Акт сверки взаимных расчетов не является первичным документом и может не соответствовать требованиям, предъявляемым ст. 9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-ХII "О бухгалтерском учете и отчетности" (с изменениями) (далее – Закон), Указу Президента РБ от 15.03.2011 № 114 "О некоторых вопросах применения первичных учетных документов", постановлению Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360 "Об утверждении перечня первичных учетных документов".

Общая часть Налогового кодекса РБ (далее – НК) определяет следующие требования к учету дебиторской задолженности:

– плательщик обязан вести учет дебиторской задолженности;

– не позднее 10 рабочих дней со дня возникновения задолженности по уплате налогов, сборов (пошлин), пеней представлять в налоговый орган по месту постановки на учет перечень дебиторов с указанием суммы дебиторской задолженности, а также копии документов, подтверждающих факт наличия дебиторской задолженности (подп. 1.5 п. 1 ст. 22 НК).

Таким документом, устанавливающим имущественные обязанности должника, которые им признаются, но не выполняются, считается акт сверки взаимных расчетов.

Правовым последствием подписания акта сверки взаимных расчетов, в котором указана задолженность одной из сторон, является перерыв течения срока исковой давности в связи с признанием долга, так как обязанное лицо совершает действия, свидетельствующие о признании долга.

Это подтверждается нормами Гражданского кодекса РБ (далее – ГК): течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска в установленном порядке, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок (ст. 204 ГК).

Пример

Срок задолженности для одной из сторон составлял 2 года и 6 месяцев. Значит, кредитор, который должен предъявить иск в суд, имеет в запасе 6 месяцев (до окончания истечения общего срока исковой давности). Через 6 месяцев он потеряет право предъявить иск в суд. Но стороны подписали акт сверки взаимных расчетов. После его подписания общий срок предъявления иска в суд кредитором составляет 3 года.

 

Если вы хотите обратиться в суд, предъявив в качестве доказательства признания долга должником акт сверки, то необходимо, чтобы акт сверки взаимных расчетов был подписан директором и главным бухгалтером организации. Если директор передал полномочия на подписание такого акта другому лицу, то к нему необходимо приложить доверенность или другой документ с подтверждением полномочий.

На практике встречаются ситуации, когда сам договор подписан не директором. Тогда возникают следующие вопросы: будет ли считаться сделка заключенной, если договор подписан со стороны должника неуполномоченным лицом (например, заместителем директора должника при отсутствии полномочий – доверенности), но акт сверки взаимных расчетов подписан директором и главным бухгалтером организации должника? можно ли будет с такими документами истребовать долг в судебном порядке?

Если сделка от имени одной из сторон была заключена неуполномоченным лицом, подписание акта сверки уполномоченным лицом можно расценивать как ее последующее одобрение, так как последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения (п. 2 ст. 184 ГК).

То есть после подписания акта сверки взаимных расчетов указанными лицами сделка будет считаться заключенной и кредитор вправе предъявить иск в суд в течение срока давности.

На что следует обратить внимание при составлении и подписании акта сверки взаимных расчетов

Какие-либо специальные требования к оформлению акта сверки взаимных расчетов отсутствуют. В качестве примера можно порекомендовать следующую форму акта сверки взаимных расчетов:
 

 

Для того чтобы обезопасить себя в дальнейшем от признания акта сверки взаимных расчетов недействительным, при его оформлении и подписании необходимо руководствоваться следующими требованиями законодательства и судебной практикой.

В связи с тем что акт сверки взаимных расчетов не является первичным документом, он должен включать ссылку на договор, как на основание возникновения обязательств по оплате, а также на наименование товаров, работ, услуг с указанием их стоимости. При отсутствии этих сведений такой акт не может являться достоверным доказательством задолженности, потому что из него нельзя установить основания возникновения указанных в акте денежных сумм.

Для подтверждения наличия или отсутствия задолженности в акте сверки взаимных расчетов необходимо точно указать, в отношении каких сумм он составлен. По этой причине в нем указывают ссылку на первичные документы, вкоторых подтверждаются размер задолженностии период ее возникновения. При отсутствии у кредитора первичных учетных документов, свидетельствующих о передаче должнику товаров, результатов работ, об оказании услуг, то сам по себе акт сверки не может подтверждать наличие у должника денежного обязательства.

