Ситуация
Зарубежная командировка в Москву
Работник организации (Минск) направлен в командировку в Москву. В соответствии с приказом нанимателя срок командировки с 26 по 27 ноября 2019 г. Билеты на проезд (авиаперелет) к месту командировки и обратно оплачены организацией по безналичному расчету. В Москву работник прибывает 26 ноября, выбывает из Москвы 27 ноября 2019 г.
На командировочные расходы 25 ноября работнику выдан аванс в сумме 7 100 рос. руб. наличными. По возвращении из командировки работник составил авансовый отчет (28 ноября 2019 г.).
Официальный курс Нацбанка составляет:
– на 25 ноября 2019 г. – 3,2216 бел. руб. за 100 рос. руб.;
– 28 ноября 2019 г. – 3,2804 бел. руб. за 100 рос. руб.
В Москве работник проживал в гостинице 26–27 ноября 2019 г. Оплата в сумме 3 330 рос. руб. произведена с личной дебетовой карточки.
Окончательный расчет с работником произведен 3 декабря 2019 г. в белорусских рублях. Официальный курс Нацбанка на 3 декабря 2019 г. составляет 3,2767 бел. руб. за 100 рос. руб.
Выдача денег под отчет на командировочные расходы
При зарубежной командировке допускается выдача аванса (п. 72 Инструкции № 117 [1]) |*|:
– в наличных белорусских рублях;
– в наличной иностранной валюте;
– перечислением белорусских рублей, иностранной валюты на личную дебетовую карточку;
– путем выдачи корпоративной дебетовой карточки.
Определим, какую сумму аванса необходимо было выдать работнику, направляемому в командировку в Москву с 26 по 27 ноября 2019 г. Сумма аванса рассчитывается с учетом размеров суточных и расходов на возмещение расходов по найму помещения согласно приложению 2 к Положению № 176 [2], а также прочих расходов, предусмотренных в п. 25 Положения № 176 (п. 6 Положения № 176).
Расчет аванса представим в табл. 1.
Таблица 1
Авансовый отчет составляем в валюте произведенных операций
Важно! Независимо от валюты, в которой был выдан аванс, авансовый отчет об израсходованных суммах в служебной командировке за границу составляется в валюте совершенных операций (п. 79 Инструкции № 117).
В случае выдачи аванса в валюте страны командирования (в нашем случае – это российские рубли), отличной от валюты, в которой установлены нормы в приложении 2 к Положению № 176 (установлены в долларах США), суточные в авансовом отчете указываются в валюте страны командирования (т.е. в российских рублях) с использованием официального курса белорусского рубля к российскому рублю, установленного Нацбанком Республики Беларусь на дату выдачи аванса. Суточные не пересчитываются на дату составления отчета об израсходованных суммах (п. 82 Инструкции № 117).
Что касается расходов по найму жилого помещения, то следует обратить внимание на 2 момента.
1. Фактические расходы по найму жилого помещения, подтверждаемые списанием денег с личной дебетовой карточки, составили 3 330 рос. руб., что меньше установленного в приложении 2 к Положению № 176 размера (140 долл. США, или 8 909,05 рос. руб.). Следовательно, работнику надо возместить расходы по найму жилого помещения в установленном размере, т.е в размере 140 долл. США (части первая и вторая п. 16 Положения № 176).
2. Если бы фактические расходы по найму жилого помещения с учетом стоимости завтраков, включенной в счет за наем жилого помещения, превысили сумму, рассчитанную в порядке, установленном частью первой п. 16 Положения № 176, то ограничением принимаемых к возмещению фактических расходов по жилью была бы сумма, рассчитанная в размерах, не превышающих установленные для страны пребывания в приложении 2 к Положению № 176, с учетом количества суток (календарных дней) командировки согласно приказу, т.е. количества календарных дней нахождения в месте командировки (п. 16 Положения № 176).
В этом случае сумма российских рублей, израсходованных на оплату жилья, отражалась бы в авансовом отчете с использованием обменного курса:
– банка-эмитента, установленного для совершения операций посредством банковских платежных карточек, обменного курса, установленного платежной системой на дату совершения такой операции;
– официального курса Нацбанка на дату составления авансового отчета.
Таким образом, если расходы по найму жилого помещения возмещаются без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176, то порядок возмещения суточных и расходов по найму жилья аналогичен. По разъяснению специалиста Нацбанка, порядок отражения в авансовом отчете расходов по найму жилого помещения можно применять по аналогии с суточными. Вместе с тем такой порядок целесообразно закрепить в ЛПА.
Расходы по найму жилого помещения, возмещаемые на основании подтверждающего документа, расходы по проезду и иные расходы следует пересчитать на дату составления авансового отчета с использованием обменного курса или официального курса белорусского рубля к соответствующей валюте на дату составления отчета.
Важно! Если работнику выдавалась корпоративная карточка, то все командировочные расходы |*| (включая и суточные) в авансовом отчете отражаются с использованием обменного курса на дату совершения каждой операции или официального курса белорусского рубля к валюте на дату составления отчета (п. 80 Инструкции № 117).
Сумма к утверждению по авансовому отчету составляет 12 727,22 рос. руб., в т.ч. 3 818,17 рос. руб. – суточные и 8 909,05 рос. руб. – расходы по найму жилья.
Определяем задолженность перед работником по авансовому отчету
Сумма задолженности перед работником по авансовому отчету составит 5 627,22 рос. руб. (12 727,22 – 7 100).
На дату расчета с работником задолженность по командировочным расходам подлежит переоценке (п. 3 ст. 12 Закона № 57-З [3], п. 2 НСБУ № 69 [4]). Курсовые разницы, возникающие при переоценке задолженности, отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы» в составе доходов (расходов) по финансовой деятельности (п. 7 НСБУ № 69).
Командировочные расходы пересчитываем в белорусские рубли...
Денежные средства по авансовому отчету, выраженные в российских рублях, должны быть пересчитаны в белорусские рубли с учетом курса Нацбанка Республики Беларусь (п. 3 ст. 12 Закона № 57-З, п. 3 НСБУ № 69):
– в пределах выданного аванса – на дату выдачи аванса;
– сверх аванса – на дату авансового отчета.
Пересчет командировочных расходов в белорусские рубли приведем в табл. 2 на с. 54.
Таблица 2
…и отражаем их в бухгалтерском учете
С учетом произведенных операций в бухгалтерском учете будут иметь место следующие записи (см. табл. 3).
Таблица 3
…а также учитываем в составе нормируемых затрат
Произведенные командировочные расходы экономически обоснованы, связаны с производственной деятельностью организации и возмещены в соответствии с установленным Положением № 176 размером, поэтому в утвержденной сумме 413,33 бел. руб. они включаются в состав нормируемых затрат при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 169, подп. 1.1 п. 1 ст. 171 НК [5]) |*|.
* Авансовый отчет по зарубежной командировке и вычет сумм «входного» НДС
