетовая карточка. В этом случае расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения должны быть включены в отчет об израсходованных суммах работником, которому на эти цели перечислены иностранная валюта либо белорусские рубли.
Следует обратить внимание, что указанная норма не распространяется на случаи использования личной дебетовой карточки.
Подробнее читайте в электронном "Главном Бухгалтере" №12, 2015 г., с. 20.
