* Информация, касающаяся порядка отражения в бухгалтерском учете расходов по загранкомандировке, доступна всем на портале GB.BY
"Классика жанра", или Общие подходы к определению суточных при загранкомандировках
Возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей производите в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку (часть первая п. 22 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
Справочно: нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу предусмотрены постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 (далее – постановление № 7).
Оплату расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных) необходимо производить в следующих размерах:
– водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, работникам, выполняющим строительно-монтажные работы в Российской Федерации, – не менее 40 % от установленных норм;
– работникам, направленным в служебную командировку продолжительностью свыше 60 дней в иностранные государства, в которых отсутствуют дипломатические представительства и консульские учреждения Республики Беларусь, – 70 % от установленной нормы (начиная с 61-го дня) (п. 2 постановления № 7).
Днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь считается день отправления (выезда) пассажирского транспорта, которым направлен работник в командировку, из Республики Беларусь, а днем прибытия в Республику Беларусь – день приезда указанного транспорта в Республику Беларусь согласно проездным документам. При отправлении транспорта до 24:00 ч включительно днем отъезда (выбытия) считаются текущие сутки, а с 0:00 ч и позднее – последующие сутки (часть вторая п. 22 Инструкции № 115).
За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь или после дня прибытия в Республику Беларусь, суточные за это время выплачивайте в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь (постановление Минфина Республики Беларусь от 08.08.2013 № 53 "Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках") (часть третья п. 22 Инструкции № 115).
Практика применения норм Инструкции № 115
Пример 1. При подсчете количества суток пересечение границы не имеет значения
В организации (г. Минск) согласно приказу нанимателя работник с 6 по 10 июля 2015 г. направлен в служебную командировку за границу |*| в г. Санкт-Петербург (Российская Федерация). Он выезжает в командировку 6 июля 2015 г. железнодорожным транспортом. Согласно расписанию движения пассажирского транспорта работник пересекает Государственную границу Республики Беларусь (далее – граница Республики Беларусь) при проезде в Российскую Федерацию 7 июля 2015 г. в 00:21 и обратно в Республику Беларусь – 10 июля 2015 г. в 02:31.
* Информация о порядке возмещения расходов по проезду в загранкомандировку доступна для подписчиков электронного "ГБ"
В приведенном случае суточные возмещаются работнику за все дни командировки с 6 по 10 июля 2015 г. в иностранной валюте по нормам, установленным законодательством для г. Санкт-Петербурга (30 долл. США), независимо от того, что пересечение границы по пути к месту командирования произошло 7 июля 2015 г. в 00:21.
Пример 2. Командировка в две страны
В организации согласно приказу нанимателя работник направлен в служебную командировку за границу с 14 по 23 июля 2015 г. в две страны: Канаду и Германию.
В соответствии с заданием на командировку он должен был с 14 по 18 июля 2015 г. находиться в Канаде, с 19 по 23 июля 2015 г. – в Германии.
Согласно представленным проездным документам работник вылетел из Канады 19 июля 2015 г. в 18:20, что связано с расписанием движения пассажирского транспорта, и фактически прилетел в Германию 20 июля 2015 г. в 08:05 (по отметке в паспорте видно, что пересечение границы Германии произошло 20 июля 2015 г.).
В приведенном случае, если работник задержался на территории Канады 19 июля 2015 г. по уважительной причине (например, обусловленной расписанием движения пассажирского транспорта, в связи с корректировкой нанимателем приказа и задания на командировку и т.д.), то возмещение суточных за этот день следует производить в иностранной валюте по нормам, установленным законодательством для Канады (60 долл.).
Направление в командировку за границу пассажирским транспортом
Для работников, направленных в командировку за границу пассажирским транспортом (например, автобус, поезд, самолет), день отъезда из Республики Беларусь и день прибытия в Республику Беларусь следует определять на основании дат в представленных работником сопроводительных документах в оригинале (проездных билетах). При этом даты, указанные в проездных документах, должны соответствовать датам командировки, установленным в приказе и задании нанимателя на командировку.
Пример 3. В командировку на двух видах транспорта
В организации (г. Ошмяны) согласно приказу и заданию нанимателя работник командирован в г. Москву (Российская Федерация) на 4 дня с 7 по 10 июля 2015 г. двумя видами пассажирского транспорта. 7 июля 2015 г. он выехал в командировку на поезде до г. Минска, а 8 июля 2015 г. из аэропорта "Минск-2" вылетел на самолете в г. Москву. 10 июля 2015 г. работник прилетел обратно в г. Минск и в этот же день на поезде прибыл к постоянному месту работы в г. Ошмяны.
