Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность, другие документы, связанные с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, в течение сроков, установленных законодательством Республики Беларусь. Ответственность за организацию хранения указанных документов несет руководитель организации (ст. 18 Закона о бухучете [1]).

Сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности установлены гл. 12 Перечня № 140 [2].

Необходимость восстановления бухгалтерских документов

Документы могут быть утрачены (утеря, хищение и т.д.) либо уничтожены в результате непредвиденных событий (стихийное бедствие, пожар и т.д.).

Возникает вопрос: необходимо ли восстанавливать утраченные (уничтоженные) документы, а если необходимо, то в каком порядке это осуществляется?

Прямого ответа на данный вопрос законодательство не содержит. При этом очевидно, что содержащаяся в бухгалтерских документах информация необходима ее различным потребителям (собственникам организаций, контролирующим органам и т.д.). Факт утраты бухгалтерских документов влечет определенные правовые последствия для организации, а также ее собственников, учредителей, должностных лиц.

Действия организации в случае утраты (уничтожения) документов

Факт утраты (уничтожения) документов подлежит соответствующей документальной фиксации, например:

– в случае пожара необходимо обратиться в соответствующее подразделение МЧС в целях получения документов, удостоверяющих факт пожара, а также о результатах его расследования;

– в случае хищения документов – в органы внутренних дел с соответствующим заявлением, а в последующем получить документы, свидетельствующие о результатах проведенной правоохранительными органами проверки (расследования).

Целесообразно создать в организации комиссию в целях документирования факта утраты документов, провести внутреннюю (служебную) проверку для установления всех обстоятельств, выявления виновных лиц.

Восстановление документов либо содержащейся в них информации

К документам бухгалтерского учета и отчетности принято относить:

– первичный учетный документ – документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета;

– регистр бухгалтерского учета – документ, в котором производятся регистрация, накопление и систематизация учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

– отчетность – систему стоимостных показателей об активах, обязательствах, о собственном капитале, доходах, расходах организации, а также иную информацию, отражающую финансовое положение организации на отчетную дату, финансовые результаты деятельности и изменения финансового положения организации за отчетный период.

Первичные учетные документы

Первичный учетный документ |*| составляется при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее совершения (п. 5 ст. 10 Закона о бухучете).

* Какой датой надо восстановить ПУД, если его забыли составить

Из вышеизложенного следует, что первичный учетный документ может быть создан только единожды, а любое его воспроизведение в порядке, противоречащем п. 5 ст. 10 Закона о бухучете , может повлечь признание вновь созданного документа не имеющим юридической силы.

Таким образом, законодательством не предусмотрено восстановление первичных учетных документов. В то же время при необходимости возможно восстановить информацию, содержавшуюся в первичных учетных документах.

Восстанавливаем информацию из первичных учетных документов

Рассмотрим, каким образом можно найти информацию, содержавшуюся в утраченных первичных учетных документах.

1. Товаросопроводительные документы (товарные, товарно-транспортные накладные), акты выполненных работ, оказанных услуг.

Указанные документы составляются в нескольких экземплярах, поэтому наиболее оптимальным вариантом восстановления информации представляется получение копий экземпляров, находящихся у контрагентов.

Сведения о контрагентах и конкретных документах, составленных во взаимоотношении с ними, можно взять в электронной базе бухгалтерской программы, регистрах бухгалтерского учета (если они сохранились). Если электронная база или регистры не сохранились, можно обратиться в обслуживающий банк за развернутой банковской выпиской, где содержатся сведения о контрагентах, от которых поступали денежные средства либо которым денежные средства уплачивались.

С внедрением с 1 июля 2016 г. механизма выставления (направления) ЭСЧФ соответствующую информацию об указанных выше первичных учетных документах можно получить из информационных ресурсов МНС.

2. Кассовые документы (приходные, расходные кассовые ордера, кассовые книги, книги кассира и т.д.).

