Работаем с электронными накладными при единоличном составлении ПУД

НАН Беларуси, Минфин, МНС и Минсвязи разъяснили механизм работы с электронными накладными при единоличном составлении первичного учетного документа.

Разъяснение содержит алгоритмы действий субъектов хозяйствования при подписании электронных накладных, в том числе в случае внесения в электронную накладную изменений и (или) дополнений по результатам приемки товаров либо по иным причинам.

Согласно постановлению Минфина от 12.02.2018 № 13 «О единоличном составлении первичных учетных документов», первичный учетный документ (далее – ПУД), подтверждающий совершение хозяйственной операции, может быть составлен участником хозяйственной операции единолично в случае отпуска товаров грузоотправителем (принятия товаров грузополучателем), являющимся участником электронного обмена данными (Electronic Data Interchange (EDI)), с последующим внесением сведений об этих хозяйственных операциях в систему электронного обмена данными (Electronic Data Interchange (EDI)) в порядке, установленном законодательством.

Требования к процессу создания, передачи, получения, а также к форматам электронных накладных определены в техническом нормативном правовом акте «Структура и формат электронных накладных», утвержденном постановлением НАН Беларуси, Минфина, МНС, Минсвязи от 19.12.2019 № 12/76/42/20 (далее – ТНПА).

1. При отсутствии необходимости внесения изменений и (или) дополнений в электронную накладную организация.

В случае невозможности подписания электронной накладной материально-ответственное лицо грузополучателя (далее – МОЛ) при принятии товаров составляет ПУД, подтверждающий совершение этой хозяйственной операции, единолично. В соответствии с установленным у субъекта хозяйствования графиком документооборота такой ПУД передается ответственному лицу грузополучателя, определенному локальным актом субъекта хозяйствования, для подписания электронной накладной в срок не позднее 10 рабочих дней с момента ее создания. При этом в сообщение «Ответ на электронную товарно-транспортную накладную» (BLRWBR) или в сообщение «Ответ на электронную товарную накладную» (BLRDNR) вносятся сведения:

·         о МОЛ (должность, фамилия, инициалы) и ПУД, составленном им единолично при принятии товаров (наименование, дата и номер документа), - в поле «Принял грузополучатель»;

·         об ответственном лице, обеспечивающем подписание электронной накладной (должность, фамилия, инициалы, подпись), – в дополнительное поле электронной накладной.

2. В случае необходимости внесения в электронную накладную изменений и (или) дополнений по результатам приемки товаров либо по иным причинам (несоответствие информации о средствах идентификации с фактически нанесенными на поступивший товар средствами идентификации, незаполнение грузоотправителем сведений о товарах, подлежащих прослеживаемости, и др.):

·         МОЛ единолично составляет ПУД, подтверждающий совершение хозяйственной операции (принятие товаров грузополучателем);

·         по результатам приемки товаров составляются документы, предусмотренные частью второй пункта 31 или частью второй пункта 47 ТНПА.

Составленные документы передаются ответственному лицу грузополучателя, определенному локальным актом субъекта хозяйствования, для инициирования внесения в электронную накладную изменений в порядке, установленном пунктами 50–55 ТНПА.

Корректировка проводится путем составления новой накладной и отмены первоначальной накладной.

Информация о документах, оформленных при принятии товаров (наименование документа, дата составления документа, номер документа), а также сведения об ответственном лице, обеспечивающем внесение этой информации в электронную накладную (должность, фамилия, инициалы, подпись), вносятся грузополучателем в дополнительные поля сообщения «Ответ на электронную товарно-транспортную накладную» (BLRWBR) или сообщения «Ответ на электронную товарную накладную» (BLRDNR), при этом сведения о МОЛ и ПУД, составленном им единолично при принятии товаров, вносятся в поле «Принял грузополучатель» новой электронной накладной.

Новая электронная накладная должна быть составлена и направлена грузополучателю в срок не позднее 10 рабочих дней с момента создания отменяемой электронной накладной.

Для обеспечения взаимосвязи новой и отменяемой электронных накладных информация о номере отмененной электронной накладной указывается в подразделе «Дополнительные поля накладной» сообщений BLRWBL (ЭТТН), BLRDLN (ЭТН).

 Структура и формат дополнительных полей об отмененных сообщениях в электронных сообщениях BLRWBL, BLRDLN и BLRSPT

<1> Статус: C – необязательный; M – обязательный.

 Внимание! Указанный выше порядок применяется при условии его закрепления в локальных правовых актах субъекта хозяйствования.