Отменено нормирование представительских расходов с 1 ноября 2010 г. по Указу Президента РБ № 495
Представительские расходы – это затраты, связанные с проведением встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты с другой организацией (фирмой).
До 1 ноября 2010 г. представительские расходы нормировались в целях налогового учета согласно Указу Президента РБ от 15.06.2006 № 398 "Об утверждении норм расходов на представительские цели" (с изменениями, внесенными в т.ч. Указом Президента РБ от 09.03.2010 № 143) (далее – Указ № 398).
Указом № 398 были утверждены нормы расходов, включаемых и учитываемых при налогообложении затрат по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), имущественных прав, на представительские цели по приемуи обслуживанию иностранных делегаций и отдельных лиц (в т.ч. по оплате гостиницы, питания, культурного и бытового обслуживания, услуг переводчика и транспортных услуг), организации осуществления собраний, конференций, семинаров, коллегий, совещаний в размере до 0,2 % затрат на оплату труда работников этих предприятий за отчетный период.
С 1 ноября 2010 г. вступил в силу Указ Президента РБ от 27.09.2010 № 495 "О некоторых вопросах расходов на представительские цели" (далее – Указ № 495). Им установлено, что для содействия росту объемов реализации продукции, товаров (работ, услуг) на экспорт, поступлению валютной выручки расходы организаций на представительские цели по приему иностранных делегаций и сопровождающих ихлиц (проживание, питание, культурные мероприятия, бытовые услуги, услуги переводчика,транспортные услуги), проведению собраний, конференций, семинаров, коллегий, советов, совещаний включаются в состав затрат по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемых при налогообложении.
Указом № 495 продублирован однозначный состав представительских расходов. В затратах в целях налогового учета без нормирования можно учитывать только расходы на прием иностранныхделегаций и сопровождающих их лиц. Законодательство РБ не содержит ограничения по количеству сопровождающих иностранную делегацию лиц. Поэтому можно включать в затраты фактические расходы по всем сопровождающим.
В отношении белорусских представителей не нормируются только представительские расходы на проведение собраний, конференций, семинаров, коллегий, советов, совещаний. Если осуществляется прием белорусских партнеров, то расходы не учитываются в целях налогового учета.
Внимание! Не нормируются и учитываются в составе затрат в целях налогового учета соответствующим образом документально оформленные представительские расходы. Несмотря на то что такие расходы давно не нормируются в целях бухгалтерского учета, в данном случае необходимо соблюсти правильное документальное оформление.
Это важно! Указом № 398 было предусмотрено включение принимающей стороной расходов на проживание только в части оплаты гостиницы. Со вступлением в силу Указа № 495 расширен состав расходов по проживанию, так как это понятие включает не только оплату гостиницы, но и проживание иностранной делегации по договору найма жилого помещения.
Как правильно учесть затраты, если в период перехода с нормирования на его отмену имелся остаток расходов, не включенных в состав налоговых затрат? Вопрос пока остается без ответа
У многих организаций сложилась ситуация, при которой до 1 ноября были произведены представительские расходы в сумме большей, чем это позволял включить норматив, т.е. до 0,2 % затрат на оплату труда работников этих предприятий за отчетный период. Отчетным периодом в бухгалтерском и налоговом учете признан год. Соответственно норматив рассчитывался нарастающим итогом с начала года. Например, по результатам января – октября 2010 г. было допущено превышение норматива. Если бы не было отменено нормирование, то организация могла бы за ноябрь – декабрь2010 г. доучесть в составе затрат в целях налогового учета расходы в фактической сумме, но в пределах норматива за январь – декабрь 2010 г. Так как отмена нормирования не ужесточает нормы действовавшего до 1 ноября Указа № 398, то, по нашему мнению, организациям должно быть предоставлено право доучесть в составе затрат в целях налогообложения представительские расходы, совершенные до 1 ноября, в объеме норматива за январь – декабрь 2010 г. Однако официальных разъяснений по этому поводу пока нет, а частные мнения специалистов налоговых органов расходятся. Одни считают, что именно так и необходимо сделать, другие – что это приведет к нарушению: "Хочу предостеречь плательщиков от искушения распространить отмену нормирования представительских расходов на весь период 2010 г., так как указы Президента, которые улучшают положение плательщиков (отменяют те или иные налоги, устанавливают понижающие налоговые ставки, предоставляют льготы), имеют обратную силу только в том случае, если это прямо указано в самом указе (ст. 3 Общей части Налогового кодекса РБ). А так как в Указе № 495 это не предусмотрено, нормирование отменяется только с 1 ноября 2010 г." ("ГБ", 2010, № 43, с. 9).