Восстановление содержания указанных документов является крайне затруднительным, поскольку, как правило, они составляются в одном экземпляре. Наиболее полная информация содержится в электронных базах бухгалтерской программы (электронные версии указанных выше документов).

В случае ее отсутствия необходимые данные частично могут быть восстановлены на основании:

– сведений из обслуживающего банка о снятии наличных денежных средств с текущего (расчетного) счета для зачисления в кассу организации (с указанием целевого назначения);

– учетных документов структурных подразделений организации |*|, подтверждающих движение наличных денежных средств между данными подразделениями (например, в случае сдачи наличных денег в центральную кассу организации);

* В каких случаях надо оформить бухгалтерскую справку и как правильно это сделать

– квитанций к приходным кассовым ордерам, сохранившихся у лиц, вносивших денежные средства в кассу организации;

– объяснений должностных лиц, ответственных за ведение кассы, иных лиц, вносивших и получавших денежные средства.

3. Документы, свидетельствующие об осуществлении расходов в служебных командировках, на хозяйственные нужды (авансовые отчеты (отчеты о расходовании наличных денежных средств) и приложенные к ним подтверждающие документы).

Если такие расходы осуществлялись за наличный расчет, то восстановить информацию практически невозможно. Ее можно воспроизвести только из электронной базы бухгалтерской программы (если соответствующая информация вносилась с необходимой детализацией) либо из объяснений лиц, которым денежные средства выдавались под отчет.

Если расходы осуществлялись посредством банковской платежной карточки подотчетного лица (корпоративной карты), то частично информацию о факте осуществления платежа можно получить из подтвержденной банком выписки по счету клиента.

4. Документы, свидетельствующие о начислении заработной платы работникам, вознаграждений по гражданско-правовым договорам (лицевые счета, расчетные листки, акты выполненных работ (оказанных услуг) к договорам подряда и т.д.).

Такие сведения можно восстановить на основании:

– электронной базы бухгалтерской программы, сохранившихся регистров бухгалтерского учета;

– расчетных листков, сохранившихся у работников;

– гражданско-правовых договоров и составленных к ним документов, сохранившихся у лиц, с которыми данные договоры заключены;

– сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования (в части сумм начислений, облагаемых взносами в ФСЗН).

Восстановление указанной информации будет являться единственной логичной и соответствующей законодательству альтернативой утраченных (уничтоженных) документов. Она поможет минимизировать негативные последствия в случае комплексной правовой оценки сложившейся ситуации контролирующими органами.

Регистры бухгалтерского учета и отчетность

Регистры бухгалтерского учета – это сводные документы, основанные на сведениях, содержащихся в первичных учетных документах. С точки зрения временных характеристик важен не момент создания документа, а период, за который он сформирован (отчетный период).

Восстанавливаем регистры бухгалтерского учета и отчетность

Если утрачены регистры бухгалтерского учета, в т.ч. в виде электронной базы бухгалтерской программы, при сохранности первичных учетных документов нет никаких юридических препятствий для восстановления утраченных регистров. Фактически это будет носить характер восстановления бухгалтерского учета.

Аналогично обстоят дела с восстановлением отчетности. Исходя из требований, предъявляемых к отчетности в соответствии с гл. 3 Закона о бухучете, важным является период, за который отчетность составляется. Основное требование с точки зрения сути содержащейся в ней информации – тождественность данным синтетического и аналитического учета (п. 4 ст. 14 Закона о бухучете).

Административная ответственность за несоблюдение правил хранения бухгалтерских документов

Административная ответственность должностного лица организации за нарушения, связанные с несоблюдением правил хранения бухгалтерских документов и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, установлена ст. 12.1 КоАП [3].

1. Уничтожение должностным лицом юридического лица (ИП) бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие влекут наложение штрафа в размере от 50 до 100 базовых величин (БВ);

2. Необеспечение сохранности должностным лицом юридического лица (ИП) бухгалтерских документов |*| (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату, влечет наложение штрафа в размере от 4 до 35 БВ.

* Будет ли счет на возмещение транспортных услуг являться ПУД