Необходимо обратить внимание на то, что в рассматриваемой ситуации пассажирским транспортом, которым работник выехал в командировку из Республики Беларусь, являлся именно самолет, а не поезд. С учетом этого возмещение суточных за 7 июля 2015 г. должно производиться в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством для возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь (60 000 руб.), а за 8–10 июля 2015 г. – в иностранной валюте по нормам, установленным законодательством для г. Москвы (30 долл.).
Направление в командировку на легковом автомобиле, а также осуществление международных автомобильных перевозок грузов
Для работников, направленных в командировку на легковом автомобиле, а также для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считайте дни пересечения границы Республики Беларусь (часть четвертая п. 22 Инструкции № 115).
С учетом норм Указа Президента Республики Беларусь от 03.06.2008 № 294 "О документировании населения Республики Беларусь" основным документом, подтверждающим пересечение работником границ государств, в т.ч. границы Республики Беларусь, является паспорт, содержащий соответствующую отметку.
Если при пересечении границ государств пограничные службы не делают соответствующие отметки в паспорте, то документами, подтверждающими время (день) пересечения границы для возмещения суточных в иностранной валюте, могут являться бланки путевых листов с отметками о дате прибытия и выбытия из места пребывания, данные, содержащиеся в международной товарно-транспортной накладной "СМR" и в регистрационных листках тахографа (тахограмме), которые должны быть у каждого водителя, осуществляющего международные автомобильные перевозки грузов, как того требуют Правила автомобильных перевозок грузов, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.06.2008 № 970, а также иные сопроводительные документы (чеки, счета, квитанции об оплате горюче-смазочных материалов, дорожных и (или) таможенных сборов, страхования автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденного мелкого ремонта, за стоянку, гостиницу и др.).
При отсутствии таких документов либо если на их основании невозможно точно определить время нахождения работника на территории одного из двух государств, то время (день) пересечения границы работником может быть определено на основании задания на командировку, которое должно содержать маршрут и график движения командированного работника. Они должны быть разработаны с учетом удаленности места командирования, предусматривать время движения и отдыха работника и максимально соответствовать его реальному перемещению.
Пример 4. Суточные считаем с учетом дат пересечения границы Республики Беларусь
В организации (г. Минск) согласно приказу нанимателя работник с 13 по 17 июля 2015 г. направлен в служебную командировку за границу в г. Бердичев (Украина) на служебном автомобиле. Он выехал на Украину 13 июля 2015 г., а вернулся обратно в Республику Беларусь 16 июля 2015 г., поскольку заданием на командировку на 17 июля 2015 г. предусмотрено посещение филиала организации в г. Гродно. Согласно отметке в паспорте пересечение границы при направлении на Украину произошло 13 июля 2015 г., при возвращении обратно – 16 июля 2015 г.
В приведенном случае суточные возмещаются работнику за 13–16 июля 2015 г. в иностранной валюте по нормам, установленным законодательством для Украины (40 долл.), а 17 июля 2015 г. – в белорусских рублях, по нормам, установленным законодательством для Республики Беларусь (60 000 руб.).
Пример 5. Расчет суточных в белорусских рублях и иностранной валюте
В организации согласно приказу и заданию на командировку водитель был направлен в г. Щетин (Польша) на 3 дня с 15 по 17 июля 2015 г. на автотранспорте нанимателя. Он выехал в командировку 15 июля 2015 г. Согласно отметке в паспорте пересечение границы при направлении в Польшу произошло 16 июля 2015 г., при возвращении обратно – 17 июля 2015 г.
В данном случае возмещение командированному работнику суточных производится за 15 июля 2015 г. в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством для возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь (60 000 руб.), за 16–17 июля 2015 г. – в иностранной валюте по нормам, установленным законодательством для Польши (50 долл.).
Особенности расчета суточных при командировании водителей, осуществляющих перевозки грузов, в несколько государств с транзитом через Республику Беларусь
При командировании водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, и лиц, командированных вместе с ними, в несколько иностранных государств с транзитом через Республику Беларусь возмещение суточных производите:
– за время следования по территории государств – участников Содружества Независимых Государств – в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства – участника Содружества Независимых Государств, в которое направлен работник в командировку;
– за время следования по территории других иностранных государств – в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для того государства, в которое направлен работник в командировку;
– в случае, если день прибытия в Республику Беларусь совпадает с днем отъезда из Республики Беларусь, то возмещение суточных производите в иностранной валюте по нормам, установленным для того государства, из которого прибыл работник (часть пятая п. 22 Инструкции № 115).
