Ошибки при оформлении документов, составляемых по результатам инвентаризации
Основными документами, составляемыми (не менее чем в 2 экземплярах) в ходе инвентаризации, являются инвентаризационная опись или акт инвентаризации.
Для оформления инвентаризации применяются формы согласно приложениям 5–19 к Инструкции № 180 [1] либо формы, утвержденные республиканскими органами государственного управления, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики.
При недостатке содержащейся в утвержденных формах информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные в соответствии с законодательством формы (п. 23 Инструкции № 180).
Инвентаризационные описи |*| (акты инвентаризации) оформляются с учетом требований, предусмотренных пп. 21, 27, 28, 30 Инструкции № 180.
При оформлении указанных документов часто допускаются следующие ошибки:
– нечеткое внесение записей, наличие помарок и подчисток.
Инвентаризационные описи должны заполняться с применением технических средств или от руки чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток (часть первая п. 27 Инструкции № 180);
– наименования инвентаризуемых активов и объектов, их количество указываются по номенклатуре и в единицах измерения, отличных от принятых в учете (часть вторая п. 27 Инструкции № 180);
– неуказание прописью на каждой странице описи, заполняемой вручную, числа порядковых номеров активов и общего итога фактического количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны (часть третья п. 27 Инструкции № 180).
Такие записи необходимо делать для того, чтобы исключить возможность несанкционированного внесения дополнительных позиций товарно-материальных ценностей после составления инвентаризационной описи. При автоматизированной обработке фактических данных и формировании инвентаризационных описей допускается указывать итоги на каждой странице цифрами;
– наличие неоговоренных исправлений. Исправление ошибок (описок) производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами (часть первая п. 28 Инструкции № 180);
– наличие незаполненных строк (часть вторая п. 28 Инструкции № 180);
– отсутствие на последней странице описи отметки о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку (часть третья п. 28 Инструкции № 180);
– отсутствие необходимых расписок материально ответственных лиц.
Справочно: к таким распискам относятся:
1) расписка о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на активы сданы в бухгалтерию (в случае отсутствия таковой – уполномоченному лицу) или переданы инвентаризационной комиссии и все активы, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (п. 21 Инструкции № 180);
2) расписка, подтверждающая проверку комиссией активов в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (п. 30 Инструкции № 180);
– отсутствие подписей членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц, которые принимали участие в непосредственном пересчете (перевесе) инвентаризуемых ценностей (п. 30 Инструкции № 180).
Правильность оформления указанных документов имеет ключевое значение, поскольку только данные документы удостоверяют фактическое наличие активов на момент проведения инвентаризации.
Ошибки при оформлении результатов инвентаризации
При проверке оформления результатов инвентаризации выявляются следующие ошибки:
1) несоставление сличительной ведомости.
Этот документ должен составляться в случае выявления отклонений от учетных данных по активам. Формы сличительных ведомостей приведены в приложениях 5, 20, 21 к Инструкции № 180. По результатам инвентаризации в них отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими данными, отраженными в инвентаризационных описях (части первая, вторая п. 70 Инструкции № 180);
2) отсутствие объяснений материально ответственных лиц по фактам недостач (излишков) (часть вторая п. 70 Инструкции № 180).
Если последние отказываются от дачи объяснений, целесообразно составить протокол, удостоверяющий данный факт;
3) отнесение к недостаче |*| материальных ценностей, пришедших в негодность.
Следует разделять недостачу и порчу имущества. На практике часто встречаются случаи, когда товарно-материальные ценности с истекшим сроком годности или по иным причинам не подлежащие дальнейшей реализации включаются в состав недостачи. При этом на данный перечень товаров в установленном порядке составляются отдельные описи. Поскольку испорченный товар имеется в наличии, неверно считать его недостающим;
4) неверное указание стоимости недостающих (излишне выявленных) материальных ценностей.