Считаем, что в сложившейся ситуации менее болезненным для организаций будет пока (до выхода разрешающих разъяснений) не включать в состав затрат в целях налогового учета расходы, превысившие норматив по состоянию на 1 ноября, но уложившиеся в норматив январь – декабрь 2010 г. Хотя, по нашему мнению, правильным было бы их включить.
Пример 1
Представительские расходы на прием иностранной делегации в октябре 2010 г. фактически равны 5 млн. руб. (НДС – 1 млн. руб.). За январь – октябрь 2010 г. фонд заработной платы по
организации составил 100 млн. руб., за ноябрь – декабрь – 20 млн. руб. (условно). В ноябре произведены представительские расходы в сумме 6 млн. руб. (НДС – 1 200 000 руб.)
В нижеприведенной таблице рассмотрим, какие сложились варианты отражения в бухгалтерском учете и принятия в целях налогового учета представительских расходов.
Так как сумма представительских расходов влияет на объем налогооблагаемой прибыли, рекомендуем до выхода соответствующих разъяснений воспользоваться первым вариантом.
В 2011 г. представительские расходы не нормируем по Налоговому кодексу
Указ № 495 вступил в силу с 1 ноября 2010 г. и действует до 1 января 2011 г. согласно п. 4, так как с 1 января 2011 г. вступает в силу Закон РБ от 15.10.2010 № 174-З, внесший изменения в Особенную часть Налогового кодекса. Из ст. 131 исключен подп. 1.5 п. 1, в соответствии с которым до 1 ноября 2010 г. представительские расходы, произведенные сверх норм, установленных Президентом РБ, не учитывались в целях налогового учета.
Надлежащее документальное оформление представительских расходов – гарантия включения затрат в целях бухгалтерского и налогового учета
Для целей бухгалтерского учета согласно нормам ст. 9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII"О бухгалтерском учете и отчетности" (с изменениями и дополнениями) факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу. Он составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по Типовым формам, утвержденным Минфином РБ, по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров РБ. Первичные учетные документы, форма которых не утверждена (документы по представительским расходам не утверждены), должны содержать следующие обязательные реквизиты:
– наименование, номер документа, дату и место его составления;
– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;
– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.
В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.
К числу таких документов следует относить:
– положение об учете представительских расходов организации;
– приглашение;
– приказ о приеме иностранной делегации и назначении ответственного за проведение конкретного официального мероприятия;
– программу переговоров или пребывания иностранной делегации;
– договор на оказание услуг по переводу со специализированной организацией;
– трудовое соглашение с переводчиком – физическим лицом;
– акт приема-передачи оказанных услуг по переводу с иностранных языков;
– смету расходов на прием делегаций;
– акт о списании расходов на прием и обслуживание делегации.
Документальное подтверждение представительских расходов по организации проведения собраний, конференций, семинаров, коллегий, совещаний должно отражать их проведение в производственных целях и (или) с целью развития производства (уставных видов деятельности).
Документы, оформляемые до момента осуществления представительских расходов
В случае если прием иностранных делегаций носит систематический характер, организации следует разработать и утвердить положение об учете ее представительских расходов. В нем необходимо закрепить порядок приема делегаций, назначения ответственных лиц (перечень официальных лиц организации, имеющих правоучаствовать в переговорах); порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы (перечень лиц, которые могут получать под отчет средства на указанные расходы); порядок расходования средств на представительские расходы; порядок документального оформления представительских расходов (формы документов, которыми оформляется процесс приема делегации, будут рассмотрены ниже);
порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы.
Для въезда в Республику Беларусь иностранный партнер обязан получить визу на въезд, для чего белорусской стороне следует послать ему приглашение. Большинство зарубежных делегаций прибывают в Республику Беларусь по деловым однократным въездным-выездным визам, дающим право один раз въехать в страну, находиться на ее территории в течение указанного в визе срока и выехать обратно. Приглашение должно содержать следующую информацию: фамилию, имя, если есть – отчество, номер паспорта приглашаемого лица (лиц), его (их) гражданство, занимаемую должность, конкретные цели и сроки визита, а также обязательстваприглашающей стороны по обеспечению соблюдения правил пребывания и регистрации на территории Республики Беларусь приглашенными иностранными гражданами. Приглашение подписывается руководителем и скрепляется печатью. Оно может быть адресовано как приглашаемому лицу, так и консульскому учреждению Республики Беларусь. В ряде случаев 2-сторонними межгосударственными соглашениями предусматривается безвизовый въезд в нашу страну (в настоящее время безвизовый въезд в Республику Беларусь разрешен российским гражданам).