В соответствии с действующим порядком при выезде указанных работников, например, из Германии в Российскую Федерацию транзитом через Республику Беларусь суточные им выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным законодательством для Германии, до въезда на территорию Республики Беларусь, включая день прибытия в Республику Беларусь, и по нормам Российской Федерации при выезде из Республики Беларусь на территорию Российской Федерации, включая день отъезда из Республики Беларусь. За время нахождения данных работников на территории Республики Беларусь суточные им выплачивают в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством для оплаты служебных командировок в пределах Республики Беларусь. Если день прибытия в Республику Беларусь совпадает с днем отъезда из Республики Беларусь, суточные следует возмещать по нормам страны, из которой работники прибыли (в данном случае – по нормам, установленным для Германии).
Пример 6. Одна командировка в две страны (транзитом через Республику Беларусь)
В организации (г. Борисов) согласно приказу нанимателя водитель, осуществляющий международные автомобильные перевозки грузов, направляется в служебную командировку за границу в г. Гамбург (Германия) и г. Воронеж (Российская Федерация) на 11 дней с 13 по 23 июля 2015 г. на автотранспорте нанимателя.
В соответствии с заданием водитель должен 16 июля 2015 г. доставить груз № 1 из г. Борисова в г. Гамбург и выехать в Российскую Федерацию с транзитом через Республику Беларусь для доставки 21 июля 2015 г. груза № 2 из г. Гамбурга в г. Воронеж.
Согласно представленным сопроводительным документам в оригинале пересечение границ произошло 14 и 23 июля 2015 г.; при следовании транзитом через Республику Беларусь водитель прибыл в Республику Беларусь и выехал в Российскую Федерацию в течение одного дня – 19 июля 2015 г.
В приведенном случае возмещение командированному водителю суточных будет производиться:
– за 13 июля 2015 г. – в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством для возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь (60 000 руб.);
– за 14–19 июля 2015 г. – в иностранной валюте по нормам, установленным законодательством для Германии (40 евро);
– за 20–23 июля 2015 г. – в иностранной валюте по нормам, установленным законодательством для Российской Федерации (30 долл.).
Важно! Указанный выше порядок не распространяется на работников, направленных в командировку на легковом автомобиле, а также водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки пассажиров, и лиц, командированных с ними.
При командировании водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, в несколько иностранных государств возмещение суточных производите:
– за все время следования по территории иностранного государства (иностранных государств) с включением дня отъезда из Республики Беларусь до загрузки (разгрузки) – в иностранной валюте по нормам, установленным для того государства, в котором осуществляется загрузка (разгрузка);
– со дня отъезда из одного иностранного государства в другое государство для загрузки (разгрузки) – в иностранной валюте по нормам, установленным для того государства, в котором будет осуществляться последующая загрузка (разгрузка);
– со дня отъезда из последнего иностранного государства, в котором осуществляется загрузка (разгрузка), и включая день прибытия в Республику Беларусь – в иностранной валюте по нормам, установленным для того государства, в котором осуществляется последняя загрузка (разгрузка).
Пример 7. Изменение условий командировки по не зависящим от водителя причинам
В организации согласно заданию на командировку водитель должен осуществлять международную грузоперевозку по двум заявкам:
– 8 июля 2015 г. выехать из г. Орши (Республика Беларусь) для доставки груза № 1 в г. Челябинск (Российская Федерация) 11 июля 2015 г.;
– 11 июля 2015 г. выехать из г. Челябинска (Российская Федерация) в г. Кустанай (Казахстан), 12 июля 2015 г. прибыть в Казахстан и загрузить груз № 2 для доставки в Республику Беларусь 14 июля 2015 г.
Соответственно аванс по суточным выдан по нормам, установленным законодательством для Российской Федерации, за 8–10 июля 2015 г. и по нормам, установленным законодательством для Казахстана, за 11–14 июля 2015 г.
По уважительной причине разгрузка груза № 1 произошла в г. Челябинске (Российская Федерация) не 11 июля 2015 г., а 12 июля 2015 г. Поэтому водитель выехал в Казахстан 12 июля 2015 г. и прибыл в г. Кустанай 13 июля 2015 г., о чем свидетельствуют данные, содержащиеся в путевом листе, международной товарно-транспортной накладной "СМR" и в регистрационных листках тахографа (тахограмме).
