Инесса Леонидовна Прокопович в 1987 г. закончила Белорусский государственный институт народного хозяйства им. Куйбышева, в 1999 г. – Белорусский негосударственный институт правоведения.
С 1994 г. по настоящее время работает в управлении регулирования денежного обращения Нацбанка РБ.
Работник возвращает наличными деньгами в кассу организации ранее полученный им заем.
Ограничивается ли эта сумма 300 базовыми величинами (БВ)?
Нет.
Расчеты между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, частными нотариусами и физическими лицами, вытекающие из трудовых, гражданско-правовых отношений, могут проводиться наличными деньгами или в безналичном порядке, установленном законодательством. Данная норма определена п. 5 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).
Ограничение в размере 300 БВ на протяжении одного дня установлено для проведения расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями (п. 67 Инструкции № 107). Оно не распространяется на расчеты с физическими лицами.
Таким образом, организация вправе принять от работника наличные деньги в качестве возврата полученного им ранее займа без ограничения суммы 300 БВ.
Можно ли использовать полученные наличные деньги для выплаты командировочных расходов?
Можно при соблюдении отдельных правил.
Для юридического лица (подразделения) наличные деньги, поступившие в кассу юридического лица (подразделения), являются выручкой (п. 2 Инструкции № 107).
Отметим, что возврат займа в целях применения Инструкции № 107 также является выручкой.
Порядок и сроки сдачи выручки юридическое лицо (подразделение) определяет самостоятельно в приказе согласно пп. 12–14 Инструкции № 107.
Порядок и размер использования наличных денег из выручки определены в п. 7 Инструкции № 107 и не требуют установления в приказе. Юридические лица, подразделения (индивидуальные предприниматели) могут расходовать наличные деньги из выручки для проведения любых текущих операций (выплатить заработную плату, командировочные расходы, дивиденды, осуществить выплату по договору займа, аренды и др.) при соблюдении пп. 8, 9 и 11 Инструкции № 107.
Не имеют права расходовать наличные деньги из выручки:
1) ликвидируемые юридические лица (индивидуальные предприниматели), открывшие текущие (расчетные) банковские счета, в отношении которых приняты решения о прекращении деятельности;
2) юридические лица (индивидуальные предприниматели), открывшие текущие (расчетные) банковские счета, в отношении которых открыто конкурсное производство (п. 11 Инструкции № 107).
Справочно: расходование наличных денег из выручки не допускается юридическими лицами (подразделениями):
– при наложении ареста и обращении взыскания на денежные средства, находящиеся на текущих (расчетных) банковских счетах;
– приостановлении операций по текущим (расчетным) банковским счетам юридических лиц;
– наличии картотеки к внебалансовому счету ”Расчетные документы, не оплаченные в срок“.
Исключение составляют расчеты из выручки, проводимые юридическими лицами, их обособленными подразделениями в случаях, установленных Президентом (п. 8 Инструкции № 107).
Денежные средства в кассу организации поступают по чеку из обслуживающего банка. Иногда работники возвращают в кассу неиспользованные командировочные. Других поступлений наличных денег в кассу организации не имеется.
В какие сроки необходимо выдать полученные в банке наличные деньги из кассы на хозяйственные нужды, командировочные расходы?
В сроки, установленные приказом руководителя, или в течение 3 рабочих дней.
Юридические лица, подразделения, не имеющие иных поступлений наличных денег в кассы, кроме наличных денег, полученных по чеку в обслуживающем банке, и (или) возврата наличных денег, ранее выданных под отчет, выдают наличные деньги из своих касс в сроки, установленные в решении руководителя юридического лица (подразделения) или лица, им уполномоченного, за исключением наличных денег, подлежащих выдаче на оплату труда, выплату стипендий, пенсий своим работникам (ранее состоявшим в штате работникам), пособий, дивидендов, алиментов (п. 16 Инструкции № 107).
По истечении этих сроков не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в обслуживающий банк (иной банк), работникам службы инкассации либо в организацию Минсвязи на следующий рабочий день юридического лица, подразделения. При отсутствии установленных сроков указанные юридические лица, подразделения выдают наличные деньги, полученные по чеку в обслуживающем банке, в общеустановленные сроки – в течение 3 рабочих дней (5 рабочих дней – для сельскохозяйственных организаций, поселковых и сельских Советов депутатов, поселковых и сельских исполкомов).
Таким образом, в описанной ситуации в случае необходимости выдачи наличных денег, полученных в обслуживающем банке на командировочные расходы в сроки, превышающие 3 и 5 рабочих дней, в приказе следует установить сроки выдачи, соответствующие особенностям хозяйственной деятельности.
Можно ли не использованные в командировке суммы наличных денег, возвращенные в кассу организации, выдать на оказание материальной помощи?
Нельзя.
Возвращенные наличные деньги должны расходоваться на те цели, на которые были получены по чеку в обслуживающем банке. То есть если наличные деньги получены в обслуживающем банке на выплату командировочных расходов, то возврат неиспользованных сумм наличных денег из кассы юридического лица не может быть произведен на оказание материальной помощи, они могут использоваться только на командировочные расходы (п. 6 Инструкции № 107).