До приезда иностранной делегации издается приказ о ее приеме и назначении ответственного за проведение конкретного официального мероприятия. В нем указываются цель визита и проведения представительского мероприятия, время пребывания делегации, количество ее членов, а также назначаются ответственный за организацию приема и работники, сопровождающие делегацию. В приказе можно предусмотреть вопросы обеспечения профессионального перевода с языка членов делегации: заключение договора с организацией, специализирующейся на оказании этих услуг, или заключение трудового соглашения с физическим лицом. Целесообразно в приказе оговорить, в каком размере – полностью или частично – берет на себя принимающая сторона расходы по приему гостей.
В приказе следует указать, в какой срок ответственный за прием должен отчитаться по произведенным фактическим расходам и составить акт, а также авансовый отчет, если имела место выдача наличных денежных средств на представительские расходы.
Документы, подтверждающие порядок проведения представительских расходов
Лицо, ответственное за организацию приема, составляет и утверждает программу переговоров или пребывания иностранной делегации. Как правило, рекомендуется готовить 2 программы:
1) общую – для гостей с расписанием по дням, числам и часам графика пребывания их в стране, которая вручается всем членам делегации в начале визита;
2) рабочую – для организаторов приема, в которой отражаются все организационно-технические детали приема делегации.
В частности, в рабочей программе должны быть предусмотрены:
– даты, места и сроки проведения деловой встречи;
– количество приглашенных лиц и участников;
– своевременное бронирование гостиницы или подготовка другого места проживания делегации;
– определение мест питания;
– персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале;
– содействие в прохождении пограничного и таможенного контроля;
– получение и доставка багажа, транспортное обеспечение;
– помощь в размещении в гостинице;
– работа переводчиков и т.д.
К программе может прилагаться список приглашенных лиц и участников с указанием их фамилий, имен, отчеств и должностей.
Если в штате организации отсутствует переводчик, то для обеспечения нормального хода визита необходимо заключить договор на оказание услуг по переводу со специализированной организацией (индивидуальным предпринимателем) или трудовое соглашение с переводчиком – физическим лицом.
Для списания расходов по найму переводчика составляется акт приема-передачи оказанных услуг по переводу с иностранных языков.
Если в качестве переводчика выступает лицо, представляющее иностранную делегацию, то заключать с ним трудовое соглашение не следует, так как по законодательству РБ это может квалифицироваться как нарушение установленного порядка привлечения иностранных граждан для оплачиваемой работы в республике.
Затем определяется (бронируется) сумма денежных средств, необходимых для приема иностранной делегации. С этой целью составляется и утверждается смета расходов на прием делегации, разрабатываемая исходя из плана соответствующих мероприятий с указанием конкретных статей расходов. Утвержденная смета является основанием для выдачи в подотчет денежных средств ответственному за прием, а также для безналичных перечислений по счетам организаций, оказывающих услуги по приему.
Отметим, что смета составляется в целях определения общей суммы расходов на прием иностранной делегации. На себестоимость в целях бухгалтерского и налогового учета будет относиться общая сумма расходов, определенных Указом № 495.
Документальное оформление представительских расходов по результатам переговоров
По результатам приема иностранной делегации необходимо оформить акт о списании расходов на прием и обслуживание делегации по каждому случаю приема. В акте указываются все фактически произведенные расходы в целях бухгалтерского и налогового учета. Отражение в бухгалтерском учете расходов производится только в соответствии с утвержденными руководителем актами. К акту прилагаются первичные документы (накладные, счета, акты), подтверждающие факт произведенных расходов по приему и обслуживанию делегации.
В случае выдачи на представительские расходы наличных денежных средств в обязательном порядке представляется авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Физические лица, использовавшие личные денежные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня ее (их) приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств.
Документами, подтверждающими произведенные расходы, являются: кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-ФС, другие приходные документы, кассовый чек, содержащий номер, наименование и УНП предприятия (предпринимателя), дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму, подписанный лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (работ, услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.
В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы, являются кассовый чек и товарный чек, порядок оформления которого утвержден постановлением Минторга РБ от 06.05.2002 № 23.
Работники, получившие денежные средства под отчет посредством их зачисления на карт-счет с выдачей корпоративной банковской пластиковой карточки либо при использовании личной карточки, обязаны предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах с подтверждающими документами не позднее 15 рабочих дней со дня их израсходования.
По результатам переговоров составляется протокол или меморандум о встрече.