Стоимость недостающих и излишне выявленных активов и обязательств в сличительной ведомости указывается в соответствии с законо-дательством (часть третья п. 70 Инструкции № 180). Стоимость недостающих активов и обязательств указывается по данным бухгалтерского уче-та организации. Стоимость излишков определяется следующим образом:
– по внеоборотным (долгосрочным) активам – осуществляется оценка в соответствии с законодательством, а степень (процент) износа устанавливается по действительному техническому состоянию активов с оформлением данных об оценке и износе соответствующими актами;
– по материалам – на основании заключения об их оценке, проведенной юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, осуще-ствляющими оценочную деятельность, или организацией самостоятельно исходя из прейскурантов, бюллетеней, каталогов и иных документов, определяющих стоимость аналогичных активов (п. 46 Инструкции № 133 [2]).
Ошибки при регулировании инвентаризационных разниц
1. Определение окончательных результатов инвентаризации при отсутствии решения руководителя организации.
Инвентаризационная комиссия выносит на рассмотрение руководителю организации предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия оборотных и внеоборотных активов, обязательств и данных бухгалтерского учета (оформляются протоколом заседания инвентаризационной комиссии). Руководитель организации принимает соответствующее решение. Моментом определения окончательных результатов инвентаризации |*| является дата принятия решения руководителем организации (п. 72 Инструкции № 180).
2. Неверное определение размера недостачи (излишков), в т.ч. ввиду:
– неприменения либо неверного применения норм естественной убыли.
Так, в настоящее время действует ряд нормативных правовых актов (в т.ч. носящих рекомендательный характер), изданных отраслевыми министерствами и ведомствами Республики Беларусь, устанавливающих нормы естественной убыли на отдельные виды товарно-материальных ценностей. Кроме того, в случае отсутствия законодательства Республики Беларусь, регулирующего соответствующие общественные отношения, на территории Республики Беларусь могут быть применены акты законодательства СССР, регламентирующие данные отношения и не противоречащие законодательству Республики Беларусь. Принимая во внимания данные документы, целесообразно утвердить действующие в организации нормы естественной убыли. При оценке правовых оснований для разработки норм товарных потерь, в т.ч. для целей налогового учета, целесообразно учитывать разъяснения государственных органов, изложенные в письме МАРТ Республики Беларусь от 04.12.2019 № 12-30/134К «О рассмотрении обращения» и письме МНС Республики Беларусь от 07.04.2020 № 2-2-10/00775 «О разработке норм товарных потерь».
Справочно: нормативные правовые акты СССР и БССР, в т.ч. технические нормативные правовые акты СССР и БССР, регулирующие порядок и условия осуществления экономической деятельности, не являются обязательными для применения (соблюдения) на территории Республики Беларусь (подп. 3.10 п. 3 Декрета № 7 [3]);
– некорректного применения магазинами (отделами, секциями) само-обслуживания и торгующими с открытой выкладкой товаров норм в связи с «забывчивостью» покупателя;
– применения норм убыли в случае отсутствия фактических недостач и до зачета недостач излишками по пересортице (часть пятая п. 73 Инструкции № 180).
Указанное может привести к необоснованному завышению затрат и оприходованию излишков;
– необоснованного взаимного зачета излишков и недостач.
Такой зачет может производиться в результате пересортицы |*| только по решению руководителя. При этом под пересортицей понимается выявление у одного и того же проверяемого лица за один и тот же проверяемый период в отношении активов одного и того же наименования в тождественных количествах излишков или недостач (п. 76 Инструкции № 180);
– неосуществления сторнирования сумм торговых наценок (накидок), учитываемых по счету 42 «Торговая наценка», по товарам и готовой продукции в организациях розничной торговли и общественного питания, если учет этих товаров и продукции ведется по продажным ценам (часть 11 п. 73 Инструкции № 180).
Неверное отражение недостач и излишков на счетахбухгалтерского учета
Общие принципы отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризации приведены в пп. 73, 74 Инструкции № 180, которые следует применять с учетом действующих нормативных правовых актов, регулирующих порядок ведения бухгалтерского учета (Закон № 57-З [4]; Инструкция № 102 [5]; Инструкция № 50 [6]).
Нередко списание недостач происходит без оформления необходимых документов. В документах, представляемых для оформления списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи активов, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.) (часть 10 п. 73 Инструкции № 180).