Директор за счет личных средств приобрел для нужд своего предприятия строительные материалы и представил отчет об израсходованных суммах с приложением 2 кассовых и 2 товарных чеков для возмещения ему произведенных расходов. Общая сумма расходов по 2 чекам превысила 300 БВ. Расчеты проводились в один день.
1. Будет ли считаться нарушенным порядок расчетов, если возмещение произвести частями, т.е. не в один день?
Будет.
Инструкция № 107 допускает использование личных денежных средств физических лиц для приобретения ими товаров в интересах юридического лица. При этом физическое лицо обязано не позднее 3 рабочих дней со дня приобретения товара, исключая день приобретения, представить отчет об израсходованных суммах, на основании которого предприятие возмещает сотруднику понесенные им расходы (п. 35 Инструкции № 107).
В п. 74 Инструкции № 107 определено, какие расчеты включаются в фактический размер расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями (индивидуальными предпринимателями) – 300 БВ на протяжении одного дня. Отметим, что использованные личные средства включаются в 300 БВ по дате их фактического расходования.
Таким образом, будет иметь место факт нарушения порядка расчетов независимо от того, полностью или частично возмещается указанная сумма.
За нарушение порядка расчетов предусмотрена административная ответственность в соответствии со ст. 12.19 Кодекса РБ об административных правонарушениях (далее – КоАП).
Справочно: осуществление платежей наличными денежными средствами с нарушением требований законодательства влечет наложение штрафа на юридическое лицо в размере до 100 % от суммы таких платежей (часть первая ст. 12.19 КоАП).
2. А если бы директор организации использовал для расчетов личную или корпоративную карточку, то эти расходы не включались бы в 300 БВ?
Личные денежные средства директора, израсходованные им с использованием личной платежной карточки, будут включаться в 300 БВ независимо от того, каким образом проводились расчеты: в безналичном порядке либо были сняты со счета с использованием личной карты для последующего проведения наличных расчетов для покупки стройматериалов.
Что касается корпоративной карты, то, если она используется для проведения безналичных расчетов, указанные расчеты, конечно, не включаются в 300 БВ. Если же денежные средства были получены директором в наличной форме с использованием корпоративной платежной карты и в последующем использованы им для проведения наличных расчетов за стройматериалы, то тогда эта сумма включается в 300 БВ.
Предприятие выдало аванс на командировочные расходы по территории Беларуси наличными деньгами. В период нахождения работников в командировке возникает производственная необходимость ее продления. Для этих целей приказом по организации назначается работник, которому деньги выдаются под отчет для передачи их командированным работникам.
Нарушается ли порядок ведения кассовых операций?
Нарушается, так как передача другим лицам наличных денег, полученных под отчет, в т.ч. с использованием корпоративных карточек, не допускается (п. 33 Инструкции № 107).
Обращаем внимание, что если бы аванс на командировочные расходы был первоначально зачислен на счет клиента, к которому выдана личная (корпоративная) карточка, а не выданы наличные деньги, тогда в случае продления командировки юридическое лицо могло бы перечислить дополнительно денежные средства для оплаты расходов, связанных со служебной командировкой, но на счет клиента, к которому выдана личная (корпоративная) карточка. При этом перечисление в рамках одной служебной командировки проводится без представления полного отчета данного работника по ранее перечисленным ему суммам денежных средств, предназначенных для расходования в данной служебной командировке (часть вторая п. 39 Инструкции № 107).
В соответствии с п. 35 Инструкции по ведению кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Нацбанка РБот 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185), при получении работником наличной иностранной валюты со счета клиента, открытого в белорусских рублях, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, сумма иностранной валюты, израсходованная за границей, пересчитывается в белорусские рубли по обменному курсу банка-эмитента, установленному для проведения операций при использовании карточек, и (или) обменному курсу, установленному платежной системой. Такую же норму содержит и п. 32 Инструкции № 185.
Какой документ, подтверждающий обменный курс банка-эмитента, установленный для проведения операций при использовании карточек, и (или) обменный курс, установленный платежной системой, должен представить командированный работник для расчета командировочных расходов?
Выписку по счету клиента.
Документом, подтверждающим проведение по счету клиента операций при использовании карточки, является выписка по соответствующему счету клиента. Порядок ее представления определяется в договоре об использовании карточки. В выписку по счету клиента должна быть включена информация обо всех проведенных клиентом и отраженных по счету клиента (счету по учету кредитов) операциях при использовании карточки за определенный период. Данная норма предусмотрена п. 38 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 18.01.2013 № 34.
Таким образом, обменный курс должен содержаться в вышеуказанной выписке.
Если выписка не представлена, то возможен ли расчет сумм командировочных расходов исходя из курса Нацбанка на дату составления отчета об израсходованных суммах?
Возможен.
В случае непредставления работником в бухгалтерскую службу юридического лица документов, подтверждающих произведенные расходы, связанные со служебной командировкой за границу (в нашем случае выписку), проведение окончательного расчета между нанимателем и работником в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком, на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты не противоречит законодательству.
Справочно: работник, получивший иностранную валюту под отчет на расходы, связанные со служебной командировкой за границу, обязан к отчету об израсходованных суммах иностранной валюты приложить карт-чеки (их копии, заверенные руководителями юридического лица, подразделения (лицами, ими уполномоченными), индивидуальным предпринимателем) или выписку по счету клиента – физического лица, а также иные документы (п. 29 Инструкции № 185).