Из-за вынужденной задержки водитель из командировки вернулся не 14 июля 2015 г., а 15 июля 2015 г. (на 1 день позже). При этом руководитель (наниматель) своевременно был проинформирован по телефону об изменениях в датах разгрузки-загрузки.
Учитывая, что в приведенном случае по уважительной причине:
– разгрузка груза № 1 фактически наступила 12 июля 2015 г. (а не 11 июля 2015 г.),то выполнение задания по перевозке груза № 2 (и выплата суточных по нормам, установленным законодательством для Казахстана, из которого груз № 2 должен быть доставлен на территорию Республики Беларусь) наступило 12 июля 2015 г., следовательно, выплата суточных водителю за 11 июля 2015 г. должна производиться по нормам, установленным законодательством для Российской Федерации;
– водитель вернулся из служебной командировки на 1 день позже 15 июля 2015 г. (а не 14 июля 2015 г.), следовательно, выплата суточных водителю за 15 июля 2015 г. должна производиться по нормам, установленным законодательством для Казахстана.
При этом изменение условий командирования по не зависящим от водителя уважительным причинам, в т.ч. из-за несоблюдения сроков разгрузки организацией – заказчиком груза, и, как следствие, нарушение сроков командировки водителя должны оформляться приказом (распоряжением) нанимателя, на основании которого корректируется задание на командировку.
Выплата суточных в размере 50 % от нормы
При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачивают суточные в иностранной валюте в размере 50 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (п. 24 Инструкции № 115).
Пример 8. Однодневная загранкомандировка
Работник организации (г. Брест) направлен в служебную командировку на автотранспорте нанимателя в г. Бяла-Подляску (Польша) сроком на 1 день 28 июля 2015 г. (время пересечения границы Республики Беларусь при выезде в Польшу – 9:05, при возвращении обратно в Республику Беларусь – 17:45).
В приведенном случае работнику выплачивают суточные за 28 июля 2015 г. в иностранной валюте в размере 50 % от нормы, установленной законодательством для Польши, – 25 долл. (50 долл. × 50 / 100).
Расчет суточных, когда часть расходов по командировке берет на себя принимающая сторона
При направлении за границу в командировку в случае, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, за исключением времени нахождения в пути. За время нахождения в пути суточные следует выплачивать в порядке, предусмотренном Инструкцией № 115(часть первая п. 25 Инструкции № 115).
Если принимающая сторона предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (службы, обучения и стажировки), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 %, а при выплате иностранной валюты на личные расходы – 15 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (часть вторая п. 25 Инструкции № 115) |*|.
* Информация о порядке возмещения расходов по найму жилого помещения доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Если принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированных работников питанием и транспортом, но не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку. Указанный порядок выплаты суточных может применяться по решению нанимателя также и для работников, направленных в командировку для участия в международных мероприятиях (часть третья п. 25 Инструкции № 115).
Если работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме; если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению 1-разовым питанием, – в размере 70 %, 2-разовым – в размере 30 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (часть четвертая п. 25 Инструкции № 115).
При направлении в командировку работников для участия в международных мероприятиях, проводимых на условиях предварительного внесения взносов (включая оплату питания, найма жилого помещения), наниматель осуществляет оплату таких взносов путем безналичного перечисления на основе подтверждающих документов (уведомления соответствующих организаций, ответственных за проведение международных мероприятий, о сумме взносов) независимо от норм суточных и расходов по найму жилого помещения. При этом лицам, выезжающим на такие мероприятия, дополнительные выплаты не производят (часть первая п. 26 Инструкции № 115).
Если при безналичной оплате в счет включены только расходы на питание, направляющая сторона по решению нанимателя может дополнительно выплатить командированному работнику на личные расходы суточные в размере 15 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку. В случае если в счете не предусмотрена оплата питания или включены расходы на его частичную оплату, направляющая сторона по решению нанимателя может выплатить работнику суточные соответственно в полном объеме, 70 % от нормы – при одноразовом питании, 30 % от нормы – при двухразовом питании (часть вторая п. 26 Инструкции № 115).
Если принимающая сторона возмещает в последующем командированному работнику стоимость проезда, оплаченного нанимателем, указанные суммы в иностранной валюте полностью вносятся в кассу с приложением документов, подтверждающих их возврат (часть третья п. 26 Инструкции № 115).