Если в акте сверки взаимных расчетов содержатся расчеты по нескольким договорам, то в нем следует отдельно указывать сумму долга по каждому из них, а в графе "Итого" устанавливается общая сумма задолженности по всем обязательствам.

Особое внимание уделяют подписанию акта сверки взаимных расчетов.

Денежные и расчетные документы без подписи главного бухгалтера (лица, им уполномоченного) считаются недействительными и не должны применяться к исполнению (ст. 7 Закона).

Так как распоряжаться денежными средствами организации вправе лишь ее руководитель, в акте сверки расчетов, являющемся финансовым обязательством, кроме наличия подписи главного бухгалтера организации должна присутствовать подпись ее руководителя как распорядителя средств организации.

При этом акт сверки расчетов, подписанный, с одной стороны, руководителем организации-кредитора, а с другой – главным бухгалтером организации-должника, которому ее руководителем выдана доверенность на подписание такого акта с организацией-кредитором (либо полномочия главного бухгалтера на подписание такого рода финансовых документов установлены учредительными документами организации), следует считать имеющим для организации-должника юридическую силу финансового обязательства и надлежащим доказательством признания долга. Также акт сверки, подписанный главными бухгалтерами обеих организаций (взыскателя и должника), если они обладают соответствующими полномочиями на его подписание, является финансовым обязательством для организации-должника. Во всех остальных случаях акт сверки, в котором отсутствует подпись руководителя хотя бы одной из сторон, не обладает юридической силой.

О таких последствиях подписания акта сверки взаимных расчетов неуполномоченными лицами указывается в разъяснении ВХС РБ от 06.05.2009 № 02-43/1066 "О судебном приказе".

Следовательно, акт сверки взаимных расчетов, подписанный неуполномоченным лицом (главным бухгалтером, не имеющим соответствующих полномочий от директора организации), не является доказательством признания долга и не прерывает течение срока исковой давности.

При подписании акта сверки взаимных расчетов необходимо указать должности и фамилии лиц, а подписи и оттиски печатей должны быть разборчивыми.

При подписании акта сверки взаимных расчетов нужно обратить внимание, чтобы не истек срок исковой давности по включенным в него требованиям. В случае подписания акта сверки взаимных расчетов по истечении срока исковой давности такой акт не может служить признанием долга. Это подтверждает ст. 204 ГК: перерыв течения срока исковой давности возможен только в пределах срока давности, а не после его истечения. Поэтому после истечения срока исковой давности обязательство продолжает существовать, но не подлежит судебной защите, за исключением восстановления срока исковой давности судом на основании ст. 206 ГК по обстоятельствам, связанным с личностью истца-гражданина (тяжелая болезнь, беспомощное состояние, неграмотность и т.п.).

Если акт сверки расчетов составлен на нескольких страницах, то целесообразно, чтобы стороны ставили свои подписи на каждой из них.

Если имеются замечания по составлению акта сверки или претензии к его оформлению, то во время судебного разбирательства в суде первой инстанции необходимо заявить об этом, так как хозяйственным судом апелляционной инстанции принимаются дополнительные доказательства только в том случае, если заявитель обосновал невозможность их представления в суде первой инстанции по не зависящим от него причинам (ч. 2 ст. 277 Хозяйственного процессуального кодекса РБ).

Документы, предъявляемые в налоговые органы при взыскании налога, сбора (пошлины), пени за счет средств дебиторов плательщика

Плательщик, у которого имеется как задолженность по уплате налога, сбора (пошлины), пени в налоговый орган, так и дебиторская задолженность, вправе подать в налоговый орган заявление об уступке требования кредитора и акт сверки или иной подписанный дебитором и плательщиком документ, подтверждающий наличие дебиторской задолженности у плательщика и кредиторской задолженности у дебитора плательщика. В этом случае налоговый орган принимает решение о взыскании налога, сбора (пошлины), пени за счет средств дебиторов плательщика (часть первая п. 2 ст. 58 НК). При этом НК не разъясняет, должен ли предъявляться другой документ (кроме акта сверки взаимных расчетов). Как правило, в качестве такого другого документа может быть предъявлен договор, подтверждающий обязанности дебитора перед плательщиком задолженности по уплате налога, сбора (пошлины), пени в налоговый орган.

Ниже приводим образец письма о взыскании дебиторской задолженности.